СОСТАВ И НАЗНАЧЕНИЕ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

ВВЕДЕНИЕ

Организация учета архивных документов является важнейшей задачей, от которой зависит эффективность работы всей системы организации архивного дела. Актуальность данной работы обусловлена тем, что перечень основных учётных документов является исчерпывающим и обязательным, поэтому необходимо понимать назначение каждого учетного документа.
В современных условиях крайне важно учитывать исторические и культурные ценности, чтобы обеспечить их сохранение. Прежде всего, архивариус должен точно знать большое количество документов, доверенных ему в каждом конкретном случае.
В девятнадцатом веке в архивах не было централизованного учета документов. Драгоценные коллекции древних рукописей были сформированы в частных руках, включая документы, украденные из архивов правительственных учреждений; некоторые из этих коллекций ушли за границу; другие вернулись в правительственный офис, но уже в обмен на расходы из фонда государственных финансов. Одна из коллекций древних рукописей, похищенных из архивов правительства, была приобретена на 100 тысяч рублей из средств государственной казны. Провинциальные архивы также подверглись краже, и из коллекций были отобраны самые старые и ценные архивы.
В целях предотвращения хищнического разграбления документального богатства законодательство Российской Федерации предусматривают обязательное хранение документов в государственных и негосударственных архивах. Поэтому, например, Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» определяет следующее: «Все документы архивного фонда Российской Федерации, независимо от места их хранения, подлежат государственному учету. Процедуры национальной регистрации документов Архивного фонда Российской Федерации сформулированы Архивной службой Российской Федерации; документы национальной части Архивного фонда Российской Федерации, независимо от места хранения, типа носителя, оборудования и способа фиксации информации, должны подлежать обязательному государственному учету».
Правила учётных документов сформулированы в соответствии с национальными правилами архивного фонда Российской Федерации, зарегистрированными Министерством юстиции Российской Федерации 8 июля 1997 года. Положение устанавливает требования к порядку и срокам представления учетной информации, относящейся к учреждениям системы Федеральной архивной службы и физическим и юридическим лицам, которые являются источником государственных и муниципальных архивов Российской Федерации.
Учет документа заключается в определении его количества и состава в установленной учетной единице и отражении этого количества и состава в учетном документе. Основываясь на фиксации того, что каждая единица хранения в архиве учета принадлежит определенной группе архивов, бухгалтерия предоставляет возможность организации порядка и поиска целевых архивов, а также контролирует доступность и статус на основе поддержки единого метода учёта.
Объект исследования: учетные архивные документы.
Предмет исследования: состав и назначение учетных документов архива на современном этапе.
Цель исследования: проанализировать имеющийся к настоящему времени состав и назначение учетных документов архива на примере архива Московской области.
Исходя из цели работы, выделим ключевые задачи, которые предстоит решить:
1. Рассмотреть основные термины и содержание учетных документов архива;
2. Изучить виды учетных архивных документов;
3. Раскрыть состав документов архивного фонда Московской области;
4. Проанализировать способы хранения и назначение учётных документов архива Московской области;
5. Раскрыть важность экспертизы ценности документов.
Методы исследования: анализ, синтез, сравнение, дедукция, исторический подход, наблюдение.
Структура. Курсовая работа включает введение, две главы, заключение и список литературы. Во введении раскрыты актуальность, цель, задачи, предмет, объект, теоретическая и методологическая база.
В первой главе исследованы теоретические аспекты учётных документов архива.
Во второй главе проведен анализ состава и назначения учетных документов архива на примере архива Московской области.
В заключении обобщены основные выводы и предложения.

 
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.Теоретические основы учетных документов архива
1.1 Основные термины и содержание учетных документов архива

Учет как вид деятельности представляет собой ведение учётных архивных документов в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТ Р7.0.8-2013 [8, 162].
Сначала необходимо определить концептуальный аппарат. Обратимся к ГОСТ Р7.0.8-2013, в котором даны следующие определения:
1.Учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фиксирующий поступление, расстановку, количество, состав и статус архивных документов подразделения учета.
2.Научно-справочное оборудование архивов (далее именуемое Агентством национальной безопасности архивов), справочно-поисковые средства архивов - набор описаний архивов.
3.Система научного инструментария, относящаяся к архивным документам, представляет собой взаимосвязанный и взаимодополняющий комплекс, который создан на основе уникального научно-методического состава и содержания архивных документов в архивном каталоге.
В ГОСТ Р7.0.8-2013 говорится, что основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы хранятся в архивах организации. Состав и форма основных учётных документов определяются в соответствии с настоящими Правилами. Состав и форма вспомогательных учётных документов самостоятельно определяются архивами организации. В то же время к основным (обязательным) учётным документам в архивах организации относятся:
1. Регистрационные книги и документы о входе и выходе из дела;
2. Перечень архивов;
3. Реестр документов и т.д.
В пункте 5.4 ГОСТ Р7.0.8-2013 говорится, что состав архивов организации определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска, а также интенсивностью использования документов.
Основной (обязательный) каталог документов в архиве организации - это список дел и архивов. Кроме того, в архиве организации поддерживается каталог вспомогательных документов: каталог, индекс, историческая справка о фонде.
Применимые методические рекомендации в ГОСТ Р7.0.8-2013 указывают на то, что состав и форма вспомогательных учетных документов определяются архивами самостоятельно. Это могут быть карточки и учетные книги для движения денежных средств, материалы дела, документы, книги учета документов, переданные в другие архивы, фонды и книги учета документов, выделенные для уничтожения, книги учета документов и т.д. Вспомогательные записи могут храниться в бумажном и/или электронном формате [8, 62].
В плане отображаются основные и вспомогательные учетные документы (см. рис. 1.1).

Рис. 1.1. Основные и вспомогательные учетные документы

Наконец, следует упомянуть, что в соответствии с пунктом 3.14 ГОСТ Р7.0.8-2013 учетные документы в архивах организации, за исключением материалов дела, предназначены для официального использования и не выдаются посторонним пользователям [8, 54].
Учетные документы в архиве включают:
1.Книга учета доходов;
2.Книга учета доходов страховых фондов и фондов использования;
3.Список архивов;
4.Список архивов с особо ценными документами;
5.Инвентарный список архива;
6.Список ценных документов;
7.Список страховых фондов;
8.Учетный перечень операций, имеющих материальную ценность;
9.Учредительная карточка и т.д.
В книге поступления записываются все поступления документов за прошедший год, их статус и основное описание. В ней указывается источник дохода и регистрируются полученные документы: список доставки, порядок получения и передачи. На этой основе составляются все остальные учетные документы в архиве.
Книги учета доходов страховых фондов и фондов использования представлены аналогично книгам учета общих доходов.
Список средств - это список официальных названий и номеров архивов, в которых хранятся, выводятся и вводятся средства в порядке увеличения присвоенных им номеров. Согласно этому списку, фондам присваиваются серийные номера. При переносе