Совершенствование кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом (на материалах……)

Кадровая документация  совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.
Независимо от организационно-правовой формы каждая организация должна вести кадровое делопроизводство в соответствии с нормами действующего законодательства. В настоящее время постановка учета кадров и ведение кадрового делопроизводства является обязательным условием эффективного управления кадрами любой организации. Неукоснительного соблюдения требований к документам по кадрам и личному составу требует действующее гражданское, налоговое и трудовое законодательство. Кроме этого, кадровое делопроизводство является немаловажной составляющей трудовых взаимоотношений, оно официально отражает отношения работодателя и наемного работника. Ведением кадровой документации в организациях занимается специальное структурное подразделение – кадровая служба, роль которой в настоящее время существенно возросла.
Актуальность темы работы обусловлена тем, что деятельность кадровой службы как никакой другой вид деятельности нуждается в правильно построенной системе делопроизводства. Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на предприятии связана с людьми как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы. Правильная организация кадровой деятельности может служить сокращению затрат на организацию документооборота.
Степень изученности темы. Проблемам кадрового делопроизводства посвящено множество трудов специалистов в области документационного обеспечения управления (ДОУ).
Вследствие подобного многообразия комплекс литературы в указанной сфере можно разделить по следующему принципу:
1. Исследования организации кадрового делопроизводства в целом.
2. Работы, посвященные документированию движения персонала.
3. Научные статьи, касающиеся правового регулирования отношений, возникающих в ходе работы с кадровыми документами.
Проблемы организации кадрового делопроизводства изучены с комплексной точки зрения, иными словами, рассмотрены различные стороны этой проблематики: раскрыты аспекты организации работы с кадровыми документами и документирования движения персонала. Изучена нормативно-правовая база кадрового делопроизводства, а также даны как ее объективный анализ, так и характеристика касательно применения ее на практике.
Цель – выявить направления совершенствования кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом (на материалах ПАО «РуссНефть»). Задачи:
изучить теоретические основы кадрового и делопроизводственного обеспечения в управлении персоналом организации;
провести анализ кадрового и делопроизводственного обеспечения в управлении персоналом на примере Ханты-Мансийском филиале ПАО «РуссНефть».
Объект  ПАО «РуссНефть». Предмет  кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (на материалах ПАО «РуссНефть»)



Глава 1. Теоретические основы кадрового и делопроизводственного обеспечения в управлении персоналом организации
1.1. Учет кадровых документов

Кадровое делопроизводство так же, как и общее делопроизводство, предусматривает учет документов предприятия, учреждения, организации (далее - предприятие). Одним из видов учета документов текущего делопроизводства, является их регистрация.
Регистрация документа дает ему юридическую силу, удостоверяя факт его образования или поступления на предприятие.
В соответствии официальным определением данным ГОСТ Р 7.0.97-2016, регистрация документов – это установленная форма записи данных о документе, фиксирующих факт его создания, получения или отправления [1]. Установленная форма предусматривает сведения о дате создания, подписания документа, краткое содержание, основание для создания (например, для приказов), адресата, и иные сведения подлежащие учету. Так, в журнал или книгу установленного образца, картотеку (бумажную или электронную) переносят реквизиты документа.
Регистрация документов необходима для быстрого поиска документа, контроля сроков исполнения, ведения справочно-информационной работы по документам.
Регистрация документов призвана также решать ряд иных задач:
- обеспечение сохранности документов,
- формирование дел в текущем делопроизводстве и архиве;
- придание документу юридической силы,
- формирование сведений о документообороте предприятия.
Регистрации подлежат документы, полученные электронными средствами связи, факсимильными и традиционной почтой. Не нуждаются в регистрации поздравительные адреса, пресса, реклама и брошюры, списки приглашенных и повестки совещаний.
Регистрация документов и учет объема документооборота позволяет правильно распределять документопотоки на предприятии, контролировать сведения о количестве всех видов входящих, исходящих и внутренних документов.
Одним из основных условий придания юридической силы документу является присвоение ему регистрационного номера. Только после регистрации приказ набирает силу, а письма получают официальный характер. При получении документа его регистрация необходима, как факт, подтверждающий получение письма организацией и отсчет времени для его исполнения.
Регистрация документов осуществляет независимо от способа их доставки, в службе делопроизводства или структурном подразделении, которое отвечает за регистрацию и предварительное рассмотрение документов.
Регистрация поступивших документов осуществляется в тот же день или день следующий. Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения [2].
Оформление регистрационных документов не закреплено каким-либо единым нормативно-правовым документом. Большинство министерств и ведомств издает локальные акты, которыми закрепляет количество, содержание регистрационных документов, порядок их ведения, хранения, учета и использования.
Примерная инструкция по делопроизводству в организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44 [3], устанавливает следующее понятие регистрационного номера документа – это присвоение цифрового или буквенно-цифрового идентификатора документа, который состоит из порядкового номера, по усмотрению организации дополненного буквенными индексами, закрепленными локальными актами организации [3; 9]. На документах составленных двумя и более организациями, регистрационные номера проставляются в том порядке, в котором организации указаны в преамбуле документа.
Поступивший документ регистрируется по установленной форме: регистрационный № и дата поступления «На №____от____».
Радел Примерной инструкции по делопроизводству, посвященный регистрации документов, закрепляет общие правила регистрации для организаций всех форм собственности. Для кадровой документации данные правила выглядят следующим образом.
Во-первых, регистрации подлежат все документы, которые требуют учета, исполнения и дальнейшего использования. В перечень кадровых документов, в том числе входят:
- положения о структурных подразделениях;
- должностные инструкции работников.
Положения о структурных подразделениях являются организационными документами предприятия, утверждаются приказом руководителя и являются приложением к данному приказу, т.е. неотъемлемой его частью.
Должностные инструкции работников не являются обязательным документом для предприятия. Однако в отличие от трудового договора, в должностной инструкции закрепляются детально задачи, квалификационные требования, функции обязанности, ответственность работника. Данный документ регулирует трудовые отношения между работником и предприятием, поэтому важен как для первого, так и для второго. При приеме на работу собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника с условиями его труда, объемом выполняемой работы, разъяснить его обязанности и права. Права и обязанности работника работодателю желательно закрепить в должностной инструкции, которая разрабатывается для конкретных должностей, предусмотренных штатным расписанием, или рабочих мест.[29]
Должностные инструкции:
- разрабатываются отделом кадров или руководителями структурных подразделений;
- подписываются руководителем структурного подразделения, начальником отдела кадров;
- утверждаются руководителем предприятия;
- согласовываются с юристом;
- доводятся до сведения работника под расписку.