Особенности документирования муниципальной службы

Введение

На сегодняшний день в обстановке социально-экономической современности, когда в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство большое значение приобретает решение много аспектной проблемы комплекса документов в деятельности муниципальной службы, при помощи которого процессы документирования, организации документов и комплекса документов в деятельности муниципальной службы приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Документированная информация является основой управления, производство и потребление информации его эффективная основа. Для повышения эффективности управления на данный момент времени большое внимание следует уделять совершенствованию работы с документами. Это связано с тем, что на информации, а именно служебном документе основывается всякое управленческое решение.
На качество работы управленческого аппарата, а также организацию и культуру труда управленческих работников влияет организация работы с документами. Как правильно, насколько качественно и профессионально строится и ведется вся документация организации, в целом зависит успех управленческой деятельности. Если отталкиваться от практики работы с документами, то правильно организованное управление делами помогает сократить время необходимое для поиска, повысить точность и своевременность информации, а также устранить ее избыточность.
Для совершенствования комплекса документов в деятельности муниципальной службы необходимо уделять большое внимание, потому, что недочеты в постановке этой работы могут привезти к затруднениям в работе руководителя и всей организации. Если совершенствовать систему комплекса документов в деятельности муниципальной службы, то можно создать более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.
Комплекс документов в деятельности муниципальной службы и его правильная постановка в организациях это и является важнейшим условием для работы организации, ее соблюдения норм, своевременное рассмотрения дел, исполнения решений, грамотное и культурное обслуживание обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий и учреждений.
В настоящее время знание комплекса документов в деятельности муниципальной службы, владение современными компьютерными технологиями, умение грамотно и документально оформить управленческое решение стало являться неотъемлемым признаком профессионализма.
Актуальность работы заключается в том, что работа с документами в Администрации, ее совершенствование, позволяет повышать эффективность ее деятельности.
Объектом работы является Администрация муниципального образования город-курорт Геленджик.
Предмет работы - документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в Администрации муниципального образования город-курорт Геленджик.
Таким образом, цель работы состоит в изучении особенностей комплекса документов в деятельности муниципальной службы.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
 рассмотреть нормативное обеспечение работы с документами в Администрации;
 изучить видовой состав документов Администрации;
 описать организацию работы с документами в Администрации;
 выявить проблемы работы с документами в Администрации;
 внести предложения по совершенствованию работы с документами в Администрации.
Практическая значимость работы заключается в том, что предложенные пути совершенствования комплекса документов в деятельности муниципальной службы в Администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, позволят улучшить и оптимизировать работу с документами.
Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в трудах различных авторов. Условно использованную литературу можно разделить на две группы. К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять прием документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы В.И. Андреевой, А.Б. Барихина, М.И. Басакова, А.Н. Белова, А.А. Белова, М.В. Кирсановой, Т.В. Кузнецовой, Н.П. Крюковой, и А.В. Пшенко.
Структура работы строится в соответствии с поставленной целью и задачами – работа состоит из введения, основной части, заключения, списка использованных источников.

1 Особенности комплекса документов в деятельности муниципальной службы

1.1 Комплекс документов в деятельности муниципальной службы: сущность, роль в деятельности организации, нормативно-правовая база

Гарантией обоснованного и эффективного управленческого решения, плодотворной и рациональной деятельности является - своевременность получения и полнота информации. По оценке экспертов, объем информации в мире каждые три года удваивается, что объясняет высокие темпы развития человеческого сообщества во всех направлениях. В нашей стране ежегодно возникает множество новых предприятий разных форм собственности, каждое из которых создано с собственной целью, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации .
Следует отметить, что важность правильного ведения комплекса документов в деятельности муниципальной службы велика и с каждым днем возрастает. Главным товаром является информация. В достаточно жестких конкурентных условиях выигрывает тот, кто умеет вовремя получить нужную информацию и правильно ей распорядиться. Документ помогает закрепить информацию и подтвердить факт ее наличия. Работа по составлению и оформлению документов – комплекс документов в деятельности муниципальной службы .
Документ - закрепленная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее распознать. Для каждой конкретной управленческой ситуации разрабатывается множество различных видов документов. Признаки, по которым подразделяются документы, представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Классификация документов

Делопроизводство – область деятельности человека по разработке и оформлению документов организации, их движения, учета и хранения. Изначально этот термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела, «дело производить» – решать вопрос. В процессе решения возникла неизбежность фиксации результата, к примеру, полученного соглашения. Для чего издавна и создавались документы, потому что устная речь недолговременна и забывается, либо искажается при передаче .
Современное делопроизводство содержит:
 гарантию своевременного и правильного создания документов;
 организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Одновременно с понятием «делопроизводство» в настоящее время используется понятие «комплекс документов в деятельности муниципальной службы». Оно возникло в связи с вводом в управление компьютерных технологий и их организационным, программным и информационным обеспечением для подведения к терминологии, применяемой в компьютерной литературе. Сейчас понятия «делопроизводство» и «комплекс документов в деятельности муниципальной службы» - это синонимы, которые используют для обозначения одинаковой деятельности.
Комплекс документов в деятельности муниципальной службы - это деятельность аппарата управления, включающая в себя вопросы документирования и организации работы с документами в ходе осуществления им управленческих функций.
Рассмотрим составляющие ДОУ:
Часть делопроизводства, напрямую связанная с созданием документов называется документированием.
Вопросы движения и учета документов связаны с термином «документооборот». Документооборот — это процесс движения документов со времени их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Различают три главных вида документации:
 документы, попадающие из других организаций (входящие);
 документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
 документы, созданные в организации и используемые ее работниками в управленческом процессе (внутренние).
Стадии обработки входящих документов представлены на рисунке 2.

Рис. 2. Стадии обработки входящих документов