Фрагмент для ознакомления
1
СОДЕРЖАНИЕ
ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ И ОБОЗНАЧЕНИЙ 6
ВВЕДЕНИЕ 7
1 Теоретические основы внедрения систем ЭДО 11
1.1 Особенности, принципы, функции и факторы применения ЭДО 11
1.2. Тенденции на рынке российских систем ЭДО 23
1.3. Характеристика систем электронного управления документами (ЭДУ) 27
2 Практические аспекты применения систем ЭДО 33
2.1 Практика применения ЭДО на предприятиях воздушного транспорта 33
2.2 Характеристика компании ПАО «Аэрофлот» как флагмана внедрения систем ЭДО 37
2.3 Внедрение информационных систем в новых экономических условиях 42
3 Комплексный подход к внедрению систем ЭДО и его защита в условиях ПАО «Аэрофлот» 55
3.1 Практические рекомендации по построению системы защиты ЭДО 55
3.2 Практические рекомендации по управлению этой системы в процессе функционирования 61
3.3 Оценка экономической эффективности после внедрения ЭДО 71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 77
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 80
Фрагмент для ознакомления
2
Теоретические основы внедрения систем ЭДО
1.1 Особенности, принципы, функции и факторы применения ЭДО
На сегодняшний день автоматизация электронного документооборота (ЭДО) идет семимильными шагами, и, как следствие, появляются новые проблемы об интеграции централизованных инфосистем и/или разных систем ЭДО (далее – СЭД).
СЭД – это программное обеспечение для работы с цифровыми документами на всех стадиях их формирования, редактирования, сохранения, подписания. Современные системы поддерживают возможности маршрутизации документов, их поиск и классификацию. Системы ЭДО помогают упростить операционные процессы: работу с поставщиками, клиентами и подрядчиками.
Электронный документ (далее – ЭД) – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [1].
ЭДО – это способ организации работы с документами, при котором основная масса используется в цифровом виде и хранится централизованно [2]. Электронный документооборот осуществляется в специальных сервисах – системах ЭДО [3].
Единого закона об ЭДО в российском законодательстве нет. Однако ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами – федеральными законами, Налоговым кодексом, постановлениями правительства, приказами ФНС. Они разъясняют порядок применения безбумажного делопроизводства в разных сферах [4].
Основные свойства системы электронного документооборота [24]:
1. Открытость.
Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства программного обеспечения (далее - ПО), и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др. [24].
2. Высокая степень интеграции с прикладным ПО.
Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам. Следует также отметить, что в большинстве распространенных системах электронного документооборота реализована интеграция с наиболее известными ERPсистемами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря этому СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии. Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации [24].
3. Особенности хранения документов.
СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу «шкаф/полка/папка»). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде) [24].
Фрагмент для ознакомления
3
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 25.11.2017) // Российская газета. 2006. № 75. 29 июля. Ст. 2
2. Электронный документооборот на предприятии. – URL: https://ecmjournal.ru/mustknow (дата обращения 25.03.2023).
3. Технологии применения электронного документооборота. – URL: https://kontur.ru/diadoc/spravka/31187-texnologii_primeneniya_elektronnogo_dokumentooborota (дата обращения 25.03.2023).
4. Закон об электронном документообороте. – URL: https://kontur.ru/diadoc/spravka/20806-zakon_ob_elektronnom_dokumentooborote (дата обращения 25.03.2023).].
5. Об электронной подписи Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ [Электронный ресурс] – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения 27.03.2023)
6. О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц Федеральный Закон от 18.07.2011г №223-ФЗ. [Электронный ресурс] – URL http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_116964/ (дата обращения 27.03.2023).
7. Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах. Нормативные документы и правовые аспекты. ECM-Jоurnal. Часть 2: Текущее законодательство в сфере электронного документооборота и СЭД/ЕСМ [Электронный ресурс] – URL: https://ecm-journal.ru/mustknow (дата обращения 24.03.2023)
8. EDMS система электронного документооборота. [Электронный ресурс] – URL: https://ecm-journal.ru/blog/post/EDMS-i-ERMS-s-tochki-zrenija-MoReq2.aspx (дата обращения 27.03.2023)
9. MoReq2. Типовые требования к управлениюцифровыми документами. – URL: http://www.project-consult.de/files/Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003.pdf. (дата обращения: 14.03.2023)
10. Актуальные проблемы обеспечения информационной безопасности в банковской сфере [Текст]: монография / Ю. В. Малий, Р. А. Шатохин, Я. Е. Прокушев; Автономная некоммерческая организация высшего образования "Белгородский университет кооперации, экономики и права". - Белгород: Издательство Белгородского университета кооперации, экономики и права, 2018. - 182 с.
