Фрагмент для ознакомления
2
ВВЕДЕНИЕ
Тема курсовой работы: «Формирование и подготовка к передаче в архив дела, содержащего приказы, созданные в бухгалтерии конкретной организации с оперативным хранением документов 1 год».
В основе современного понятия «архив» лежит латинское «archivum» - хранение документов в учреждении. В средневековой России архивы называли «хранила», «казенка», «бумажница» . Уже Царский Судебник 1550 г. обязывал «бережно хранить» все дела государственных учреждений. Однако характерной чертой архивного дела в России до Октябрьской революции была ведомственность архивов. Каждый архив существовал независимо от других. Только 1 июня 1918 г. СНК РСФСР принял декрет «О реорганизации и централизации архивного дела», на основании которого был создан Единый государственный архивный фонд. Таким образом, сегодня именно архивы обязаны удовлетворять запросы общества в сфере исторической памяти.
Нормативно-правовые акты четко регламентируют правила, по которым документы организации сдаются на архивное хранение. Подготовка документов на архивное хранение является очень важной процедурой. Она необходима, в первую очередь, для безопасного хранения документации, но также позволяет организации избежать штрафов и административной ответственности.
Актуальность темы заключается в том, что в практической деятельности любой компании ежегодно формируется огромный массив документации, требующий проведения оценки ее содержания с точки зрения будущего применения.
Цель курсовой работы – проанализировать процесс формирования и подготовки дел для сдачи на архивное хранение, содержащих приказы, созданные в бухгалтерии организации.
Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:
- определить основные понятия процесса формирования архивного дела;
- рассмотреть основные этапы подготовки дела к архивному хранению;
- проанализировать нормативно-правовые и нормативно-методические акты, регламентирующие формирование дел;
- охарактеризовать учетно-справочные документы дела;
- определить основные задачи и функции подразделения «бухгалтерия» в организации;
- рассмотреть основные сроки оперативного хранения документов в данном подразделении.
Объект исследования – дела, содержащие приказы, созданные в бухгалтерии конкретной организации с оперативным хранением документов 1 год.
Предмет исследования – процесс формирования и подготовки к передаче в архив дел.
Методы исследования: наблюдение, изучение документов, анализ литературы, описание.
Структура курсовой работы выгладит следующим образом:
1.Введение, в котором показана актуальность темы, цель, задачи, объект, предмет, методы исследования и структура работы.
2.Теоретическая часть, где проводится исследование процесса формирования и подготовки к передаче в архив дел.
3.Заключение, в котором содержатся выводы по проведённому исследованию.
4. Список использованных источников.
5. Приложения.
1 Формирование и подготовка к передаче в архив дел
1.1 Формирование дел: терминология, основные этапы подготовки
В основе современного понятия «архив» лежат древнегреческие и латинские корни. Изначально древнегреческое «архейон» обозначало присутственное место, учреждение, осуществляющее власть. На его основе появилось латинское «archivum» - хранение документов в учреждении. И сегодня слово «архив» имеет два значения. Во-первых, это учреждение, в котором хранятся документы, являющиеся частью Архивного фонда Российской Федерации. Во-вторых, это комплекс документов одного фондообразователя – учреждения, организации, предприятия, семьи, рода или одного человека. Иное его определение – архивный фонд. Любой архивный фонд состоит из дел – документов, хранящихся в особой папке и имеющих общий заголовок и номер по описи фонда . На хранение в архив попадают документы, оконченные в делопроизводстве организации. Хранение документов преследует две цели. Во-первых, это их использование в справочной работе непосредственного самого учреждения. Во-вторых, пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации. Подготовка дел к архивному хранению проводится в несколько этапов: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей и передача дел в архив. Рассмотрим их подробнее.
Экспертиза ценности документов проводится с целью определения их научного, народнохозяйственного, социально-культурного, политического значения и установления в связи с этим сроков хранения документов . Таким образом, определяется основная задача проведения экспертизы ценности документов – определение категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению. В задачу экспертизы ценности документов входит также обеспечение полноты состава документов учреждений, организаций, восполнение утраченных документов . На задачи и методы проведения экспертизы ценности документов влияет постоянно увеличивающийся объем документооборота. В связи с чем остро стоит проблема изыскания путей для уменьшения количества документов, передающихся на хранение, с одной стороны, но при обеспечении интересов науки и государства в информации, характеризующей все стороны политической, социальной, культурной и экономической жизни страны.
