Нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления в Российской Федерации.

ВВЕДЕНИЕ

Государственные учреждения, в целях реализации и выполнения поставленных перед ними задач, должны формировать обязательное и четкое документационное обеспечение. При этом важно понимать, что эффективность документационного регулирования и порядка формирования информации, способствующей тщательно подготовить и спланировать выполнение возложенных задач на государственное управление осуществляет обеспечение качества не только производства, а также активного развития организаций.
В современном развитии документооборота, необходимо тщательно изучать всю доступную и необходимую информацию, в целях упорядочивания документов и выполнения служебных обязанностей. При этом именно спланирована организация работы по комплектованию и хранению документов, позволяет оценить не только качество реализуемого производства, но также и компетентность работников, которая и определяет уровень управленческого аппарата.

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Понятие к документационному обеспечению управления

Документационным обеспечением управления, является вся деятельность какой – либо организации управления, которая непосредственно направлена на обеспечение документационных функций в управлении.
В системе делопроизводства выделена функция по документированию, которая направлена на формирование и создание документов, а система документооборота включает в себя все непосредственное движение и реализацию документов, а порядок и сроки хранения относятся к архивному делу.
Документационное обеспечение, для самого управления является базовой основой получения и предоставления информации для управленческих органов, в целях привлечения необходимых задач для стратегических решений и осуществления контроля для их выполнения.
Объектом полного документационного обеспечения управления, является как некоторые виды документов, определяющие отдельное комплектование, так и все, действующие в организации. При этом способом осуществления такой деятельности, являются правила и требования по созданию, формированию, передвижению и хранению документов, которые устанавливают определенные стандарты и нормативно – правовые акты.
Основными задачами документационного обеспечения управления, являются:
- обеспечение в документах общей характеристики о деятельности и иных процессах управления организации,
- осуществление необходимого порядка использования и создания документов, соблюдая необходимые правила.
Вся работа с документами должна быть настолько организована, чтобы не возникала необходимость активного вовлечения работников в их формирование, чтобы весь трудовой процесс, был направлен исключительно на производство.
При этом каждая организация, предусматривает для себя более удобный порядок, осуществления процесса документооборота. Существует централизованная форма документооборота, при которой все документы создаются и хранятся в созданном для этих целей отдела. Форма делопроизводства в качестве децентрализованного вида документооборота, предусматривает распределение работы с документами по всем структурным подразделениям организации. Смешанная же форма делопроизводства, предусматривает создание и хранение документов, как в едином отделе, так и распределение по подразделениям одновременно.
Каждое предприятие самостоятельно выбирает использование формы документооборота, с учетом особенностей, потребностей и удобства организации.
Для того, чтобы работа с документами была организована должным образом и осуществлялась в полном объем, необходимо соблюдать некоторые принципы:
1. Четкость в передвижении документов, которая определяет порядок движения документации, без каких – либо проблем и препятствий.
2. Непрерывное взаимодействие с документами, обеспечивает постоянное их использование и создание в установленные сроки, что является в первую очередь способностью работников распределять одинаковый объем работы с ними.
3. Регулярное создание и обработка документов, соблюдая определенные сроки работы с ними, которая способствует качеству обеспечения данного принципа, на основании создания конкретной инструкции по делопроизводству в организации.
4. Обеспечение порядка в выполнении работниками тех документов, которые не пересекаются и не дублируются, для чего необходимо строго соблюсти выполнение должностных обязанностей всеми работниками.

1.2. Требования к организации и технология документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления (или, как его еще называют, делопроизводство) — это такая область деятельности в рамках конкретной организации, которая обеспечивает документирование и полную организацию работы с различными документами.
Документационное обеспечение — это обязательный, важный аспект работы, стороны деятельности любого предприятия: в любой организации составляются и в дальнейшем принимаются необходимые документы, которые включают в себя: итоги деятельности, финансовое состояние организации в конкретный период времени, взаимодействие с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. д.
Иными словами, подобные документы отражают все стороны деятельности предприятия в письменной форме, в виде конкретных документов. На документы возлагается важнейшая функция — обеспечение управленческих функций в рамках организации. Документы включают в себя различные планы, показатели деятельности и иную, не менее важную, информацию.
Таким образом, именно порядок работы с документами в организации во многом определяет в целом оперативность и качество решений, которые принимаются в данной компании, а также становится возможным сделать вывод об эффективности реализации данных решений. Работа с документами — немаловажная составляющая управленческого процесса. Все операции с документами оказывают влияние на эффективность управления в целом. Стоит отметить, что принятие управленческого решения состоит из ряда связанных между собой этапов, среди которых:
− получение исходной информации;
− переработка исходной информации;
− глубокий анализ переработанной информации;
− подготовка проекта управленческого решения;
− принятие данного управленческого решения.
Так, названные этапы принятия решения наиболее тесно связаны с документационным обеспечением процесса управления. Для того, чтобы извлечь из деятельности положительный экономический эффект важно, в первую очередь, качественно извлечь, обработать и интерпретировать информацию. При этом стоит отметить, что информация может быть разная. В том случае, если в организации процесс работы с документами находится на неудовлетворительном уровне, то в значительной степени снижается качество управления, так как оно напрямую определяется качеством информации особенностями ее передачи, обработки и т. д. Кроме того, процесс управления определяется четкостью поиска, хранения и использования имеющихся документов.
Как правило, перед делопроизводством в организации стоит три четкие задачи, среди которых:
− документирование — данный процесс подразумевает под собой составление, оформление, согласование и изготовление документов.
− работа с соответствующими документами в рамках управленческого процесса — это, в первую очередь, обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов.
− приведение архива документов в единую систему.
Что касается функций, которые выполняются процессом работы с документами в учреждении, то среди них можно выделить следующие:
− утверждение единого порядка документооборота в организации;
− обработка входящих и исходящих документов;
− регистрация и учет документов (внутренних, поступающих и отправляемых);
− приведение имеющихся документов в единую систему, а также их хранение и использование;
− работа с обращениями от граждан;
− обеспечение необходимой степени информационной защиты.
Стоит отметить, что в том случае, когда предприятие расширяется, в том числе, увеличивается и численность его сотрудников, все более актуальным становится вопрос эффективности документационного обеспечения (оптимизации документооборота).

