Дипломная работа по бухгалтерскому учету, анализу и аудиту на тему Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами на примере организации Профессиональный союз работников здравоохранения Российской Федерации

1.1. Экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами представляют собой один из элементов системы расчетов организации, связанный с выдачей денежных средств работникам на хозяйственные, командировочные и представительские расходы с последующим отчетом об их использовании. Экономическое содержание данных расчетов определяется необходимостью обеспечения текущей деятельности организации через доверенных лиц – работников, которым выдаются наличные денежные средства или безналичные путем перечисления на банковские карты для выполнения определенных поручений [7, с. 740].
В современной экономической практике расчеты с подотчетными лицами выступают неотъемлемым элементом финансово-хозяйственной деятельности практически любой организации независимо от организационно-правовой формы и масштабов деятельности. Они представляют собой особую форму распределения и перераспределения денежных средств, при которой происходит временное выбытие ресурсов из централизованного управления с последующим их возвращением в виде материальных ценностей, оплаченных услуг или неиспользованных сумм. Экономическая сущность таких расчетов заключается в делегировании полномочий по распоряжению частью финансовых ресурсов организации отдельным сотрудникам для оперативного решения производственных, административных и иных задач без необходимости непосредственного участия руководства в каждой хозяйственной операции.
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или безналичным путем на административно-хозяйственные расходы, командировочные расходы, представительские расходы и другие цели. В качестве подотчетных лиц могут выступать руководители, специалисты, работники отделов снабжения, экспедиторы, водители и другие сотрудники, направляемые в командировки или получающие деньги на хозяйственные нужды [13, с. 85].
При этом важно отметить, что статус подотчетного лица имеет временный характер и определяется конкретным поручением или заданием. Один и тот же сотрудник может неоднократно выступать в роли подотчетного лица в рамках своих должностных обязанностей или по специальному распоряжению руководства.
Экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами заключается в том, что денежные средства, выданные под отчет, являются частью оборотных активов организации, временно отвлеченных из хозяйственного оборота. После представления авансового отчета и возврата неиспользованных сумм средства возвращаются в оборот организации или принимают форму различных активов и расходов. Данные расчеты носят характер возвратных и целевых, то есть выданные суммы должны быть использованы строго по назначению [21, с. 28].
Подотчетные суммы представляют собой особую категорию авансированного капитала, характеризующуюся высокой степенью мобильности и целевым характером использования. В процессе хозяйственного оборота происходит трансформация денежной формы этого капитала в материальные ценности, услуги или иные виды активов и расходов. Эффективность данной трансформации во многом определяется качеством организации системы расчетов с подотчетными лицами, включая планирование расходов, контроль за их осуществлением и документальным оформлением, а также своевременным отражением в бухгалтерском учете. Экономическая целесообразность использования механизма подотчетных сумм обусловлена необходимостью оперативного реагирования на потребности текущей деятельности, особенно в условиях динамично меняющейся рыночной среды, когда скорость принятия решений становится конкурентным преимуществом.
Выдача денежных средств под отчет может осуществляться на следующие цели:
- хозяйственные расходы (приобретение канцелярских товаров, материалов, мелкий ремонт и т.д.)
- командировочные расходы (оплата проезда, проживания, суточные)
- представительские расходы (прием и обслуживание представителей других организаций)
- расходы на приобретение горюче-смазочных материалов
- иные расходы, связанные с деятельностью организации.
Классификация расходов, осуществляемых через подотчетных лиц, имеет важное значение для их правильного отражения в бухгалтерском и налоговом учете. Хозяйственные расходы обычно связаны с текущим обеспечением деятельности организации и могут включать широкий спектр затрат: от приобретения офисных принадлежностей до оплаты мелких ремонтных работ.
Командировочные расходы регламентируются постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2025 г. № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». Данное постановление вступило в силу с 1 сентября 2025 года и будет действовать до 1 сентября 2031 года.
Утвержденное Положение определяет порядок установления особенностей направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств [2].
