Курсовая работа по Документационное обеспечение на тему Электронная почта как эффективный инструмент внутренней и внешней управленческой коммуникации организации

ВВЕДЕНИЕ

Общение неразрывно связано с деятельностью людей. Во внутренней и внешней управленческой коммуникации организации существует определенная система отношений на разных уровнях: взаимодействие сотрудника и пользователя, между собой в рамках корпоративной культуры профессиональной деятельности, взаимодействие с другими структурами.
Общаясь в деловом сотрудничестве со своими подчинёнными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления, но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы. Какое содержание в них вкладывает, в какой степени он их вообще учитывает в общении, он может как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.
Электронная почта (e-mail) – один из наиболее широко используемых способов деловой и личной коммуникации в Интернете. У нее много преимуществ по сравнению с обычными способами передачи сообщений, такими как традиционная почта или факсимильная связь. Значительно легче подготовить электронное письмо, чем, например, обычное письмо на бумаге. Таким образом, изучение возможностей электронной почты как эффективного инструмента внутренней и внешней управленческой коммуникации организации является актуальным и значимым для дальнейшего изучения.
Объект исследования – электронная почта как инструмент внутренней и внешней управленческой коммуникации организации.
Предмет – изучение возможностей электронной почты как эффективного инструмента внутренней и внешней управленческой коммуникации организации.
Цель – разработать рекомендации по улучшению применения возможностей электронной почты как эффективного инструмента внутренней и внешней управленческой коммуникации организации.
Задачи:
- изучить сущность делового общения;
- выделить возможности электронной почты во внутренней и внешней управленческой коммуникации организации;
- провести анализ ресурсов электронной почты как эффективного инструмента внутренней и внешней управленческой коммуникации Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №1.
Теоретической и методологической основой курсовой работы явились труды отечественных авторов, справочная и учебная литература, статьи и элементы публицистики.
Методы исследования:
– анализ учебной и справочной литературы;
– сопоставление полученной информации;
– создание выводов и заключений по проблеме исследования.
Курсовая работа состоит из двух глав. В первой главе рассмотрены теоретические аспекты организации деловых коммуникаций в организации. Во второй – проведен анализ ресурсов электронной почты как эффективного инструмента внутренней и внешней управленческой коммуникации Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №1.
Практическая значимость курсовой работы заключается в том, что выделенные направления применения электронной почты как эффективного инструмента внутренней и внешней управленческой коммуникации МБОУ СОШ №1, могут быть полезны студентам для дальнейшего изучения и практического применения.
 
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность делового общения

Ряд южноамериканских социологов утверждают, что под общением понимается механизм, при помощи которого становится возможным существование и развитие взаимоотношений между людьми – все знаки умственной деятельности совместно с методами их передачи в пространстве и сохранения во времени. Согласно данному утверждению общение включает в себя мимику, общение, жесты, тон голоса, слова, письменность, печать, железнодорожные пути, телефонную связь, и новые способы для завоевания пространства и времени. При этом, точной границы между средствами общения и внешним миром нет. Совместно с формированием внешней среды возникает система шаблонных знаков, предназначенная для идей, с нее наступает классическое развитие общения [4, с.85].
Исходя из вышеизложенной информации можно вывести точное определение понятия общение – это процесс общения и передачи информации между людьми, либо их группами в форме устных и письменных сообщений, языка, телодвижений и характеристик речи. Далее исходя из приведенного определения выведем цели общения:
- организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления;
- создавать процесс психологического и интеллектуального обмена управленческой информацией;
- устанавливать взаимосвязь между людьми в организации;
- формулировать совместное видение на внутреннюю среду организации.
- организовать общую работу коллектива с целью исполнения задач организации.
Общение разделить на следующие виды:
- организационное или межличностное общение – основаны на устном общении;
- общение, базирующиеся на письменном обмене информацией.
Межличностные общение разделяются на следующие виды:
1. Неофициальное или неформальные общение – осуществляется согласно установившейся системе личностных взаимоотношений между собеседниками.
2. Обычная информация, передаваемая по каналам неформального общения.
3. Официальные или формальные общение.
Формальное общение аналогично разделяется на виды:
- горизонтальное – предназначаются для координации передачи информации;
- вертикальные, предназначающиеся для передачи информации с одного уровня иерархии на другой.
Вертикальное общение, также можно подразделить на:
1. Восходящее – поток информации от низшего уровня к высшему (т.е. от исполнителя к руководителю). Этот вид передачи информации больше всего реализуется в форме докладов о работе и рационализаторских предложениях.
2. Нисходящие – это процесс передачи информации от управляющего к подчиненным. Такой вид представляет из себя инструктаж по исполнению тех, либо других заданий.
Говоря о видах общения следует особо отметить такие виды межличностного общения, как:
- вербальные (словесные);
- невербальные, базирующиеся на передаче информации, либо воздействие друг на друга через интонацию, жесты, мимику.
В работе современного руководителя часто возникают различные барьеры в процессе делового общения. Для того, чтобы общение было эффективным, менеджеру необходимо понимать и четко знать все особенности его формирования и ведения. Предпосылки значимости делового общения представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Значимость делового общения в работе менеджера [6, с.93]
№ п/п Определение значимости Описание
1 Успех любой консультационной службы зависит от общения. В любом начинании, включая двух или более человек, общение необходима для координации индивидуальных усилий.
2 Общение является основным средством выполнения различных организационных мероприятий Составление бюджета, к примеру, является исключительно важным информационным видом деятельности.
3 Руководители должны мотивировать других выполнять работу Эффективные руководители полагаются на слова, которые ясно и убедительно позволяют мотивировать подчиненных, коллег и начальников.
4 Изменение является универсальным аспектом деятельности всех организаций В конечном счете, общение лежит в основе всех методов введения изменений.
5 Общение часто оказывается одной из слабых сторон руководства Понимание коммуникационного процесса и различных барьеров на пути общение может содействовать усовершенствованию деятельности руководителя.
6 Общение важно для эффективных отношений вне организации Так как консультационная служба должна контактировать с клиентами, законодателями, представителями органов власти и управления, поставщиками средств производства, значимость должным образом организованной общение с внешними организациями не может быть переоценена.
7 Общение и коммуникации Общение предполагает обмен информацией, что составляет суть общение. Общение как передача информации предполагает, что тот, кто передал ее, лишается этой информации и не получает полноценной обратной связи. Передача информации происходит при общении равноправных, равноценных и свободных партнеров.

Даже если менеджер понимает всю важность делового общения, занимается его изучением и усовершенствованием, очень часто в процессе возникают так называемые коммуникационные барьеры –препятствия. Коммуникационные барьеры могут быть сгруппированы в следующие категории (рисунок 1).

КОММУНИКАЦИОННЫЕ БАРЬЕРЫ