Реферат по Делопроизводство и документооборот на тему Система 1С: Документооборот

ВВЕДЕНИЕ
Электронный документооборот — это процесс, который помогает ускорить и упростить передачу документов между физическими и юридическими лицами.
Способности электронного документооборота множественны: направлять и получать сведения из государственных структур, государственных организаций и компаний, подавать заявления на получения муниципальных и государственных услуг, отслеживать сроки, и многое другое.
1. Краткая история.
Процесс работы на предприятии можно рассмотреть, как механизм часов, который никогда не должен останавливаться. Предприятие может выпускать продукцию, продает её, сотрудничает с другими предприятиями и организациями, управляет персоналом, соблюдает законодательство, и ведет бухгалтерский отчет. Каждый из этапов производства, сотрудничества, сопровождается большим количеством документов (отчеты, счета, накладные, договора и тому подобное).
Можем представить, что вся документация обрабатывается вручную, и что для этого потребуется много времени, сотрудников и оставляет место человеческой ошибки. Все вышеуказанные процессы и проблемы может решить система 1С:
Документооборот.
Проект системы 1С: Документооборот был создан еще в декабре 2009 года. Компания «АЭМ-технологии» была одним из первых пользователей нового продукта и до сих пор пользуется данной системой.
Можно выделить 8 этапов по развитию и подготовки системы 1С:
Документооборот.
Первый этап (пилотный проект) включает в себя самостоятельная архивизация документов в компании. На данном этапы были выявлены возможности системы.
Второй этап – сам старт проекта. Автоматизация корреспонденцией как входящей, так и исходящей, плюс сюда были подключены договорные документы. В системе работаю 100 сотрудников, а также была подготовлена инструкция для сотрудников компании («Положение по электронному документообороту»).
Третий этап – система смогла объединить 120 сотрудников, в том числе и управляющий состав предприятия.
Четвертый этап подразумевал под собой построение и автоматизация сквозных бизнес-процессов между компанией «АЭМ-технологии» и предприятием.
На пятом этапе системы 1С: Документооборот смогла охватить всё предприятие, в связи с чем количество пользователей существенно увеличилось. Также на этом этапе добавили вторую производственную площадку.
4. Какими знаниями и навыками, по Вашему мнению, должен обладать специалист чтобы грамотно работать в системе электронного документооборота?
Специалисту любого уровня необходимо умение работать с большим объемом информации и опираться на структурность, упорядоченность, организованность, методичность и системность. Внимательность и умение не упускать детали тоже не маловажно. Но какими же навыками и знаниями должен обладать специалист, чтобы работать с системой электронного документооборота?
Заключение
Документы нужны не только для обеспечения деятельности в настоящий момент, но как показывает практика, они необходимы на протяжении всего периода «жизни организации». В них концентрируется то, что называют интеллектуальным активом организации.
В каждой системе есть не только положительные стороны. Рассмотрим основные минусы электронного документооборота, причины и возможные решения:
Первое, о чем можно подумать – проблема сохранности документации. Если при работе с документами произойдет какой-то сбой в работе техники, отключат электроэнергию или в компьютер проникнет вирус, то автоматическое сохранение может не сработать.
делопроизводство на предприятии — внедрить электронный документооборот.