Ранее действовавший документ (утрачивает силу с 01.09.2025): Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Документ утрачивает силу с 1 сентября 2025 года в связи с принятием нового Положения. Документ № 749 был принят в 2008 году и регулировал командировочные вопросы до вступления в силу нового Положения.
Организациям необходимо внести изменения в собственные локальные нормативные акты. Везде, где документы ссылаются на Постановление № 749, важно заменить текст на новое Постановление № 501.
Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) должны подтверждаться не только кассовыми чеками, но и путевыми листами, фиксирующими фактический расход топлива. К иным расходам могут относиться затраты на участие в выставках, семинарах, конференциях, оплата государственных пошлин и сборов, почтовые расходы и другие обоснованные затраты, связанные с деятельностью организации.
С экономической точки зрения расчеты с подотчетными лицами представляют собой форму кредитных отношений между организацией и ее сотрудниками, при которой организация кредитует работника на определенный срок для выполнения конкретных поручений. В бухгалтерском учете данные отношения отражаются как дебиторская задолженность подотчетных лиц перед организацией до момента предоставления авансового отчета или возврата неиспользованной суммы [15, с. 86].
Кредитная природа расчетов с подотчетными лицами определяет особенности их правового регулирования и учетного отражения. При выдаче денежных средств под отчет формируется особый вид финансового обязательства работника перед организацией, которое должно быть погашено в установленные сроки путем представления авансового отчета с приложением оправдательных документов или возврата неиспользованной суммы. В случае нарушения сроков отчетности или нецелевого использования средств организация вправе применять различные меры воздействия на подотчетное лицо, включая удержание из заработной платы, что также подчеркивает кредитный характер данных отношений. Длительное нахождение значительных сумм в подотчете у сотрудников может негативно влиять на показатели ликвидности и оборачиваемости активов организации.
Экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами имеет двойственный характер. С одной стороны, эти расчеты являются частью системы денежного обращения и подлежат контролю со стороны государства. С другой стороны, они представляют собой элемент внутренних расчетов организации, организация которых зависит от внутренней учетной политики и распорядительных документов руководства [18, с. 63].
Эта двойственность проявляется в различных аспектах регулирования и организации расчетов с подотчетными лицами. Как часть системы наличного денежного обращения, они подчиняются требованиям кассовой дисциплины, установленным Центральным банком Российской Федерации, включая ограничения по суммам наличных расчетов, порядок ведения кассовых операций, сроки отчетности. В то же время, как элемент внутренних расчетов, они регламентируются локальными нормативными актами: положениями о расчетах с подотчетными лицами, приказами руководителя, учетной политикой организации. Такая двойственность создает определенные сложности в организации учета и контроля, требуя от бухгалтерской службы глубокого знания как внешних нормативных требований, так и внутренних регламентов.
Расчеты с подотчетными лицами связаны с движением денежных средств и приобретением материальных ценностей или услуг, что требует строгого контроля со стороны бухгалтерии. Эффективная организация учета таких расчетов способствует оптимизации денежных потоков, повышению достоверности бухгалтерской отчетности и снижению рисков злоупотреблений [16, с. 1020].
Система контроля за расчетами с подотчетными лицами должна охватывать все этапы движения подотчетных сумм: от выдачи денежных средств до принятия авансового отчета и отражения операций в учете. На этапе выдачи средств контроль включает проверку оснований для выдачи, соблюдение установленных лимитов.
К средствам контроля на этапе выдачи денежных средств под отчёт относятся следующие мероприятия:
- оформление приказа руководителя или письменного заявления работника;
- соблюдение установленных лимитов – при расчетах наличными по договорам действует лимит 100 000 руб. по одному договору с организацией или ИП.
Дополнительные средства контроля при выдаче:
- в заявлении или приказе должна быть указана конкретная цель получения средств – потребность должна быть вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью организации;
- в заявлении должна быть указана сумма к выдаче и срок, на который выдаются деньги;
- при выдаче наличных денег в подотчет необходимо придерживаться правил, установленных указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У [5];
- соблюдение лимита кассы – установленная сумма ограничивает остаток наличных в операционной кассе на конец рабочего дня (может быть превышен в дни выдачи зарплаты и в выходные).