11. Анализ рынка систем электронного документооборота в России в 2017-2021 гг, прогноз на 2022-2026 гг // BUSINESSTAT: готовые обзоры рынка. – URL: https://marketing.rbc.ru/research/48670/(дата обращения: 14.03.2023)
12. Аудит информационной безопасности банковских учреждений: монография / З. Р. Раджабова; Министерство науки и высшего образования РФ, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Дагестанский государственный технический университет", Кафедра аудита и финансового контроля. - Махачкала: ДГТУ, 2020. - 101 с.
13. Белявский Д.А. Управление информационной безопасностью. – Москва: Академия, 2022
14. Билокапич А. В. Международный опыт и зарубежное законодательство в сфере регулирования электронного документооборота / Билокапич А. В. // Молодой учёный. - 2016. - № 20. - С. 490-497. - URL https://moluch.ru/archive/124/34241/ (дата обращения 27.03.2023).
15. Бурлаков М.Е. Контроль защищенности локальных вычислительных сетей от несанкционированного доступа. - Самара: Самарский университет, 2022.
16. Васильева И.Н. Управление комплексной информационной безопасностью информационных технологий. - Санкт-Петербург: Санкт-Петербургский государственный экономический университет, 2022.
17. Газизов А.Р. Техническая защита информации. – Ростов-на-Дону: Донской государственный технический университет, 2022
18. Годовой отчет ПАО «Аэрофлот» протокол № 45 от 28 июля 2020 года. – Электронный ресурс] – URL: https://ir.aeroflot.ru/fileadmin/user_upload/files/rus/common_info/gosa_doc_2020/AFLT-ar19-ru__1_.pdf (дата обращения 27.03.2023).
19. Годовой отчет ПАО «Аэрофлот» протокол № 47 от 29 июня 2021 года - Электронный ресурс] – URL: https://ir.aeroflot.com/fileadmin/user_upload/files/eng/general_information/agm_2020/ar2020_eng-1.pdf (дата обращения 27.03.2023).
20. Годовой отчет ПАО «Аэрофлот» протокол № 49 от 1 июля 2022 года - Электронный ресурс] – URL: https://ir.aeroflot.ru/fileadmin/user_upload/files/rus/common_info/gosa_doc_2022/Aeroflot_AR21_RUS_book_web.pdf (дата обращения 27.03.2023).
21. Документоведение: учебник для реализации основной профессиональной образовательной программы среднего профессионального образования по специальности "Организация и технология защиты информации" / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко, Г. А. Шевцова. - Москва: Академия, 2020. – 185 с.
22. Зегжда Д.П. Теоретические основы киберустойчивости и практика про- гностической защиты от кибератак. - Санкт-Петербург: Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого, 2022
23. Иритикова В.С. Функциональные требования к СЭД с позиций современного управления документами // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2018. №2. – URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=28325. (дата обращения: 14.03.2023)
24. Кленина В.И., Софинская Е.Н. Назначение системы электронного документооборота // Человеческий капитал. – 2015. – № 7 (79). – С. 88-91. – URL: https://elibrary.ru/download/elibrary_25084945_58585336.pdf (дата обращения: 14.03.2023)
25. Коробейникова К.В. Применение технологий управления большими данными в системе электронного документооборота / К. В. Коробейникова // Документация в информационном обществе: учет и архивное дело в условиях цифровой трансформации = Documentation in information society: records and archives management at the age of digital transformation: доклады и сообщения XXVI Международной научно-практической конференции, 7-8 ноября 2019 г. / Федеральное архивное агентство (Росархив), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД); редакционная коллегия: Н. Н. Куняев (председатель) [и др.]. - Москва: ВНИИДАД: Российский новый ун-т, 2020.
26. Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота. – URL: https://www.klerk.ru/buh/articles/397298/(дата обращения: 14.03.2023)
27. Лебедева А.С. Применение цифровых технологий в производственной деятельности предприятий транспорта / Лебедева А.С. // В сборнике: Инновационное развитие транспорта Материалы IV Всероссийской научной конференции студентов, магистрантов и аспирантов. Ответственный редактор Е.В. Будрина. 2019. С. 98-102
28. Обзор систем электронного документооборота – URL: http://www.ixbt.com/soft/ (дата обращения: 14.03.2023)
29. Организация систем электронного документооборота: монография / А. В. Калач, Д. Г. Зыбин; Федеральная служба исполнения наказаний, Федеральное казенное образовательное учреждение высшего образования Воронежский институт ФСИН России. - Воронеж: Научная книга, 2020. - 157 с.
