Разработка проекта внедрения, защищенного юридически значимого электронный документооборот с контрагентами (в коммерческой организации)

Введение

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для решения задач управления документами: хранение и обеспечение доступа, поиск, регистрация, согласование, контроль исполнения и пр. Требования заказчиков к системе в первую очередь зависят от вида деятельности организации: документооборот для государственного органа, банковской организации или архива различаются. Для государственных организаций наиболее важным является регистрация и контроль исполнения поручений по документам, для архивов важны возможности поиска и структурирования информации, для банков – работа с досье клиентов и интеграция с АБС (автоматизированной банковской системой). Функциональные возможности СЭД зависят также от размера организации: в небольшой компании один сотрудник регистрирует документы, а также отмечает факт их исполнения, и нет смысла в создании разных рабочих пространств и передачи документа между сотрудниками. В то же время в большой организации одни сотрудники занимаются регистрацией, другие согласованием, третьи исполнением и пр., что требует создания отдельных «рабочих пространств» и решения задачи разграничения доступа к документу. Фактически, одну и ту же реализацию функции «регистрации и контроля» нельзя использовать и в небольшой и в крупной компании: в небольшой потребуется выполнять «слишком много кликов», в крупной – невозможно обеспечить корректный доступ к документу. С учетом вышесказанного можно говорить о том, что универсальных решений для автоматизации работы с документами на самом деле не существует. Есть «базовый набор» функций, выполняемых СЭД, но реализация каждой функции будет зависеть от конкретного заказчика (сферы деятельности, размера организации, правил и регламентов и пр.)
Объект исследования – ООО «ТехМашСнаб». Предмет исследования – проект внедрения, защищенного юридически значимого электронный документооборот с контрагентами».
Цель исследования – разработать проект внедрения, защищенного юридически значимого электронный документооборот с контрагентами.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
– рассмотреть понятие системы электронного документооборота, классификация и архитектура;
– рассмотреть нормативно–правовое регулирование внедрения системы электронного документооборота;
– изучить особенности и основные этапы внедрения и использования СЭД;
– рассмотреть требования к системам электронного документооборота;
– провести сравнительный анализ рынка современных систем электронного документооборота;
– изучить электронная подпись для электронного документооборота;
– разработать процесс внедрения системы защищенного электронного документооборота в коммерческой организации.
Практическая значимость работы заключается в снижении трудовых и временных затрат за счет автоматизации управленческих процессов.












Глава 1. Аналитическая часть
1.1 Понятие системы электронного документооборота, классификация и архитектура

Система электронного документооборота (СЭД), или электронный документооборот (ЭДО), – программный продукт, с помощью которого можно автоматизировать работу с документами: создавать, передавать, согласовывать, изменять, утверждать, искать, хранить их.
Компании с внутренним электронным документооборотом в программе согласовывают договоры, приложения, служебные записки, распоряжения, отслеживают выполнение заданий сотрудниками. С помощью электронного документооборота с госорганами организации отправляют документы в ФНС, ПФР, Росстат, ФСС и т. д. Компании, которые используют ЭДО с поставщиками и заказчиками, в электронной форме обмениваются актами, накладными, счетами–фактурами, актами сверки и т. д.
Внедрить электронный документооборот можно с помощью интегрированного решения или отдельной программы. Первый вариант включает все этапы обработки документов – от подготовки до отражения операций в учете и хранения документов в архиве. Отдельная программа позволяет создавать и согласовывать документы, однако не передает их автоматически в учетную систему. В интегрированном СЭД сотрудники согласовывают договор, который затем автоматически попадает в бухгалтерскую программу, казначейство, формируется счет, заявка на оплату. Далее программа запускает согласование платежа, оплату, отправляет документ в архив, при необходимости позволяет извлечь из него.
Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно–аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.
С точки зрения программно–аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.
Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.
Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по управлению документацией и данными.
Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота. Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы. Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.
Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.
Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.
С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.
Модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных источников: бумажных документов, сканеров, почты, online –форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.
Модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.
Модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает распределение информации и документов по заданным правилам.
Модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.
Модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.
Модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления (например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.
Модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.
Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологи, степени интеграции и области применения.
В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:
– Клиент–серверные системы. В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность.
– Системы на основе баз данных. Эти системы, как правило, интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle . Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации.
– Системы на основе web технологий. Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений. Доступ к системе документооборота с рабочих мест пользователей может осуществляться посредством web браузеров.
– Системы на основе «облачных» технологий. Данные системы похожи по своей сути на системы с web технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг–провайдера.
В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:
– Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент–серверную технологию работы.
– Системы управления групповой работой. Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу.
Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы.
– Встроенные модули в составе информационных систем управления. Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают.
Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например, PDM системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации, и пр.