Отчет по практике по документоведению на тему Изучение основ документоведения на базе организации Русэкопромтехэкспертиза (ООО РосЭкспо)

ООО «РОСЭКСПО» — действующая коммерческая организация, зарегистрированная в г. Нижневартовске (Ханты-Мансийский АО — Югра) 4 марта 2009 года (возраст — 16 лет). Основной вид деятельности — оказание услуг в области архитектуры, инженерных изысканий и технических консультаций. Также компания осуществляет проектные, геодезические, экологические и горнотехнические работы, имеет соответствующие лицензии.
Компания имеет большой масштаб деятельности: в 2024 году выручка составила 458 млн рублей (+13% к 2023 г.), чистая прибыль — 52,9 млн рублей (в 8,9 раза выше, чем годом ранее), а совокупные активы — 735 млн рублей. Среднесписочная численность сотрудников — 103 человека.
Учредитель и руководитель — Кобцев Дмитрий Дмитриевич (владеет 100% долей с июля 2024 г.). Организация числится в реестре субъектов малого и среднего предпринимательства, несмотря на превышение лимита по численности персонала.
ООО «РОСЭКСПО» участвует в жизни бизнес-экосистемы региона: является учредителем двух других компаний — ООО «Ю-ДА-Ю» и ООО «АТМОСФЕРА ГРУПП». Также организация обладает зарегистрированными товарными знаками и получала государственную поддержку, включая гарантии от Корпорации МСП и региональных фондов.
Финансовое состояние в 2024 году оценивается как ниже среднего по отрасли, несмотря на рост выручки и прибыли. Также отмечено, что организация указала аудитора, но аудиторское заключение не представлено в открытых источниках.
Общая оценка: устойчивая, развивающаяся компания с широким спектром технических и проектных услуг в нефтегазовом и строительном секторах, активно участвующая в господдержке и имеющая региональное присутствие в Югре.
Положение об отделе кадров

Особое внимание в ходе практики было уделено Положению об отделе кадров. Данный документ утверждён приказом руководства и содержит:
 цели и задачи подразделения: обеспечение организации квалифицированными кадрами, ведение кадровой документации, соблюдение трудового законодательства ;
 основные функции: подбор и наём персонала, оформление трудовых договоров, ведение личных дел и трудовых книжек, организация отпусков, подготовка приказов по личному составу;
 права и обязанности сотрудников отдела;
 взаимодействие с другими структурными подразделениями (финансовый, юридический, производственные отделы);
 ответственность за нарушение требований документации.
Положение чётко регламентирует порядок оформления и хранения кадровых документов сроком от 1 года до 75 лет (в зависимости от типа документа), в соответствии с Перечнем типовых архивных документов, утверждённым Минкультуры РФ. Пример номенклатуры дел отдела кадров приведён в Приложении Г.
Должностная инструкция
В процессе практики мною были изучены должностные инструкции ведущих специалистов и специалистов отдела кадров. Эти документы определяют:
 цели и задачи должности (например, ведение трудовых книжек, оформление приказов, взаимодействие с Пенсионным фондом РФ);
 перечень конкретных обязанностей;
 права сотрудника в рамках своей компетенции;
 порядок отчётности и подчинённости (непосредственно заместителю генерального директора по управлению персоналом);
 требования к квалификации (образование, стаж, знание Трудового кодекса РФ, навыки работы с электронной документацией) ;
 меры ответственности за нарушение должностных обязанностей.
Особое внимание обращено на то, что должностные инструкции согласованы с юридическим отделом и соответствуют профстандартам в сфере управления персоналом.
Штатное расписание
Хотя полное штатное расписание является конфиденциальным документом, в рамках практики мне была предоставлена обобщённая информация:
 Общая численность персонала организации - около 103 человек.
 В отделе кадров работают три сотрудника: начальник отдела, заместитель и специалист.
 Структура отдела разделена на три направления: работа с персоналом, взаимодействие с кандидатами, оформление и хранение документации.
На основе изученных документов мною была составлена схема организационной структуры управления ООО «РосЭкспо», в которой отдел кадров входит в состав аппарата управления и подчиняется непосредственно заместителю генерального директора по управлению персоналом. Организационная структура управления представлена в Приложении 1.
Отдел тесно взаимодействует с:
 подразделениями по охране труда и промышленной безопасности;
 бухгалтерией (по вопросам расчёта заработной платы);
 юридическим отделом (по трудовым спорам и договорной работе).
Все изученные учредительные и локальные документы содержат чёткие требования к:
 порядку издания приказов, распоряжений, служебных записок;
 подписанию - документы подписываются уполномоченными должностными лицами в соответствии с доверенностями и распоряжениями;
 хранению - документы группируются по номенклатуре дел, ведётся как бумажное, так и электронное документооборот;
 срокам хранения - соблюдается федеральный перечень сроков хранения кадровых документов (от 1 до 75 лет).
Организация внедрила электронный документооборот (СЭД), что позволяет оперативно находить нужные документы, минимизировать риски потери информации и обеспечивать соответствие требованиям законодательства (ФЗ №152-ФЗ «О персональных данных» , ТК РФ, ГОСТ Р 7.0.97-2016) .