30. Официальный сайт компании Cognitive Technologies, посвященный программному продукту СЭД «Евфрат». – URL: http://www.evfrat.ru/ (дата обращения: 14.03.2023).
31. Официальный сайт компании EcMonline, посвященный программному продукту «БОСС-референт». – URL: http://www.ecmonline.ru/software/boss-referent/ (дата обращения 14.03.2023).
32. Официальный сайт компании ООО «Лестех». – URL: https://vs-lesteh.ru/ (дата обращения 14.03.2023).
33. Плюсы и минусы электронного документооборота [Электронный ресурс]. – URL: https://rb.ru/howto/plus-minus-ed/ (дата обращения 27.03.2023).
34. Проблемы современных систем электронного документооборота и некоторые подходы к их решению. – URL: https://www.intertrust.ru/press_center/articles/problemy-sovremennykh-sistem-elektronnogo-dokumentooborota-i-nekotorye-podkhody-k-ikh-resheniyu/ (дата обращения 14.03.2023).
35. Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс]. – URL: https://ecm-journal.ru/mustknow (дата обращения 27.03.2023).
36. Риск-контроллинг инновационной деятельности: монография / С. В. Филько, И. В. Филько; Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Сибирский государственный университет науки и технологий имени академика М. Ф. Решетнева. - Красноярск: СибГУ им. М. Ф. Решетнева, 2020. – 165 с.
37. Романченко Е.В. Основные тенденции развития СЭД в России // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2015. № 8. – URL: http://e.deloprost.ru/article.aspx?aid=419473 (дата обращения 14.03.2023).
38. Рудоманов Е.Г. Развитие рынка электронного документооборота и использование устройств беспроводной передачи данных на борту воздушного судна / Рудоманов Е.Г., Тихомирова Т.А. // В сборнике: Вопросы управления и экономики: современное состояние актуальных проблем сборник статей по материалам XXII международной научно-практической конференции. – Москва, 2019. С. 79-82.
39. Современная СЭД: от работы с документами к управлению эффективностью / А.А. Линев // Делопроизводство.– 2014.– № 1.– С. 40-44.
40. Теоретические основы разработки и моделирования систем автоматизации / Александр Афонин, Юрий Царегородцев. - Издательство «Форум», 2011
41. Трофимцева С.Ю. Противодействие киберпреступности: сравнительный анализ международных рекомендаций и норм зарубежного и российского уголовного права. - Самара: Самарский юридический институт федеральной службы исполнения наказаний, 2021
42. Управление информационными рисками: Экон. оправд. безопасность: Информ. технологии для инженеров / Петренко С. А., Симонов С. В. - Москва: Акад. АйТи: ДМК Пресс, 2004 (Компания АйТи). - 383 с.
43. Устойчивое развитие регионов в условиях цифровой трансформации экономики: монография / [Е. В. Кузьмина, М. И. Кузьмина, О. А. Минаева и др.]; под научной редакцией И. А. Морозовой; Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Волгоградский государственный технический университет. - Волгоград: ВолгГТУ, 2020. – 122 с.
44. Фирма 1С. – URL: http://1c.ru (дата обращения: 14.03.2023).
45. Формирование эффективной управленческой экономики организации в условиях цифровизации: монография / [Родина Ирина Борисовна, Азоева Ольга Валентиновна, Владимирова Алла Федоровна и др.]; под общей редакцией доктора экономических наук, профессора И. Б. Родиной; Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Государственный университет управления", Институт экономики и финансов, Кафедра экономической политики и экономических измерений. - Москва: Издательский дом ГУУ, 2020. - 255 с.
46. Фот Ю.Д., Каменева Е.В. Электронный документооборот: учеб. пособие для вузов. Оренбург: ОГИМ. 2014. С. 34
47. Храмцовская Н.А. Опыт публичного обсуждения важнейших нормативных документов на примере спецификаций MoReq2. – URL: https://www.eos.ru/upload/analitica/D_08-10_38-51.pdf (дата обращения 14.03.2023).
48. Шнайдер Б. Секреты и ложь. Безопасность данных в цифровом мире - СПб.: Питер, 2003. - 368 с.
49. Янковая В.Ф. Документационное обеспечение управления. - Москва: Академия, 2022.