Первый этап экспертизы ценности документов проводится на стадии делопроизводства, и она тесно связана с номенклатурой дел. Для того, чтобы помочь архивным отделам организаций в отборе документов на государственное хранение были разработаны специальные перечни дел, подлежащих хранению. Они берутся за основу при составлении номенклатур дел и перечней дел со сроками хранения. Окончательный отбор документов на постоянное хранение производится в государственных архивах в рамках работы экспертных комиссий . Эти экспертные комиссии выносят решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки, хранения которых истекли, графиков передачи дел на государственное хранение. Экспертная служба принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов в делопроизводстве и подготовке их для последующего хранения.
После проведения экспертизы ценности документов, все дела, отобранные на архивное хранение, проходят дальнейшее оформление. Оформление дела предполагает выполнение следующих видов работ: расположение документов в деле в хронологическом порядке, нумерацию листов простым карандашом в правом верхнем углу, составление внутренней описи дела, оформление обложки (уточнение заголовка дела и его крайних дат) .
Описи дел относятся к обязательным архивным справочникам системы справочно-поисковых средств архива . Они представляют собой систематизированные перечни заголовков дел (единиц хранения), находящихся в составе архивного фонда с самостоятельной порядковой нумерацией. Помимо заголовка, раскрывающего состав документов конкретного дела (единицы хранения), в описи в обязательном порядке указываются крайние даты документов дела и количество листов в нем, а при наличии в фонде документов на нескольких иностранных языках – язык документа. Дела в описи располагаются в хронологическом порядке и по степени важности. В зависимости от объема документооборота может быть составлена одна общая опись на дела организации, либо отдельные описи для каждого структурного подразделения. Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются описи. В опись дел по основной деятельности организации включаются: устав (учредительный договор); свидетельство о государственной регистрации; документы о правах на имущество, находящееся на балансе; положение о филиалах; финансовая отчетность; протоколы общих собраний правления; акты ревизий и проверок; внутренние документы организации; приказы по основной деятельности; годовые планы и другие документы (по усмотрению правления). В описи по личному составу указываются: книга учета сотрудников (при ее ведении); приказ по личному составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; трудовые книжки .
На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных документов или дел и их количество.
Дела принимаются рабᴏᴛником ведомственного архива в присутствии рабᴏᴛника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи прᴏᴛив каждого дела делается ᴏᴛметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная подпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера ᴏᴛсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.
Таким образом, мы определили основные понятия – архивное дело, архивный фонд и архивный шифр и рассмотрели основные этапы подготовки вновь сформированного дела к архивному хранению.
1.2 Нормативно-правовые и нормативно-методические акты, регламентирующие формирование дел
Современные архивисты в своей деятельности руководствуются следующими документами: ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28) , Постановлением Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» , Федеральным законом № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях» .
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует все основные отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (ст. 1). Он определяет состав Архивного фонда (ст. 5), порядок включения новых документов в состав Архивного фонда Российской Федерации (ст. 6), особенности правового положения архивных документов (ст. 10), регламентирует особенности хранения и учета архивных документов (ст. 18, 19), определяет источники комплектования архивов (ст. 20), устанавливает порядок передачи документов в архивы (ст.21, 22), определяет порядок использования архивных документов (с. 24-26).
ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28) разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России. Впервые введен в 1998 г. Он устанавливает основные термины и определения, принятые в области делопроизводства и архивного дела.
Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» было принято в целях регулирования взаимоотношений между учреждениями Государственной архивной службы России и центральными органами федеральной исполнительной власти, государственными учреждениями, организациями и предприятиями, а также совершенствования ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве. Оно устанавливает предельные сроки ведомственного хранения документов и определяет требования к хранению документов в ведомственных учреждениях.
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях» были утверждены приказом Росархива 2 марта 2020 г. (последняя редакция – 26 сентября 2022 г.). Они разработаны на основе Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Эти Правила регламентируют деятельность всех архивных учреждений Российской Федерации и определяют основные понятия в сфере архивной деятельности. «Правила» определяют источники комплектования архива (п. 35), регламентирует проведение экспертизы ценности документов (п. 36), определяют порядок приема архивных документов в архив (п. 37), регулируют отношения архива с источниками комплектования (п. 38).
