Коммуникационные барьеры в организации и способы их преодоления

1. Теоретические представления о коммуникации, барьерах и способах их преодоления
1.1. Коммуникационные барьеры и способы их преодоления

Коммуникации (от лат. communication – сообщение, связь) – это обмен, информацией, идеями, мнениями между субъектами взаимодействия. Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента.
Практически все организационные коммуникации в компаниях рано или поздно сталкиваются на своем пути с коммуникационными барьерами, которые мешают процессу эффективной коммуникации. Коммуникационные барьеры представляют собой преграды в получении информации, передаваемой по коммуникационным каналам, и в ее представлении и понимании. Так, можно выделить несколько основных коммуникационных барьеров, которые в большей степени влияют на организационные коммуникации :
• преграды, обусловленные восприятием;
• семантические барьеры;
• невербальные барьеры;
• неэффективная обратная связь;
• неэффективное слушание; сложные межличностные барьеры.
Для эффективных организационных коммуникаций необходимо преодолевать имеющиеся коммуникационные барьеры внутри компании. Есть несколько способов, с помощью которых это можно осуществить:
• Первый способ – Активное слушание – Оно включает в себя следующие принципы:
 не перебивать собеседника;
 постараться оградиться от сторонних помех;
 выразить симпатию собеседнику;
 вести себя сдержанно и спокойно при получении информации;
 задавать интересующие вопросы.
• Второй способ – Прояснение собственных идеи, мыслей, вопросов до того, как их озвучить.
• Третий способ – «Взгляд со стороны».
• Четвертый – Эмпатия и открытость.
• Пятый – Установления обратной связи.
• Шестой – «Открытые двери» – сотрудники могут прийти и поговорить с руководителем, менеджером, задать необходимые вопросы, поделиться проблемами, мыслями, высказать идеи и предложения.
Сейчас в век технологий, очень важно использовать все технические новшества для более быстрой и удобной коммуникации. Руководителю стоит обратить внимание на различные электронные виды связи – мессенджеры, почту, и позволить, как это требуется, сотрудникам использовать их для связи с руководителем или менеджерами для более результативной коммуникации в компании. Далее представлены новые способы преодоления коммуникационных барьеров и улучшения эффективности внутренней коммуникации :
• Запуск корпоративных социальных сетей,
• При подаче информации использовать инфографику и видео,
• Выстраивать восходящие и горизонтальные коммуникации,
• Открыто, подробно и доступно рассказывать о целях и задачах компании,
• Публикация новостного бюллетеня,
• Применение digital-инструментов,
• Создание сети Интернет для сотрудников.

1.2. Основные коммуникативные барьеры и способы их преодоления

Количество коммуникативных барьеров достаточно велико, рассмотрим и охарактеризуем пять основных или вернее наиболее часто встречающихся. Если человек сможет преодолеть или справиться с ними, то это достижение гарантированно улучшит количество и качество коммуникативных навыков.
Барьер №1. Осуждать / сравнивать / оценивать другого человека, а не то, что он говорит .
Прямой путь к тому, чтобы упустить суть сказанной информации. Так же это способ прикрепить к собеседнику неверный и необоснованный ярлык, который в дальнейшем «поможет» полностью исключить возможность эффективного взаимодействия.
Барьер №2. Собеседнику неинтересно.
Интерес и любопытство – это во многом процессы сознательные. Здесь речь идет не о лицемерии, когда человек притворяется заинтересованным. В данном случае речь идет о том, что участник коммуникации находится в режиме «автопилота». Он не анализирует, зачем нужна та или иная информация.
Барьер №3. Использовать технический или непонятный язык в неспецифических ситуациях.
Выражать свои мысли сложными понятиями в стандартных ситуациях, не связанных с сугубо профессиональными вопросами – это проверенный способ вызвать раздражения у собеседника.
Барьер №4. Давать советы.
«На твоем месте я бы…» вызывает защитную реакцию у собеседника, ведь совет – это демонстрация превосходства в интеллектуальном, профессиональном, личностном плане.
Барьер №5. Убрать все человеческое из общения.
Сухое официальное общение плохо работает даже в административных ведомствах. Отсутствие понимания и сочувствия в допустимых пределах снижает эффективность долгосрочной коммуникации почти до нуля.
Перейдем к методам преодоления указанных барьеров. Любой из этих инструментов требует практической апробации и длительных тренировок.
Разрушитель барьеров №1. Активное слушание. Правило А: Говорить в 2 раза меньше, чем слушать (по времени). Сокращайте фразы и давайте собеседнику больше возможностей для пояснения .
Разрушитель барьеров №2. Невербальное. Постарайтесь гармонизировать движения рук, ног, свою позицию в разговоре. Хорошо помогут сторонние съемки. Например, попросите приятеля поговорить с вами на какую-то тему и снимите все на видео. Затем проанализируйте и работайте над жестами, которые будут говорить о вашей закрытости, нежелании общаться или неуверенности в себе.
Разрушитель барьеров №3. Вопросы по контексту. Нужно научиться анализировать предложенную информацию. Все ли вам в ней понятно? Есть ли необходимость разъяснить «как?», «зачем?», «где?» и т.д.? Если да, то в большинстве случаев это значит, что вы активно слушали. При этом желательно, чтобы большая часть вопросов была открытой, т.е. не подразумевала ответы «Да» или «Нет».
Разрушитель барьеров №4. Уточнения. Спрашивайте и уточняйте, правильно ли вы поняли. Это позволяет вам полностью понять цели и мотивы собеседника и показывает, что вы действительно его слушаете.
Разрушитель барьеров №5. Осознанность. Без тренировки данного навыка не будут работать все вышеуказанные разрушители барьеров.
Воспринимайте информацию, а не говорящего. Наблюдайте за собой, корректируйте свои вопросы и речь в сторону упрощения и рационализации.

1.3. Понятие о коммуникации в организации

Коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи.
Существует много разных видов коммуникаций в организации. В первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании.
Виды корпоративных коммуникаций
а) нисходящие коммуникации, то есть коммуникации, которые направлены от руководителя к подчиненному;
б) восходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут от подчиненного к руководителю; как правило, это отчеты, обратная связь;
в) горизонтальные коммуникации – это коммуникации между сотрудниками, принадлежащими одному уровню организационной системы.
Методы повышения эффективности коммуникации
Для каждого вида коммуникации существуют методы повышения ее эффективности. Соответственно :
а) рабочий инструктаж, обратная связь по результатам деятельности, информирование и новости, социальная поддержка;
б) вопросы к сотрудникам, собрания сотрудников, политика открытых дверей, ответственный за разрешение трудовых споров, участие в социальных группах, умение активно слышать;