Этапы создания, регистрации и контроля документа в электронной системе (1:С Документооборот)

Введение

В условиях нестабильной ситуации, когда из-за пандемии многие ком-пании столкнулись с падением спроса на свои товары и услуги, особенное практическое значение приобрели вопросы, связанные с оптимизацией суще-ствующих бизнес-процессов. Как отмечается в современной литературе по менеджменту и управлению, для того, чтобы компания в условиях кризиса могла вести успешную деятельность, крайне необходимо иметь соответству-ющие финансовые резервы. Действительно, в текущей ситуации многим ком-паниям совершенно не выгодно вкладываться в развитие в том случае, если подобная затея не является эффективной. Эффективная организация докумен-тооборота в этом смысле, не является исключением. На сегодняшний день практически невозможно встретить компанию, которая бы не вела данный вид организации учета в электронном виде. И при этом, в этом направлении по-прежнему существует ряд нерешенных проблем, таким, например, как совер-шенствование отдельных мер на этапах создания, регистрации и контроля до-кументов. По этой причине можно заметить, что рассматриваемая автором тема курсовой работы является актуальной и практически значимой.
Целью курсовой работы является систематизация знаний оп системе электронного документооборота, обобщение существующих теоретических положений по рассматриваемому вопросу, формулирование собственных ре-комендаций по итогу.
Основные задачи исследования:
- рассмотрение теоретических основ документооборота;
- определение роли и места документа как важного элемента в данном процессе;
- изучение особенностей практической работы в справочной системе ЭДО от компании 1С, особенно на этапах создания, регистрации, контроля документов. При написании данной работы автором были использованы мно-гочисленные учебные пособия по организации грамотного документооборота на предприятиях, включая данные СМИ, а также ресурсы в интернете, в т.ч. материалы справочной системы 1С.
Изучение проблематики электронного документооборота, разработка эффективных схем работы для сотрудников – именно те ключевые моменты, которые позволят предприятиям на практике существенно упростить работу рядовых сотрудников сделать ее намного более комфортной, высокоэффек-тивной.






















1. Теоретические основы документооборота: сущность и содержание
1.1 Документ, как важный термин в документообороте
Каждого из нас окружает большое количество документов, выступаю-щих важным инструментом для фиксации некого опыта, что, в частности, находит отражение в многообразных сферах деятельности. Документом вы-ступают внешние по отношению к человеку материальные объекты матери-альные носители с зафиксированной в их структуре информацией, предназна-ченной для хранения и распространения в социуме. Мир документов беско-нечно разнообразен. Папирусный свиток, берестяная грамота, глиняная таб-личка, рукопись и газета, технический чертеж. Паспорт, кинофильм - все это суть документов (рис. 1.1).

Рисунок 1.1 – Классификация документов [1]







Их объединяет цель - сохранить информацию разной формы, содержа-ния и предназначения и структуре материального носителя и представить лю-дям возможность ее использования по мере необходимости для решения научных, производственных, экономико-финансовых, учетно-регистрационных и идентификационных задач.
Теоретическое исследование любого социального явления, в том числе и документа, можно проводить в различных аспектах[3]. Прежде всего, сле-дует выявить его смысловое наполнение, рассмотреть его как реальность, установить его объем. Подобный подход в науке называется онтологическим. Образование понятия вместе с выделением объекта и предмета является ис-ходным положенном всякого исследования. Выделить понятие «документ» можно только на основе общетеоретических положений, разработанных в философии, информатике, документалистике. Известно, что среди исследова-телей нет единого мнения о том, как толковать этот термин, что объясняется многоаспектностью самого феномена.
Документ (от лат. documenturn поучительный пример, свидетель-ство) - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным че-ловеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Значение это-го слова дается в Толковом словаре русского языка: «Документ - 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо.
В русский язык это слово было введено Петром I в правовом, т.е. одном из нескольких значений, как «письменное удостоверение». В известном Тол-ковом словаре В. И. Даля документ определяется как «всякая важная деловая бумага, а также диплом, свидетельство. Ф. Ф. Павленков в своем Энциклопе-дическом словаре рассматривает документы лишь как письменные источники, имеющие юридическую силу[4].
Согласно его определению, документы это:
- «всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (нрав имущественных, прав состояния, нрав на свободное проживание) или выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, контракты, деловые доказательства);
- вообще всякое письменное доказательство.
К 1920-м гг. это содержание распространилось на все важные свиде-тельства и, таким образом, приобрело два смысла: узкий (паспорт, пропуск, диплом, аттестат) и широкий (исторический документ, партийно-правительственный документ и т.д.). В третьем издании Советского энцикло-педического словаря закреплено более широкое толкование документа:
«Материальный носитель записи с зафиксированной на нем информаци-ей, предназначенный для ее передачи во времени п пространстве.
Приведенные выше определения понятия «документ», по сути, сводят объем понятия к его материальному носителю (бумага) и способу документи-рования (письменный источник). Вторая половина XX в. вывела на первый план огромное количество документов на других материальных носителях с информацией, зафиксированной иными способами. Таким образом, указанные определения стали устаревшими, архаичными.
Наступила другая эпоха, эпоха информатики, глобального распростра-нения информационных коммуникаций, что потребовало и нового наполнения объема содержания термина «документ». В информатике документ стал рас-сматриваться как материальный объект, содержащий информацию в закреп-ленном виде. Под это определение попадает необъятное число объектов, в том числе и природных.
Поскольку документ используется во многих сферах жизнедеятельно-сти человека, то каждая из них предъявляет к нему свои требования, а также рассматривает его исходя из своей специфики. Поэтому наряду с широкой трактовкой бытуют и узкие трактовки документа. Например, терминологиче-ский словарь Библиотечное дело широкое определение документа конкрети-зирует таким образом: « В библиотечно-библиографической практике под до-кументом подразумеваются главным образом произведения печати, а также