– определение типа носителя аудиовизуальных документов с оценкой киноматериалов на основе нитроцеллюлозной пленки по показателям стабильности состава;
– тестирование всех аудиовизуальных и электронных носителей информации на читаемость, соответствие технической документации и отсутствие вредоносного программного обеспечения;
– очистка от пылевых загрязнений: перемотка пленочных кинофильмов и магнитофонных лент; обеспыливание коробок и обложек; удаление загрязнений с фотоматериалов или цифровых носителей.
Физические дефекты или биологические повреждения, выявленные при осмотре, фиксируются актом свободной формы. В нем подробно отражаются обнаруженные недостатки и разрабатываются рекомендации по их устранению. Документы с подобными проблемами возвращаются отправителю для приведения в соответствие санитарно-гигиеническим требованиям – например, проведения дезинфекции или дезинсекции .
Оценка состояния архивных материалов проводится не только при приемке новых поступлений. Регулярный контроль физико-химического состояния осуществляется:
– при инвентаризации фондовых единиц;
– после аварий или иных внештатных воздействий окружающей среды;
– перед временной выдачей документов пользователям архива или реставраторам;
– во время постраничного просмотра содержимого.
В ходе проверок определяется уровень влажности бумажной основы, наличие признаков поражения микроорганизмами или насекомыми, степень износа текстового слоя либо бумаги. По итогам осмотра составляется акт произвольной формы о необходимости (или отсутствии необходимости) дальнейших восстановительных работ; также указываются сроки плановых последующих проверок исходя из текущего состояния фондовых единиц.
2.2 Проверка наличия и состояния документов
Контроль за наличием и сохранностью документов проводится для точного определения фактического числа единиц хранения, их соответствия учетным данным, а также выявления материалов, нуждающихся в реставрации или профилактических мероприятиях . Процесс контроля включает следующие этапы (см. рис. 2.1):
Рисунок 2.1 - Схема мероприятия по проведению проверки
Проверка наличия и состояния документов осуществляется не реже одного раза в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.
В архиве проводятся разовые проверки наличия и состояния документов:
Рисунок 2.2 - Схема в случае, когда необходимо проводить разовые проверки наличия и состояния документов
При проверке наличия и состояния документов необходимо:
Рисунок 2.3 - Схема мероприятия по проверке наличия и состояния документов
Запрещается вносить в описи сведения о неучтенных материалах во время проверки; такие документы размещаются после учтенных для последующей перерегистрации и оформления описей.
До начала основной работы анализируются результаты предыдущих инспекций, уточняется правильность сквозной нумерации в годовых разделах .
Проводится сверка итоговой описи: проверяется соответствие порядковых номеров дел заключительным записям и информации фондовых описей. Сопоставление данных осуществляется между статьями описей и информацией на обложках дел (шифры, полные наименования фондообразователей и структурных подразделений, производственные индексы, временные параметры делопроизводства, количество листов).
Визуально оценивается физическая сохранность фондовых материалов; все обнаруженные повреждения фиксируются в акте инспекции.
В период контроля запрещено вносить изменения или делать пометки непосредственно в учетной документации.
Экземпляры документов, выданные сотрудникам учреждения либо временно переданные другим организациям либо предоставленные для работы читателям внутри архива, сверяются по книгам выдачи и актам передачи; они считаются находящимися на месте до возвращения.
Список досмотров наличия документов составляется параллельно проведению проверки: эвиденционные листы получают сквозную нумерацию по фондам и заверяются подписями исполнителей.
По окончании процедуры листы включают в состав дел фонда; при отсутствии замечаний по результатам проверки такие листы к материалам фонда не подшиваются.
По завершении инспекции каждая опись заверяется отметкой о проведенной проверке с указанием ее даты; протокол подписывается всеми участниками процедуры с обозначением их должностей .
При установлении отсутствия документов организуется их розыск; рекомендуется следующий порядок действий (см. рисунок приложения):
Рекомендуется провести дополнительный осмотр не позднее одного года после окончания проверки дела с целью выявления пропавших материалов .
Материалы, обнаруженные в ходе обыска, возвращаются на прежние места хранения, а в учетной карточке по нераскрытым делам делается соответствующая запись с указанием даты и подписью ответственного сотрудника.
Если отсутствие дела подтверждается надлежащими официальными документами, оно исключается из описей и других регистрирующих документов согласно установленным процедурам. В учетных карточках фиксируются номера и даты актов, подтверждающих отсутствие материала; также составляются акты обыска .
После анализа итогов поиска экспертной комиссией и утверждения заключения руководителем учреждения дела, которые не удалось обнаружить, удаляются из регистрационных списков.
- Курсовая работа
- Дипломная работа
- Контрольная работа
- Реферат
- Отчет по практике
- Магистерская работа
- Статья
- Эссе
- Научно-исследовательская работа
- Доклад
- Глава диплома
- Ответы на билеты
- Презентация
- Тезисный план
- Чертёж
- Диаграммы, таблицы
- ВАК
- Перевод
- Бизнес план
- Научная статья
- Рецензия
- Лабораторная работа
- Решение задач
- Диссертация
- Доработка заказа клиента
- Аспирантский реферат
- Монография
- ВКР
- Дипломная работа MBA
- Компьютерный набор текста
- Речь к диплому
