История приказного и коллежского и министерского делопроизводства

Одним из ключевых вопросов, рассматриваемых специалистами при изучении истории становления и развития делопроизводства в России, является выделение хронологических подразделений, т.е. этапов в развитии и становлении делопроизводства, этапов, характерных и особенных в развитии сферы работы с документами. Традиционно специалисты выделяют шесть периодов в развитии сохранения документов, которые тесно связаны с развитием администрации
Период 1: Управление документацией в бывшем российском государстве. На ранних этапах развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV вв..) государственных институтов не существовало. Его функции выполняли отдельные чиновники и объединения, состоящие из очень ограниченного числа сотрудников. Единая система учета не требовалась самой административной системой. В этот период существовали различные направления в развитии делопроизводства:
- разработка форм документов;
- появление надежного места для хранения документов;
- обучение специалистов в области подготовки и обработки документов;
- появление технологии аутентификации документов;
- разработка языков документов.
Второй период: делопроизводство с XV по XVII вв.. Система государственного делопроизводства начала развиваться в период формирования централизованного Русского государства в середине XV вв.., и по мере усложнения административного делопроизводства для решения конкретных задач государственного управления был создан первый административный аппарат - приказ (княжеский и боярский: личные поручения великих князей князьям и боярам в их округе). Этот проект стал первым в своем роде. Особенностями развития делопроизводства в этот период являются.
Появились специализированные отделы по работе с документами:
- заказы по функциям;
- формирование структуры заказов;
- изменения в формате документов;
- разработка потоков документов.
Процедура подготовки документов в секретариате состояла в основном из следующих этапов:
- прием документов на экспертизу, их регистрация;
- подготовка «отчета» и ответ на него;
- рассмотрение и принятие решения;
- подготовка письменного заявления о принятом решении;
- отделение закрытых дел от текущих.
Этап 3: Система университетского делопроизводства XVIII вв.., характеризующаяся значительной рационализацией учета. Эти процессы были инициированы Петром I, который утвердил Генеральный регламент в 1720 гг.. Петр I утвердил Генеральный регламент и ввел новый тип учреждения – «Коллегию», в честь Коллегии, которая представляла собой систему делопроизводства. Особенностью этого периода было то, что документы регистрировались на протяжении всего процесса производства дела и впоследствии хранились в архивах. Все пакеты, адресованные в коллегиальную канцелярию, передавались дежурному сотруднику, который расписывался в получении и вручал их в их присутствии, не распечатывая. В университетском делопроизводстве кардинально изменилась форма документов. Многие из них разработали «общую форму». Появились документы с совершенно новыми названиями - векселя, облигации, отчеты, журналы, протоколы и переписка - и коллегии начали переписываться друг с другом. Коллегии общались между собой векселями, отправляли указы в подчиненные места и получали отчеты. В целом, ведение делопроизводства в коллегии характеризовалось значительным увеличением объема текста и формата.
Период 4: Система министерских секретариатов в XIX и начале XX вв. В этот период новые реформы в области управления и делопроизводства коснулись в основном верхних эшелонов власти, а также высших и центральных учреждений. Новая административная система была министерской. Министерство финансов, будучи специальным департаментом, в котором сосредоточена вся «бумажная работа», в итоге стало единой организацией.
«Составление писем (т.е. офисная работа)». Общее учреждение министерств" установило единый порядок «ведения дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Общий поток офисной работы теперь делится на следующие этапы в следующем порядке:
- передача файлов, так называемой производственной собственности;
- отправка дел;
- аудит;
- отчеты.
Таким образом, основными этапами работы с документами были: организация приема документов, направление их на исполнение, управление регистрацией и исполнением документов, отправка документов.
Пятый этап: бумажная работа советского периода. Октябрьская революция была направлена на демонтаж старых государственных структур. Высшим органом государственной власти являлся Всероссийский съезд СССР. В период между съездами исполнительным органом являлся Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет. Народный комиссариат (Совнарком) был первым народным правительством. Власть дворян, помещиков и купцов была заменена властью рабочих и крестьян.
Формирование советских государственных структур было синхронизировано с поиском новых для того времени форм делопроизводства: в 1920-е гг. развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на становление и развитие советского делопроизводства. Важное значение для развития советского делопроизводства имело создание в 1925 гг. при Народном комитете РКИ Государственного отдела организационного строительства (ОБОР). Важным для развития советского делопроизводства было создание Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) в 1925 гг. и Института технического управления (ИТМ) в 1926 гг. Эти организации работали в тесном сотрудничестве: МСЭ разрабатывал теорию, а Оргстрой воплощал ее на практике, воплощая в конкретные институциональные мероприятия; в 1931 гг. МСЭ подготовил Проект общих правил по документам и контролю документов, который ввел единые правила ведения учета на национальном уровне. была предусмотрена. Однако эти правила так и не были окончательно утверждены после ликвидации ETU в апреле 1932 гг.
С 30 сентября 1961 года Учрежденческая инструкция по делопроизводству Российской Советской Федеративной Социалистической Республики (РСФСР) стала использоваться в качестве основы для подготовки учреждениями РСФСР собственных инструкций по делопроизводству. Особое место в истории делопроизводства в СССР занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 года «О мерах по совершенствованию делопроизводства в СССР», в котором была поставлена задача создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в 1966 гг. как подразделение Бюро по государственному делопроизводству. Это было поручено ВНИИДАДу.
В сентябре 1973 гг. была утверждена Единая государственная система делопроизводства. Его основной целью было совершенствование организации делопроизводства на единообразной основе путем введения единых форм и методов работы с документами УСД устанавливал правила документирования управленческой деятельности, содержал рекомендации по организации работы с документами, определял основы организации труда делопроизводителей и механизации канцелярского труда. Внедрение компьютерных технологий в структуру управления привело к перепроектированию УСД: в 1988 гг. Главархив СССР утвердил вторую версию, названную Единой государственной системой управления документами (ЕСУД).
Государственный стандарт (ГОСТ) сыграл важную роль в повышении качества управленческой документации и общей культуры управления.
С внедрением компьютерных технологий в управление возникла необходимость придания юридической силы документам на пишущих машинках, был разработан и введен ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированная система документов». Придание юридической силы типографским и машинописным документам, созданным с помощью компьютерных технологий. Многие методические разработки, стандарты, ГОСТы и т.д. претерпели изменения, некоторые из них действуют до сих пор. Таким образом, именно в советский период были сформированы основы делопроизводства, которые стали движущей силой нынешних разработок и усовершенствований.
Период 6: Современное делопроизводство в настоящее время документация, организация и техническая оснащенность делопроизводства регулируются с нескольких направлений, в том числе посредством законодательства, стандартизации и создания нормативных и методических документов государственной деятельности. Действующее законодательство содержит значительное количество обязательных норм, правил и требований к созданию различных видов документов, их содержанию и текстовой структуре для документирования различных видов деятельности государственных и негосударственных организаций. Будущее управления документами неразрывно связано с электронными документами и новыми информационными технологиями, преимущества и недостатки которых позволяют выделить в нем новые черты, которых не было в предыдущие эпохи делопроизводства.

