Становление и развитие документоведение как научная дисциплина

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования документоведения как научной дисциплины обусловлена
расширением международных связей, постепенная интеграция России в мировое
информационное пространство оказывает влияние на традиции документирования и
состав документов. Широкое распространение персональных компьютеров и
современного программного обеспечения приводят к изменению технологии составления
и редактирования документов и появлению электронных документов.
В сфере организации работы с документами традиционные «бумажные» технологии
медленно, но верно вытесняются новыми, электронными. Все эти сложные процессы
требуют научного обоснования и нормативно- методического обеспечения.
Возрастающие практические потребности стимулируют дальнейшее развитие
документоведения как комплексной научной дисциплины. Если вопрос о том, насколько
успешно современное отечественное документоведение справляется с возникающими
прикладными проблемами, остается открытым, то с утверждением, что российское
документоведение переживает новый этап своего развития, сложно не согласиться.
Глава 1. Документоведение как научная и учебная дисциплина
В 1975 г. во Всесоюзном научно-исследовательском институте документоведения и
архивного дела состоялся специальный теоретический семинар «Теоретические проблемы
документоведения». Ведущие документоведы страны высказали различные точки зрения,
давая определение документоведения как научной дисциплины, определяя объект,
предмет, основные задачи документоведения. В. Н. Автократов, В. Д. Банасюкевич, А. Н.
Сокова предлагали рассматривать документоведение как комплексную интегрированную
научную дисциплину, возникшую в результате развития теории и практики
делопроизводства как формы управленческого труда. Сторонники этого определения
считали, что документоведение разрабатывает способы создания документов, принципы
организации документооборота, принципы построения систем документирования, изучает
закономерности образования документов и документных систем в их историческом
развитии. В качестве объекта документоведения ими рассматривались преимущественно
управленческие документы, хотя прямо об этом и не говорилось [1].
П. В. Веселов в качестве объекта документоведения рассматривает всю совокупность
документов. М. Т. Лихачев по поводу объекта документоведения не высказывался, но
ориентировался на управленческие документы, поскольку прямо выводил
документоведение из делопроизводства[2]. Я. З. Лившиц однозначно рассматривал
документоведение как теорию делопроизводства, определяя ее как дисциплину, которая
рассматривает проблемы определения роли и места делопроизводства в аппарате
3
управления, функции документов в управленческой деятельности, значение
функциональных и отраслевых систем документации для рационального построения
документирования3. В ходе семинара выявилось отсутствие единой позиции по основным
теоретическим проблемам документоведения, нечеткость основных посылок, отсутствие
концепции развития этой научной дисциплины.
Прошло более 35 лет. Несколько десятков высших учебных заведений на исторических,
библиотечных, экономических, управленческих и иных факультетах обучают студентов
специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». В
последние полтора десятилетия издано не менее десятка учебников и еще больше учебных
пособий, в названии которых присутствует слово «документоведение». Отдельные
аспекты документоведения активно обсуждаются на страницах специальных
периодических изданий и на научных конференциях. Вместе с тем до сих пор нет
единства мнений документоведческого сообщества по важнейшим теоретическим
проблемам документоведения. Комплексное, конструктивное обсуждение назревших
проблем теории документоведения представляется в связи с этим не менее актуальным,
чем в предшествующие периоды. Особенно остро наличие многочисленных нерешенных
теоретических проблем ощущают преподаватели, разрабатывающие в соответствии с
новым стандартом образования ведущие курсы документоведческого блока. Например,
приступая к рассмотрению со студентами магистратуры практически любой темы курса
«Теоретические проблемы документоведения», преподаватель вынужден предупреждать о
наличии более или менее широкого спектра мнений по изучаемой проблеме. Несомненно,
это вносит в занятия элемент творчества (если не сказать интриги), дает возможность
рассматривать и критиковать различные точки зрения, формировать и отстаивать
собственное мнение. Автор не берет на себя смелость определять подобный опыт как
исключительно позитивный или исключительно негативный. Но зачастую подобный
«проблемный» подход представляется единственно приемлемым в условиях отсутствия
общепринятой теории. Как уже отмечалось, в 1990—2000 гг. появилось значительное
количество методических пособий, ориентированных в первую очередь на работников
делопроизводственных служб, секретарей, руководителей небольших организаций и
других управленческих работников, которым приходится заниматься теми или иными
аспектами документационного обеспечения. Ряд пособий адресован непосредственно
студентам, обучающимся по специальностям и направлениям, требующим знаний и
навыков в сфере документирования и организации работы с документами. Некоторые из
этих изданий, как явствует из названий, претендуют на статус пособия или учебника не
только по документационному обеспечению управления, но и по документоведению. К
сожалению, большинство этих изданий таковыми не являются, поскольку посвящены
главным образом вопросам организации и технологии документационного обеспечения
управления и лишь в малой степени затрагивают теоретические проблемы. Более того,
зачастую их авторы или составители безапелляционно излагают весьма спорные суждения
по теории документоведения. В отдельных наименее удачных изданиях материал
излагается столь нечетко, что в представлении студентов практически смешиваются
понятия «документоведение» и «документирование». В должной мере не восполняют этот
пробел и столь любимые современным студенчеством электронные ресурсы. Все это
свидетельствует о том, что сохраняется нарушенный баланс между теоретическими
исследованиями и прикладными разработками в пользу последних. По мнению ведущих
российских документоведов, отставание в разработке теоретических вопросов
документоведения обусловлено следующими основными причинами.
