Структура архива

С быстрым развитием обработки информации в современном обществе интерес к организации хранилища информации чрезвычайно возрос. Документирование информации является необходимым условием для ее включения в информационные ресурсы и осуществляется в соответствии с процедурами, установленными официальными органами, ответственными за ведение учета и стандартизацию документации.
В 1708 году была проведена реформа местного управления, и государство было разделено на регионы. Центральным органом, отвечающим за городское управление, был комиссар, а в регионах были созданы городские магистраты.
Следовательно, эти преобразования оказали влияние на формирование архивного дела. Предпринимаются попытки создания архивных фондов в новых высших, центральных и местных учреждениях, организации сохранности документов упраздненных учреждений и документов, утративших свое оперативное значение в повседневной работе существующих учреждений.
В результате реформы государственного устройства, проведенной Петром I, от канцелярий различных учреждений и стали самостоятельными структурными подразделениями были отделены архивы. Это было четко прописано в Генеральном уставе 1720 года.
Такая ситуация сохранялась до 1770-х годов, когда реформа государственных учреждений в период правления Екатерины II (1762-1796) привела к увеличению числа местных учреждений и соответствующих им архивов.
Сегодня появился ряд неправительственных организаций, которые вносят свой вклад в развитие архивов. Эти организации накопили большое и разнообразное количество документов, многие из которых имеют практическую и юридическую ценность и поэтому должны быть переданы на хранение в архив.
Это относится к учреждениям, где архив является структурным подразделением, выполняющим часть функций организации.
Многие руководители учреждений считают, что архивы нужны только государственным предприятиям, что, несомненно, верно. Федеральный закон "Об архивном деле в РФ" (Федеральный закон № 125 от 22 октября 2004 года) гласит, что "настоящий Федеральный закон в интересах гражданина, общества и государства организует хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от формы их собственности и регулирование вопросов". В нем говорится, что "закон регулирует отношения в сфере управления архивами".
В дополнение к Федеральному закону "Об архивном деле в РФ" существует специальное положение: в конце сентября 2015 года было принято новое "Положение об организации хранения, комплектования, учета и использования в государственных органах, муниципальных образованиях и организациях документов Архивного фонда РФ и других архивных документов" (март 2015 года (31 Федеральный утвержденный приказом Министерства культуры № 526)) вступил в силу. Отныне в РФ не действуют "Основные правила работы ведомственных архивов", утвержденные приказом Главного управления Архивного фонда СССР от 5 сентября 1985 года № 263, и "Основные правила работы архивов организаций", утвержденные Коллегией Федерального министерства культуры от 6 февраля 2002 года.
Каждая организация обязана организовать собственный архивный отдел. Это очень важно для обеспечения сохранности организационных документов и управления записями. Актуальность выбранной темы должна быть убедительной.
Объект исследования– процесс организации работы архива.
Предмет исследования – планирование работы архива учреждения, основные задачи и функции работы архива.
Цель курсовой изучить структуру архива.
Задачи, поставленные в данной курсовой работе:
 Исследовать историю создания архива
 Рассмотреть общие понятия архива организации.
 Изучить нормативно-правовую базу регулирующую организацию работы архива учреждения.
 Исследовать процесс организации работы архива.
Методология исследования, использованная в данной работе, представляет собой анализ, описание и изучение различных литературных источников по данной теме.
Структура курсовой работы: Введение, четыре главы, заключение, список литературы, приложение 1.
 
Глава 1. История создания архива
1.1 История архива в России
Название "архив" впервые появилось в российском законодательстве во времена правления Петра I, однако понятие "архив" и различные методы сохранения документов известны в России давно и существуют с того времени, когда в нашей стране начали распространяться письменные документы и их сохранность стала проблемой. Первоначально, благодаря влиянию церкви и частым контактам с европейцами, письменные акты начали распространяться в Великом Новгороде и Пскове.
Там также юридические сделки первоначально писались на бересте, но по требованию судебных органов (Псковские судебные грамоты, издание Энгельмана, статьи 14, 28, 30, 38 и др.) вместо досок стали распространяться письменные акты; в XV веке государственный архив Новгородской феодальной республики был почти полным. Согласно исследованиям Ивана Шаскольского, этот обширный материал не был уничтожен великими князьями после присоединения Новгорода к Москве в 1478 году, как принято считать, а был оставлен в неподходящем здании на Ярославовом дворе, которое с годами пришло в упадок. Теперь это известно. Этот факт говорит о том, что власти русского централизованного государства с XV по XVII век не уделяли достаточного внимания сохранению исторических документов.