1.2 Реформа министерского делопроизводства

Проводя реформы начала XVIII вв., власть на уровне уездов не смогла организовать преобразования делопроизводственной службы и управления и не была готова к изменениям. В результате приказное делопроизводство сохранялось наряду с коллежским. Коллежское делопроизводство активно внедрялось и развивалось в центральном аппарате. На местах, например, в Яренском уезде Коми края, сохранялось приказное делопроизводство, а коллежское стало доминирующим лишь к середине XVIII вв.
Созданный в результате Петровских реформ 1708 - 1711 гг. институт губернаторов должен был заменить воевод и воеводское управление. Однако этого не произошло. Воеводы и воеводские управления были воссозданы в 1719 - 1725 гг., а в последовавших за этим указах 1727 гг. и «Наказе губернаторам, воеводам и их товарищам, по которому они должны поступать» 1728 гг. были прописаны основы местного управления. Вместо подьячих появились канцеляристы, подканцеляристы и архивариусы. Канцеляристы, подканцеляристы воеводской канцелярии, как и в предыдущее время, назначались воеводой. Изредка они могли избираться и самими канцелярскими служителями. Как и прежде, наблюдение за работой канцелярии воевода возлагал на своего товарища, а в случае отсутствия такового - на канцеляриста «с приписью». Кроме канцелярских служителей в воеводской канцелярии работали так называемые счетчики, обязанностями которых были ведение учета и хранение казенных денег и ценностей. В Яренском уезде основную массу канцелярских служащих по-прежнему составляли представители центральных районов страны.