Учёт документов

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования определяется тем, что обеспечение сохранности документов является основной задачей государственных архивов. Сложность решения проблемы определяется тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а возможности реставрации остаются скромными. Современный подход к решению этой проблемы основан на принципе постепенного перехода к дифференцированному, выборочному принципу обеспечения сохранности архивных документов с учетом их ценности и физического состояния.
Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80 % ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной степени подвергаются воздействию различных факторов, вызывающих необратимое изменение свойств материалов - старение. Массовое уничтожение документов, находящихся на длительном хранении, обусловлено актуальностью проблемы обеспечения сохранности и сохранности денежных средств. Около 25% книг в РНБ требуют консервации . Аналогичная ситуация наблюдается и в других библиотеках России.
В фондах библиотек, музеев и архивов хранятся издания и рукописи, выполненные преимущественно на бумаге, которая в процессе хранения и использования неуклонно портится. Целью хранения является снижение воздействия неблагоприятных факторов и повышение долговечности документов. В различных странах мира идет интенсивный поиск современных технологий, обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумаге.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится большое количество документов, свидетельствующих о многообразной деятельности народа. Обеспечение их долгосрочной сохранности является главным приоритетом для архивистов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.
Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема документов, хранящихся в архиве, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основа распределения приоритетов основана на двух критериях: ценности документов и признаках физического состояния, угрожающего их безопасности (малая потенциальная долговечность).
Комплекс мер, направленных на создание нормативных условий, соблюдение нормативных режимов и правильную организацию хранения архивных материалов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, гарантирует сохранность архивных документов в архивах.
Степень изученности темы. Есть много исследований, которые показывают разные аспекты этой темы. Каждый автор представляет ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет взглянуть на полученную информацию с разных сторон, что помогает получить более объективные знания по предмету.
Горфейн Г.М. в своем исследовании «Архивные исследования» показаны не только условия хранения архивных документов, но и история архивного дела в России, а также организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации .
Труды Охотникова А.В. «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов . Статьи Алексеевой Е.В. «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы . В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.
Целью данной работы является исследование учета документов в архиве.
Задачи работы:
- рассмотреть понятие системы учета документов в государственном (ведомственном) архиве;
- определить общие требования к учету документов;
- обозначить систему учетных документов архива;
- выявить порядок ведения основных учетных документов.
Объект исследования - учет документов в архивах.
Предмет исследования - процесс развития учета документов
При изучении темы курсовой работы был использован Регламент государственного учета документов АФ РФ , ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» . Основные правила работы государственных архивов РФ. Статьи доцентов РГГУ Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М., Осичкиной Г.А., опубликованные в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» в рубрике архивное дело. На сайте «Архивы России», указаны справки о развитии системы автоматизированного центрального государственного учета документов.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка источников и литературы.