Анализ документооборота учреждения ( на примере конкретного учреждения)

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях функционирования предприятий, вовлеченных в активный процесс формирования как внутренней среды своего пространства, так и внешних взаимосвязей с другими компаниями, потребителями и обществом, важное значение приобретает организация эффективной циркуляции информации между различными субъектами. Основная роль информации заключается в установлении связей между различными объектами и субъектами, действующими в обществе, так и оформление, и выявление воли и целей функционирования каждого участника в отдельности. Таким образом, для того чтобы обеспечить оптимальные взаимосвязи между различными элементами этой сложной системы, необходимо правильно представить исходящую информацию, которая принимает вид важной документации.
В документоведческой науке сущность документа определяется как совокупность различной информации, закрепленной на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданной на предприятии с целью передачи данной информации в пространстве и времени.
Таким образом, актуальность данной темы заключается в том, что важная цель создания документов на современных предприятиях заключается в хранении и передаче социальной информации во времени и в пространстве. Именно документы организуют, систематизируют информацию, представляют ее в фиксированном виде.
Предметом данной работы выступают документы и их оборот на современных предприятиях.
Целью работы выступает комплексный анализ документов, использующихся на предприятии, их признаков и отличительных свойств.
В связи с этой целью ставится ряд основных задач:
 раскрыть понятие и сущность документов,
 выявить основные функции и роль, использующихся на современных предприятиях документов,
 проанализировать отличительные свойства документа,
 исследовать информационную составляющую документов и основных его видов.
Работа состоит из двух частей. Первая глава посвящена теоретическим основам и понятию документа, основным его признакам, функциям и роли, которую он выполняет на современном предприятии. Во второй главе приводится анализ документооборота в "Управление образования город Ухта".
Для раскрытия данной темы были использованы исследования различных авторов в области документооборота на современных предприятиях, бухгалтерские порталы и ресурсы Интернет.
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СОВРЕМЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
1.1.Понятие, сущность, виды и функции документов
Документ является сложным объектом, представляющим собой единство информации, циркулирующей на предприятии, и материального (вещественного) носителя для нее. Сущность понятия документа может быть выражена при использовании системного подхода, который в методологии наук разрабатывает средства, методы исследования сложноорганизованных объектов таких, какой является любая система.
Таким образом, документ представляет собой сложноорганизованную систему как множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей, представляющих в своем единстве определенное целостное образование. Элементом является предельная единица деления документа. Совокупностью же этих элементов, выполняющих функции, необходимые для существования всей системы, выступает подсистема.
Если сложной системой является сам документ, то его подсистемы тесно связаны с понятием информационной и материальной (вещественной, субстанциональной) составляющей, а также с конструктивными элементами документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенными в сложное целое [8, c.126]. Подсистемой документа является и текст, который состоит из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа можно назвать его заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п.
Таким образом, документ как целое представляет собой единство составляющих его элементов и подсистем. Представление документа как сложной системы отражено на Рисунке 1.1.