ГЛАВА 2. НОРМАТИВНО – ПРАВОВОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

2.1. Методика исследования системы документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления (ДОУ) является одной из наиболее важных задач в области поддержки основной деятельности организации. От эффективности ее реализации зависит оперативность и своевременность принятия и исполнения решений.
Необходимость обследования деятельности, связанной с документационным обеспечением управления чаще всего возникает в нескольких случаях.
Во-первых, когда компания активно развивается, создаются новые подразделения, качественно и количественно увеличивается объем документооборота.
Во-вторых, когда компания активно не развивается, а руководство организации чувствует, что система управления работает неэффективно.
В-третьих, когда стоит задача автоматизации документооборота на предприятии. Довольно часто третья ситуация следует после одной из предыдущих.
Для того чтобы понять, как на самом деле осуществляется документооборот на предприятии, какие процессы реализуются, кто за них отвечает, кто участвует, какие документы создаются и используются необходимо провести обследование документационного обеспечения управления.
Его целью является описание, анализ процессов ДОУ для последующей их оптимизации, стандартизации и, возможно, автоматизации. Его можно проводить собственными силами, задействовав сотрудников отдела качества и службы ДОУ, а можно нанять консалтинговую (консультационную) компанию или независимого консультанта-аналитика. Это зависит от целей и масштаба проблем. Если речь идет об автоматизации документооборота, то целесообразнее с обследованием обратиться к компании, которая потом и будет внедрять систему электронного документооборота.
В данном случае сотрудники отдела качества и службы ДОУ будут являться основными лицами, чья деятельность будет обследоваться независимыми, «свежими» консультантами-аналитиками. Активное участие сотрудников этих подразделений, высказывание своих идей и пожеланий по поводу оптимизации процессов и требований к будущей СЭД может оказать большую пользу и позволит повысить эффективность внедряемой системы. Выделяют несколько этапов обследования ДОУ:
- Определение границ исследуемого объекта.
- Сбор и анализ документов, регламентирующих деятельность в области ДОУ.
- Интервьюирование и анкетирование сотрудников, обеспечивающих и участвующих в процессах ДОУ.
- Описание и анализ процессов ДОУ.
Определение границ исследуемого объекта Определение границ исследуемого объекта позволяет четко ограничить перечень процессов, которые необходимо обследовать. Например, если речь идет об обследовании деятельности службы ДОУ, то исследуются такие процессы, как регистрация, рассылка документов, контроль исполнения. Если речь идет об обследовании документационного обеспечения управления в целом, то тогда затрагиваются еще процессы, связанные с движением документов, а значит нужно опросить практически все подразделения на предмет их участия в документообороте организации.
Сбор и анализ документов, регламентирующих деятельность в области ДОУ Изучение нормативно-правовых, организационно-распорядительных, информационно-справочных и иных документов, регламентирующих ДОУ, позволит выявить пробелы, противоречия и несогласованность в документах, которые негативно влияют на эффективность документационного обеспечения управления в целом.
На данном этапе целесообразно получить следующие сведения:
- описание структуры целей и задач подразделения, отвечающего за ДОУ в организации (далее – служба ДОУ);
- организационно-штатную структуру организации в целом и подразделения, отвечающего за ДОУ;
- организационно-правовые документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений организации, участвующих в ДОУ;
- перечень действующих, разрабатываемых и внедряемых информационных систем, (например, системы электронного документооборота) с описанием их функциональных возможностей.

2.2. Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления

Нормативно-методическая база ДОУ -— это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.
Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Нормативно-методическая база ДОУ включает:
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
2. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
3. Государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
4. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
6. Государственные стандарты на документацию;
7. Унифицированные системы документации;
8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов
Нормативно-правовые документы, регламентирующие ДОУ — законодательная основа взаимодействия организации как с органами власти, финансовыми структурами и контрагентами, так и с персоналом.
Основные нормативно-правовые документы и в первую очередь это — Конституция. Есть достаточно распространенное мнение, что роль Основного закона государства в деятельности обычной фирмы незначительна. Но это поверхностный взгляд. Все законы, которые регулируют предпринимательскую деятельность так или иначе основаны на Конституции. Это и сама свобода предпринимательской деятельности, и выбор места этой деятельности и т.д. Защита прав в административных органах и в суде также основана прежде всего на Конституции.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время в России констатируется постоянное увеличение документооборота в организациях, которое осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ.
При анализе состояния системы документооборота можно получить информацию о его объеме, качестве и количестве потока документов, определить загрузку документационной текучести организации в целом, а также в ее отдельных структурных подразделениях.
В каждой организации, важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, в связи с тем, что это прямо влияет на качество принятия управленческих решений