На этапе использования средств контролируется целевой характер расходов, соблюдение сроков командировок, правильность оформления первичных документов. При принятии авансового отчета проверяется полнота и правильность оформления подтверждающих документов, обоснованность произведенных расходов, соблюдение сроков представления отчетности. Особое внимание уделяется контролю за своевременным возвратом неиспользованных сумм или погашением перерасхода.
Современные методы организации контроля включают использование автоматизированных систем учета, предварительное согласование расходов, применение корпоративных банковских карт с установленными лимитами, электронный документооборот. Все это позволяет повысить прозрачность и эффективность расчетов с подотчетными лицами, минимизировать риски нецелевого использования средств и нарушения финансовой дисциплины.
В экономическом смысле расчеты с подотчетными лицами также являются частью механизма финансового планирования организации. Планирование расходов, которые будут произведены через подотчетных лиц, позволяет оптимизировать денежные потоки и обеспечить эффективное использование финансовых ресурсов [20, с. 74].
Интеграция расчетов с подотчетными лицами в систему финансового планирования способствует повышению качества бюджетирования и контроля за исполнением бюджетов. В рамках процесса планирования определяются предельные объемы средств, выдаваемых под отчет, по различным статьям затрат и центрам ответственности, позволяя обеспечить соответствие фактических расходов запланированным показателям и своевременно выявлять отклонения. Для крупных организаций, имеющих развитую структуру и географически распределенные подразделения, система планирования расчетов с подотчетными лицами может включать многоуровневые бюджеты с детализацией по видам расходов, временным периодам, структурным единицам и конкретным сотрудникам.
Важным аспектом планирования является прогнозирование потребности в денежных средствах для выдачи под отчет с учетом сезонности деятельности, графика командировок, планов закупок и других факторов. Это позволяет оптимизировать остатки денежных средств в кассе и на расчетных счетах, избежать кассовых разрывов и необоснованного отвлечения оборотных средств. В современных условиях планирование расчетов с подотчетными лицами все чаще осуществляется с использованием специализированных программных продуктов, интегрированных с системами бухгалтерского учета и управления денежными потоками.
С точки зрения налогового законодательства расходы, произведенные подотчетными лицами, признаются для целей налогообложения только при соблюдении ряда условий: наличие оправдательных документов, соответствие расходов деятельности организации, соблюдение лимитов по отдельным видам расходов (например, суточные) [7, с. 742].
Налоговые аспекты расчетов с подотчетными лицами требуют особого внимания в связи с высокой вероятностью налоговых рисков в данной области. При этом для отдельных видов расходов (представительские, командировочные) установлены специальные правила признания и ограничения.
Особое внимание следует уделять оформлению первичных документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц. Они должны содержать все обязательные реквизиты, установленные законодательством, и достоверно отражать содержание хозяйственной операции. Отсутствие или ненадлежащее оформление документов может привести к отказу в признании расходов для целей налогообложения, начислению дополнительных налоговых обязательств и применению штрафных санкций.
В отношении налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховых взносов важно своевременное представление авансовых отчетов и возврат неиспользованных сумм. Невозвращенные в установленный срок денежные средства могут быть признаны доходом работника с соответствующими налоговыми последствиями.
Для организаций, применяющих специальные налоговые режимы (упрощенная система налогообложения, единый сельскохозяйственный налог), также существуют особенности учета расходов, произведенных подотчетными лицами, которые необходимо учитывать при организации системы расчетов и документооборота.
Таким образом, экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами многогранно и включает в себя финансовые, учетные, контрольные и налоговые аспекты. Эффективная организация системы таких расчетов способствует оптимизации использования финансовых ресурсов, повышению точности планирования и прогнозирования, обеспечению сохранности активов организации и минимизации налоговых рисков.