Во-первых, в России достаточно узок круг исследователей, занимающихся
теоретическими проблемами документоведения. В конце 1990-х — начале 2000-х гг.
наблюдается отток кадров, в первую очередь молодых, из сферы научных исследований в
области документоведения и архивоведения. Одной из основных причин этой тенденции
является отсутствие соответствующего финансирования.
4
Глава 2. Основные понятия ДОУ
Документационное обеспечение управления - это практическое направление
деятельности, обеспечивающее процесс документирования и организацию работы с
документами. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Документ представляет собой:
1) Носитель информации, необходимой для принятия управленческих решений;
2) Материал для справочно-поисковой и исследовательской работы;
3) Средство доказательства законности в суде, органах следствия, арбитраже.
Организация работы с документами – это приём, первичная обработка, контроль,
хранение, подготовка к сдаче в архив и использование их в практике. Поэтому на любом
предприятии необходимо разработать единый порядок работы с документами. В процессе
управления, будь то государственный уровень или отдельная организация, неизбежно
требуется создание многих видов управленческих документов. Без них невозможно
решение основных задач управления - планирования, учета, финансирования и др.
Именно в документах фиксируется информация, имеющая юридическую силу, служит
основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров или
рассмотрении трудовых конфликтов в суде. Многие виды документов предприятия
обязаны предоставлять для проверки в органы Государственной налоговой инспекции.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность,
представляют определенную историческую ценность, подлежат сдаче в государственный
архив. Практически все функции управленческой деятельности находят своё отражение в
конкретных документах. Поэтому очень важно, чтобы созданный документ
соответствовал нормативно-методическим требованиям по делопроизводству.
Нормативно-методическая база в области делопроизводства.
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г.
– содержит единые требования к документированию и службам ДОУ.
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти от 27.01.2006 № 7418 включает правила составления организационных,
распорядительных и справочно- информационных документов, а также порядок
организации работы с ними.
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков их хранения от 06.10.2000 - содержит сроки хранения
документов. - Основные правила работы ведомственных архивов – раскрыт порядок
формирование дел, составление номенклатуры дел и правила подготовки документов к
передаче в архив.
Отраслевая инструкция по делопроизводству и инструкция конкретного предприятия –
устанавливает единую систему делопроизводства в конкретном ведомстве и
подведомственных предприятиях.
Основным направлением совершенствования документационного обеспечения
управления является унификация и стандартизация. Унификация – приведение чего-либо
к единообразию, к единой системе, форме. Стандартизация - процесс установления и
применения стандартов, которые устанавливают нормы, правила и требования к объекту
стандартизации. Применение стандартов способствует повышению качества
составляемых документов. Результатом работы по унификации являются виды
унифицированных систем документации. В РФ разработаны такие унифицированные
системы, как: - организационно-распорядительной документации; - финансовой, учётной
и отчётной бухгалтерской документации бюджетных организаций; - учётной и отчётной
документации предприятий; - документации по труду; - банковской документации и
другие. Данные системы необходимы, чтобы снизить затраты времени на
документирование информации и сокращения количества документов. Унифицированная
5
система документации состоит из взаимоувязанных общероссийских унифицированных
форм документов, обеспечивающих документированное представление информации по
основным видам хозяйственной деятельности. Разработчиками унифицированных систем
являются федеральные министерства, службы возглавляющие ту отрасль деятельности,
документы которой унифицируются. Унификация и стандартизация документов позволяет
составлять трафаретные тексты для типовых документов. Применение стандартов
обеспечивает:
- Оперативное и качественное составление документов.
- Возможность применения средств механизации и автоматизации.
- Юридическую силу документа.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, чтобы обеспечить: -
юридическую силу документов; - качество документов; - оперативное и качественное их
исполнение. Правила составления и оформления реквизитов, а также место их
расположения должен соответствовать ГОСТ Р 6.30 – 2003. Данный стандарт
устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению, а также требования к
бланкам и оформлению документов. Каждый документ, не зависимо от его назначения,
включает в себя определенные элементы, которые называются реквизитами. Различные
виды документов имеют свой набор реквизитов, которые должны соответствовать
требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Всего существует 30 реквизитов. Реквизиты можно
подразделить на основные (обязательные) и дополнительные. К основным относятся –
автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер,
текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело[11].
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Авторы не только научных работ и журнальных публикаций, но и учебных пособий
зачастую используют определения, не зафиксированные в стандарте. Терминологическое
разнообразие ведет к коммуникативным помехам, создает проблемы в организации
обучения студентов. Яркий пример несовершенства терминологии — отсутствие четкого,
однозначного и общепринятого определения базового термина «документ». В различных
нормативных документах приводятся разные (далеко не однозначные) толкования этого
ключевого понятия. Приведенное в действующем терминологическом стандарте15
определение документа разделяется далеко не всеми специалистами. Недостатки этого
определения справедливо критикуются в журнальных публикациях и на научных
конференциях.