Особенности организации хранения договоров личного страхования в страховой компании

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность работы обусловлена высокой значимостью ответственного отношения к хранению документов в страховой организации, особенно договоров личного страхования клиентов. Каждая страховая организация сегодня стремиться к тому, чтобы обеспечить высококачественную работу по привлечению клиентов и их обслуживанию, следовательно, хранение договоров страхования также является частью этой клиентской политики. Организации постепенно переходят к новым системам заключения и хранения договоров посредствам использования сети интернет, систем электронного документооборота, электронных подписей и облачных хранилищ данных. Современные страховщики – это надежный партнер для клиента и каждая организация обязана соблюдать требования законодательства по обеспечению сохранности документов, контролю за их заведением и уничтожением.
Объект исследования – страховые документы. Предмет исследования – меры хранения и контроля за сохранностью страховых документов личного страхования.
Целью работы является анализ системы хранения договоров личного страхования в страховой организации и системы хранения документов страховщика. Основными задачами выступают:
1. изучение нормативного и правового управления и контроля за сохранностью документов;
2. изучение порядка хранения документами страховой организацией;
3. особенности хранения договоров личного страхования.

 
1. Нормативное и правовое регулирование хранения документов
По закону хранить документы нужно даже после того, как договоры исполнены, а бизнес с партнером закончен. Это относится ко всем документам компании: документам налогового учета; персонал; бухгалтерский учет.
Их нужно хранить, чтобы их можно было подать в любое время по требованию налоговой службы. Кадровые документы хранятся в случае, если информация о бывших сотрудниках необходима, например, для подтверждения стажа или восстановления трудовой книжки.
Каждый вид документа имеет собственные периоды хранения в зависимости от степени важности. Они перечислены в перечне, утвержденном приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года.
Просмотр периодов хранения документов в списке
Можно выбрать документы временного и постоянного хранения.
Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после завершения оформления документов по ним. Например, вы заключили контракт с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения рассчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 года - года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
Или другой пример: перевод убытков от прошлых налоговых периодов на их учет в текущем. Убытки можно откладывать надолго - 5 или даже 10 лет - и все это время нужно хранить первичные документы, подтверждающие доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания переведет весь убыток.
В таблице показаны типы документов с периодами хранения.

Таблица 1 – Сроки хранения документов [4]