Еще один важный нормативно-методический документ – это Методические рекомендации по применению «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Они разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства в целях организации применения «Правил» и являются документом методического характера, раскрывающим механизм выполнения нормативных положений, установленных «Правилами». Методические рекомендации призваны обеспечить работников архивов организаций необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организации. В частности, они детальным образом рассматривают процесс составления и утверждения номенклатуры дел организации, выявление состава документов для составления номенклатуры, правила составления заголовков и индексации дел, оформление дел .
Дав характеристику основным нормативно-правовым и нормативно-методическим актам, на основании которых происходит формирование дел в организации, необходимо коротко остановиться на учетно-справочных документах дела.
1.3 Учетно-справочные документы дела. Виды, основные требования к составлению и оформлению
Основными единицами учета архивных документов являются архивный фонд и единица хранения (архивное дело). Каждая единица хранения имеет свой учетный номер – архивный шифр, который проставляется в левом нижнем углу на обложке архивного дела и состоит из номера архивного фонда, номера описи и номера единицы хранения .
К обязательным учетным документам архива организации относится книга учета поступления и выбытия дел, в которой каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности .
Оформление дела предусматривает: переплет документов, нумерацию листов, составление внутренней описи, составление листа-заверителя дела и оформление обложки. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Лист-заверитель составляется на отдельном листе и подписывается его составителем. Запрещено выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа .
На обложке дела указываются: наименование организации и ее подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, количество листов, срок хранения дела и архивный шифр .
2 Оперативное хранение документов в структурном подразделении «Бухгалтерия»
2.1 Бухгалтерия: цель создания подразделения, основные задачи и функции
Бухгалтерия – это штатно-структурное подразделение организации, предназначенное для сбора данных об имуществе и обязательствах предприятия.
В должностные обязанности сотрудников бухгалтерии обычно входит:
• обработка первичных документов и занесение данных в бухгалтерские регистры;
• контроль операций с контрагентами, оформление актов сверки, счетов на оплату и другой сопутствующей документации;
• расчет, начисление, выдача и учет заработной платы;
• получение и выдача наличных средств, заполнение сопутствующих документов и обязательной отчетности;
• учет движения и складирования материалов, сырья, готовых товаров, ГСМ и других активов;
• работа с банками, включая оформление и учет платежных документов;
• составление и подача налоговой и бухгалтерской отчетности;
• учет фондов предприятия – основных, оборотных и т. д.;
• предоставление руководству аналитических материалов о деятельности компании или ИП и др.
Структура бухгалтерской службы зависит от вида деятельности, размеров организации и т.д.
Как правило, организация выбирает один из трех видов структуры управления бухгалтерского учета. Для небольших организаций характерна линейная структура, когда все работники получают определенные задания и отчитываются за их выполнение перед начальником управления (главным бухгалтером).
Для крупных организаций больше подходят линейно-штабная или функциональная структуры. В первом случае в рамках управления бухгалтерского учета создаются отделы, подотделы и группы, каждая из которых выполняет одну определенную функцию (работа с бухгалтерскими регистрами, начисление заработной платы, заключение договоров и т.п.). Начальники этих подразделений находятся в прямом подчинении главного бухгалтера.
В крупных организациях кроме перечисленных отделов могут выделяться отделы учета капитальных вложений, учета основных средств и др. Кроме того, в структуру бухгалтерии могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого учета, налогового учета.
При функциональной (комбинированной) организации специальные структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, которые выполняют замкнутый цикл работ.
2.2 Оперативное хранение документов в подразделении «Бухгалтерия»: основные термины, возможные сроки оперативного хранения
Как уже упоминалось выше, сроки хранения документов любых структурных подразделений организации и перечень подлежащих хранению дел отражаются в номенклатуре дел организации. Она составляется на основе изучения функций и направления деятельности структурных подразделений организации. Выстраивается на основе штатного расписания.
Номенклатура дел состоит из следующих граф:
Графа 1 – «Индекс дела» состоит из условного обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в разделе.
Графа 2 – «Заголовок дела» – наименование дела, которое будет формироваться в течение года.
Графа 3 – «Количество дел» заполняется по окончании делопроизводственного года путем проставления количества заведенных дел, а также заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных за год дел.
Графа 4 – «Срок хранения дела и номера статей по перечню». Дела должны храниться в точном соответствии с указанными в номенклатуре дел 6 сроками. Для ряда дел к сроку хранения добавлена отметка «ЭПК», которая означает, что вопрос об уничтожении дел по истечении срока хранения решается экспертной проверочной комиссией.
Номенклатура дел организации составляется на основании Приказа Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», штатного расписания организации и положений о структурных подразделениях.
