Экспертиза ценности документов . Критерии и принципы . Оформление результата экспертизы

2.1.Критерии экспертизы ценности документов и оформление её результатов

Документ имеет большое значение в любой сфере жизни и деятельности человека. Любой создаваемый документ имеет ограниченный срок действия и, реализовав свои функции, делается невостребованным. Для определения сроков хранения документов создана экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документов - это исследование документов на основании признака их ценности для последующего определения сроков хранения документов и отбора их для внесения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
В настоящее время вопрос о сроках хранения документов становится более актуальным из-за ужесточения наказаний за неправильное уничтожение документов, а также частых проверок со стороны налоговой инспекции. Данный вопрос регулируется Федерльным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. За данным законом закреплено право Федерального архивного агентства и прочих государственных органов подготавливать и утверждать перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций с указанием сроков хранения .
Ценность документов является неравнозначной, существует процент документов, которые несут информацию важную для решения определенного задания или процедуры. Такая информация несет разовый характер, и после ее употребления, документы утрачивают свое значение. Существует информация, которая хранится на протяжении нескольких лет. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.
Предназначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», которые подлежат хранению в структурных подразделениях в дальнейшем. Так же документы, которые подлежат уничтожению, так как срок их хранения истек. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени заключающаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.
Экспертиза ценности проводится путем определения оценки документов, отбором на момент окончания их хранения в делопроизводстве и ожидается их передача в архив.
В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства, правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел.
Ценность документа определяется содержащейся в нем информацией, которая в свою очередь зависит от важности события, явления, факт, полноты их освещения, новизны и уникальности информации.
Среди управленческих документов можно выделить следующие группы:
документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений;
документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях;
документы по личному составу .
Документы, передаваемые в архив, должны быть правильно оформлены и иметь юридическую силу. При потере или порче подлинников в архив передаются заверенные в установленном порядке копии документов.
Для осуществления отбора и передачи документов в архив, а также для проведения работы по экспертизе ценности документов создается экспертная комиссия. Она формируется в соответствие с приказом руководителя организации, состоит из 3-5 человек, одним из которых должен быть ответственный за архив
Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен «Положением о центральной экспертной комиссии Министерства регионального развития РФ и ее персонального состава» от 18.01.2007 № 3.
На основе данного положения разрабатывается положение об экспертной комиссии определенной организации и утверждается ее руководителей. В положение определяется цель комиссии, порядок формирования, назначение и состав комиссии.
К основным задачам экспертной комиссии следует отнести:
формирование и проведение экспертизы ценности документов на этапе делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
формирование и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив;
формирование и проведение отбора и организации документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив .
Постановления экспертной комиссии принимается совместно большим количеством голосов на заседании. Заседания проводят организацией в соответствии с утвержденным планом работы экспертной комиссии и по мере необходимости могут проводиться 1-2 раза в год.
По завершению заседания экспертной комиссии составляется протокол, который подписывается председателем и секретарем комиссии. Постановления комиссии, которые зафиксированы в протоколе, принимаются в действие только после подписания протокола руководителем организации.

2.2.Перспективы развития экспертизы ценности документов

Опыт хранения электронной документации в Российской Федерации во много раз ниже, чем в западных странах, он стал накапливаться относительно с недавнего времени, максимум 15-20 лет назад. Сегодня любой крупной или же средней организацией (как частной, так и государственной) выделяются крупные суммы денежных средств на образование и дальнейшее поддержание своих электронных информационных ресурсов. Однако это электронная документация, которая имеет практическое значение лишь для органов власти, ведомств и организаций. Базы данных, выходящие из оперативного пользования, обычно пропадают. Наглядным примером этого является судьба баз данных, которые использовались в ведомствах в 1970-80-е годы и были утрачены в ходе смены технологических платформ или же административных преобразований.
Архивная служба Российской Федерации, а также федеральные и государственные архивы субъектов федерации только начали рассматривать вероятность комплектования электронной документации на постоянной базе. Опыт здесь почти отсутствует. Более подробно данные вопросы отражаются в «Основных правилах работы организаций» и «Основных правилах работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации». Но вопреки тому, что данные Правила содержат в себе определенные знания и опыт работы с электронной документацией в организациях, их рекомендации недостаточны для решения целого ряда проблем, проявляющихся при организации долговременного хранения электронной документации в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). Так, в них нет механизма обеспечения сохранности и подлинности электронной документации в долгосрочной перспективе, в то время, как вся система учета и описания должна быть ориентирована на решение именно данных задач. Отмеченные особенности электронной документации (взаимосвязь их компонентов и использование адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения) следует всякий раз учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или же обеспечение сохранности.
Таким образом, исходя из вышесказанного, можно сделать следующий вывод: проблема обеспечения аутентичности электронной документации в долгосрочных перспективах сегодня является одной из самых острых и сложных. Не существует четких рекомендаций по ее решению как в нашей стране, так и за рубежом. Можно рекомендовать только одно: не нужно на этапе делопроизводства формировать, а затем и хранить документы только в электронном виде, которые будут долгое время необходимы в использовании и обладают особой важностью. Возможны и одновременное создание и хранение этого официального документа на бумажных носителях.
Как показывает мировая практика хранения электронной документации, решение о том, какие именно виды документов, а также где и в каком формате их следует хранить, а когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования), должно быть принято не в последний момент перед приемом-передачей, а в период создания документов, а еще лучше во время разработки технического проекта информационной системы, в которой они будут образовываться.
Электронные документы являются распространенным инструментом управленческой практики. Набирают темпы процессы перехода от традиционных документов на бумажном носителе к электронным документам.