Организация документационного обеспечения в таможенных органах РФ

Актуальность темы исследования. Современный период характеризуется недостаточным вниманием органов власти к сфере регулирования делопроизводства: наблюдается отставание разработок документации нормативно-методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений в носителях информации. В связи с этим возникает необходимость установления единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах государственной власти. Поэтому нормативные правовые акты должны регулировать работу в системе электронного документооборота с использованием современных технологий.
Для повышения эффективности управления в органах власти была принята административная реформа. Прежде всего, это было направлено на создание оптимальной системы государственного управления, в результате чего увеличился рост нормативной, административной и прочей документации. В целях оптимизации работы с большим объемом информации существует необходимость упорядочения делопроизводства в органах государственной власти Российской Федерации.
Федеральная таможенная служба (далее - ФТС России) относится к федеральным органам исполнительной власти Российской Федерации и регулирует свою деятельность на основе федерального законодательства, поэтому для нее также характерны проблемы, связанные с организацией делопроизводства.
Эти факторы определяют актуальность выбранной темы и направление исследования, которое направлено на формирование рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в территориальных органах Федеральной таможенной службы России.
Степень изученности темы. Правовой аспект исследования ведения делопроизводства в органах государственной власти нашел отражение в работах А. В. Савоськин , А.В. Толкушкин , С.В. Шкиотов .
Проблема исследования заключается в том, что для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Объектом работы является организация документационного обеспечения.
Предмет работы – организация делопроизводства в территориальных органах ФТС России.
Целью исследования является разработка рекомендаций по совершенствованию организации документационного обеспечения в таможенных органах РФ.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
 изучить роль документационного обеспечения таможенных органов;
 провести анализ организации документационного обеспечения в таможенных органах РФ на примере Белгородской таможни;
 предложить пути совершенствования организации делопроизводства в территориальном органе ФТС России.
Теоретико-методологическая база исследования. Основой является системный подход, позволяющий исследовать структурные элементы объекта исследования, а также взаимосвязи между элементами исследования. Также стоит выделить процессный подход исследования. Он рассматривает организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, ориентированных на достижение разных целей на фоне меняющихся внешних условий.
При написании работы использовались следующие методы: анализ документов, кабинетное исследование, проектирование, анализ статистических данных, опрос, календарное, сетевое, ресурсное планирование, метод целевой декомпозиции.
Эмпирическую базу исследования составили: федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения .
Структура исследования. Работа состоит из введения, трех разделов и заключения, списка источников и литературы.
РАЗДЕЛ I. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ

Управление документами определяется как область деятельности, включающая в себя эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности.
Документальное фиксирование различных данных, касающихся деятельности организации, способствуют реализации функций управления. Эффективность деятельности организации и скорость принятия управленческих решений во многом зависит от качества и рациональности документационного обеспечения. Создание системы управления документами представляет собой один из важных элементов формирования организации, который оказывает значительное влияние на ее функционирование в целом .
Процесс управления конкретной системой включает в себя разработку управленческих решений, которые, в свою очередь, состоят из получения информации, ее обработки и принятия решений на основе полученных данных. Каждый из перечисленных этапов имеет документальное сопровождение. Для того чтобы решение было наиболее рациональным, информация, содержащаяся в документах, должна соответствовать определенным параметрам (например, актуальности, полноте, надежности и доступности).
Поскольку деятельность таможенных органов, как органов исполнительной власти, имеет свои особенности, связанные с жестким регламентированием, функционирование системы работы с документацией также имеет свою специфику. Деятельность таможенных органов в сфере документационного обеспечения представляет собой составление и оформление управленческих документов и дальнейшее их использование в таможенной деятельности.
Документационное обеспечение в системе таможенных органов отвечает за выполнение следующих задач:
1) документирование, которое включает в себя процессы по составлению и оформлению различной документации;
2) обеспечение движения документов между структурными подразделениями в процессе управления таможенной деятельностью;
3) организация работы с архивом документов .
Одной из особенностей делопроизводства в таможенной деятельности является жесткая регламентация нормативно-правовыми актами. К числу основополагающих документов, определяющих порядок реализации документационного обеспечения в таможенной системе, относят Приказ ФТС России от 09.07.2014 №1331 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации». Также определен орган, в зону ответственности которого входит контроль осуществления таможенного делопроизводства, а именно, Управление делами.
А структурное подразделение документационного обеспечения отвечает за организацию работы с документооборотом в отдельном таможенном органе. Типовая инструкция регламентирует работу с документами на бумажных и электронных носителях, охватывает формирование, использование и хранение данных. Поэтому документация, представленная на информационной платформе, также должна соответствовать положениям Стандартных инструкций по ведению учета и архивной работе в таможенных органах. Стоит отметить, что положения Типовой инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну .
Эта область таможенного делопроизводства регулируется специальными инструкциями по работе с конфиденциальной информацией. Эффективность любой организации, в том числе и таможенной, напрямую зависит от качества принимаемых управленческих решений. В свою очередь, скорость и правильность управленческих решений основаны на рациональной работе системы поддержки документации, поскольку любая необходимая информация фиксируется в документах .
Из этого следует, что значительную роль в создании эффективно функционирующего таможенного органа играет система документационного обеспечения, которая способствует рационализации документооборота в таможенной деятельности.
Таким образом, по данному разделу можно сделать следующие выводы:
1. Деятельность таможенных органов в сфере документационного обеспечения представляет собой составление и оформление управленческих документов и дальнейшее их использование в таможенной деятельности.
2. Документационное обеспечение в системе таможенных органов отвечает за выполнение следующих задач: 1) документирование, которое включает в себя процессы по составлению и оформлению различной документации; 2) обеспечение движения документов между структурными подразделениями в процессе управления таможенной деятельностью; 3) организация работы с архивом документов.
3. Одной из особенностей делопроизводства в таможенной деятельности является жесткая регламентация нормативно-правовыми актами.

РАЗДЕЛ II. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РФ НА ПРИМЕРЕ БЕЛГОРОДСКОЙ ТАМОЖНИ

В соответствии с Таможенным кодексом Евразийского таможенного союза основными задачи таможенных органов является :
 содействие осуществления единой торговой политики Таможенного союза,
 обеспечение исполнения таможенного законодательства Таможенного союза,
 совершение таможенных операций и осуществление таможенного контроля,
 взимание таможенных платежей и пошлин, контроль точности их исчисления и своевременности уплаты, принятие мер по их принудительному взысканию в пределах своей компетенции,
 соблюдения мер таможенно-тарифного регулирования и запретов и ограничений в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу,