Курсовая работа по менеджменту в организации на тему Анализ строения организации ООО

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АНАЛИЗА СТРОЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 ФОРМАЛИЗАЦИЯ И САМООРГАНИЗАЦИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ: ПОНЯТИЯ, ИНДИКАТОРЫ, ИНСТРУМЕНТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ

Организации существенно отличаются от обычных групп благодаря системе безличных связей и правил, внедряемых в человеческие отношения. Проблемы начинаются из-за того, что социальные организации являются чрезвычайно сложными системами, управление которыми невозможно полностью контролировать. Решение часто сводится к уменьшению масштабов управления или упрощению структуры организации. Любую систему стоит рассматривать с точки зрения управления, ведь её сложность возрастает пропорционально количеству компонентов. Дальнейший рост сложности обусловлен разнообразием этих компонентов, особенно когда это разнообразие касается не только функций (технологические или биологические системы), но и природы самих элементов (социотехнические системы). Увеличение количества связей между элементами тоже увеличивает сложность. Пик сложности наблюдается в конфликтах между элементами, частями и уровнями системы, вызванных противоречивыми функциями или несовместимостью. Наивысшую сложность представляет автономия всех этих компонентов, где управление сталкивается с неопределенностью, выражающейся в субъективности участников, обладающих собственными целями и свободой действий.
Чтобы справиться со сложностью, организации используют различные стратегии, включая подход «черного ящика», когда центр управления игнорирует детали работы отдельных подразделений или мотивацию сотрудников, влияя лишь на результаты. Части организации, такие как дочерние компании, фактически становятся элементами в большей системе, снижая общую сложность.
Для борьбы со сложностью применяют систематизацию, декомпозицию, агрегирование и другие методы, направленные как на саму систему, так и на знания о ней. Гносеологические приемы, например редукция, позволяют объяснить явления одной природы через теорию других явлений. В теории организации часто пытаются объяснить законы социальной организации через более изученные области, такие как биология или психология, что иногда приводит к неоправданным упрощениям и подменам.
В социальных организациях широко используется формализация - фиксация объективных аспектов социальной реальности в стандартных моделях. Такая формализация не выходит за рамки существующего материала и эквивалентна стандартизации поведения.
Большая часть организованности достигается за счет сознательного планирования, осуществляемого в нескольких направлениях, включая:
-Административно-правовое, определяющее статус, компетенцию организации и ее частей, права и обязанности сотрудников, процедуры найма и контроля.
-Экономическое, устанавливающее финансовые показатели, ресурсы и стимулы.
-Технологическое, регулирующее производственный процесс, оборудование, расположение персонала и условия труда.
-Логико-системное, оптимизирующее структуру организации, коммуникации и принятие решений.
-Оперативно-управленческое, влияющее на поведение сотрудников посредством распорядительных документов и стимулов.
-Социокультурное, формирующее нормы поведения и взаимодействия.
-Психологическое, учитывающее взгляды и ценности руководителей.
Все эти факторы в совокупности формируют формализованную часть организации, состоящую из обязанностей, стандартов поведения, инструментов контроля, стимулов и иерархии должностей.
Формализация позволяет создавать безличные структуры, задавая постоянные шаблоны поведения (стандарты, правила, связи). Результатом является концентрация активности, стабильность, возможность прогнозирования процессов и экономия ресурсов.
Социальная организация нуждается в нормах, задающих постоянные образцы деятельности. Эти стандарты содержат внутреннее противоречие: стремясь охватить максимальное количество ситуаций, они становятся более абстрактными и требуют интерпретации в конкретных случаях, что ухудшает качество стандарта.
Выход из этой ситуации возможен путем создания иерархии стандартов или адаптации стандартов к каждой ситуации. Для повышения точности стандарты оформляются в официальных документах, определяя вклад каждого элемента в общий результат. Отбираемые элементы основываются на функциональности, то есть на элементах, направленных исключительно на достижение общей цели. Такая функциональность считается синонимом рациональности и эффективности.
Объединенные в систему и зафиксированные в документах, эти образцы образуют программу функционирования организации. Структура организации, подобно любой другой социальной системе, и установленные образцы поведения являются формальными, то есть намеренно заданными и стандартизированными. Главный признак формального-это программность и предварительное определение организационных норм и действий.
Существует два пути формализации социальных систем: легализация сложившихся практик на основе анализа прошлого опыта («рефлексивная» формализация) и конструирование программы прежде, чем формироваться организации («конструкторская» формализация).
Формализация ограничивает выбор и подчиняет индивидуальную волю безличному порядку, но она необходима для стабилизации совместной деятельности, представляя собой кратчайший путь к цели.
Рациональность и оптимальность формальной организации не всегда достаточны для мотивации сотрудников, поэтому важна признание и законность стандартов. Официальное не равнозначно формальному, но является его атрибутом. Не все запрограммированные действия реализуются официально, и наоборот.
Любая организация включает в себя не только формальную часть, но и систему спонтанно возникающих связей - неформальную организацию. Неформальная организация существует параллельно с формальной, опираясь на нее и формируясь на ее основе.
Сложные организации обычно имеют линейную структуру вертикальной зависимости, функциональную структуру с разделением ответственности и штабную структуру с консультативными органами. Альтернативным вариантом является матричная структура.
Функциональная нагрузка формальной организации включает повышение эффективности за счет ограничения разнообразия, предвидение за счет планирования и координацию деятельности. Важной функцией является соединение людских ресурсов и целей общественного труда.
Анализ показывает, что формальная организация - ключевой способ организации в социальных системах, позволяющий согласовать общественные и индивидуальные цели.
Данная методика является универсальной и может быть применена к организациям любого размера. Она особенно эффективна для диагностики таких проблем, как низкая исполнительская дисциплина, плохая координация между отделами, частые конфликты, сопротивление нововведениям. Главное преимущество методики - она позволяет увидеть «реальную» карту власти и взаимодействий в организации, которая часто сильно отличается от формальной. Основное ограничение заключается в том, что для глубокого анализа самоорганизации требуется доверительный контакт с сотрудниками, так как многие неформальные процессы скрываются от руководства. Для сбора информации, помимо анализа документов (устава, штатного расписания, должностных инструкций), могут потребоваться наблюдение (для фиксации реальных взаимодействий), интервью или анкетирование (для выявления неформальных лидеров и оценки психологического климата).