Эти акты считались неоспоримыми и заносились в Троицкое капище, т.е. в книгу, которая велась для этой цели. Так, в Пскове троицкие лавки долгое время служили архивом. Позже, в XVI веке, когда в Москве начали документировать записи юридических сделок (см. Грамоты, Каббала), наиболее важные действия, совершаемые судебными клерками, показывались судебным чиновникам и заносились в судебный реестр, чтобы удостовериться в их исполнении.
Церкви и монастыри стали убежищем для большого количества документов, а в московском ЗАГСе и региональных отделениях были созданы условия для того, чтобы делопроизводители хранили документы в строгой тайне, но, к сожалению, для этого не было предусмотрено специальных огнеупорных зданий. Это московское постановление не удовлетворило великих русских реформаторов.
В Общем регламенте Коллегии глава XLV посвящена архивам. Эти правила устанавливали два архива, один общий для всех коллегий и под особым надзором Коллегии иностранных дел, другой финансовый, под надзором Счетной коллегии. Последний устанавливал принцип, согласно которому законченные дела и документы могли храниться в канцелярии или отделениях только в течение трех лет, после чего они должны были сдаваться в архив за подписью архивариус. Этот короткий указ фактически вызвал желание Коллегии объединить дела предыдущих орденов в архивах в соответствии с их принадлежностью. После смерти Петра I на основании доклада Сенату была создана важная архивная комиссия. Кстати, манориальная коллегия (преобразованная из манориальной канцелярии Министерства юстиции), которая не могла действовать без дел манориальных приказов как по поместьям, так и по вотчинам, вызывала много опасений. Поэтому уже в 1827 году Сенат распорядился, чтобы все колонки Патримониальной комиссии были переписаны в тетради, и чтобы был создан национальный архив записей для хранения патримониальных дел, и много усилий было потрачено на организацию этого архива.
Когда в царствование Екатерины II Наследственный комитет был закрыт, архивы этого комитета остались в виде "самостоятельного учреждения" под названием "Архив древних дел о поместьях и наследствах", который впоследствии стал частью "Московского архива Министерства юстиции". Сенат также принял во внимание развитие взглядов Петра I на архивы в отношении губерний: в 1736 году он издал общий указ, согласно которому "в каждой губернии и префектуре должны быть построены две каменные палаты со сводами, каменными полами, засовами и железными дверями, и решетками, не вблизи деревянных зданий, одна для архивов, другая для хранения государственной казны". Реформы Екатерины II вызвали необходимость создания двух исторических архивов - Санкт-Петербургского и Московского - для сохранения их трудов. - Так, забота о Сенате в XVIII веке сохранила множество документов и материалов и подготовила важный исторический архив для реформ XIX века; законодательство XIX века, во-первых, содержало общие положения об архивах существующих канцелярий, а во-вторых, дало отдельные уставы для исторических архивов, но обобщило создавать их для исторических архивов центральных правительственных учреждений пока не решались.
Общие положения об общих положениях министерств и провинций содержатся в общей системе министерств и провинций. Аналогичным образом, Главное управление министерств (1811), которое создало порядок ведения дел министерства и хранения исходящих документов, заявило, что все документы должны быть приложены к делу, надлежащим образом каталогизированы и отправлены в архив в установленные сроки. Никакие файлы или выписки не отправляются из архива за пределы департамента без прямого указания директора, а файлы и выписки отправляются в департамент по запросу директора. Главное губернское управление имеет следующие общие положения об архивах, Архивы Сиденья Присутствия отличаются этим выражением". Существует два типа "усадеб": текущие архивы и конечные архивы. Окончательные акты не должны сдаваться в архив и храниться в офисе в течение трех лет после завершения строительства. Существуют общие инструкции по каталогизации архивов по алфавиту и номерам, а архивный отдел обязан проводить сертификацию архивов не реже одного раза в год. Эти общие указания неоднократно уточнялись и усиливались специальными комитетами, так по случаю Второго Археологического съезда (Петербург, 1872), по предложению Н.В. Калачова, было внесено предложение ходатайствовать перед правительством об учреждении временного комитета из представителей различных ведомств. Согласно этому ходатайству, в 1873 году правительство издало указ о создании временной комиссии по организации архива, которую возглавил Н.В. Калачов. Однако после смерти Карачева (25 октября 1885 года) работа комиссии была приостановлена, и реорганизации архива не произошло. На последней археологической конференции в Москве (январь 1890 года) Институту археологии было поручено возбудить ходатайство о более упорядоченном объединении местных архивов.