Проблемы фальсификации документов в делопроизводстве

Введение

С появлением документов появилась и проблема их подделки или фальсификации. В настоящее время одной из важнейших проблем в документоведении считается поиск эффективной защиты от разного рода подделок. Проблема состоит в том, что традиционные документы становятся беззащитны перед возможностями современной печатной, копировальной и другой техники высокого разрешения.
Любому сотруднику организации, работающему с документами, необходимо знать основные признаки и способы подделки документов, определения подлинности по признакам подделки для недопущения ошибок при проверке документов. Распознавание подделок является областью документоведения, которая взаимосвязана с различными науками: историей, криминалистикой, информатикой, делопроизводством и т.д.
Объект исследования – фальсификация документов.
Предмет исследования – способы и методы защиты от фальсификации документов.
Цель исследования – изучение процесса фальсификации документов и способов защиты от нее.
Указанная цель предопределила задачи данного исследования:
1. Дать определение документу и его основным видам;
2. Дать определение фальсификации и выявить основные способы фальсификации;
3. Сформулировать основные правила определения подлинности документов;
4. Выявить современные методы защиты документов от фальсификации.
Теоретической основой исследования послужили труды в области документоведения и нормативно-правовые акты в области информации и делопроизводства. В этой связи необходимо отметить таких авторов как Э.А. Бардаев, ГФ. Гордулаков, Н.Н. Куняев, М.В. Ларин, Л.А. Румынина. Проблеме фальсификации документов и методам защиты документной информации посвящены публикации А.Б. Адильжановой, П.С. Ложникова, В.А. Ручкина, А.А. Проткина.
Методологической основой исследования являются методологические принципы и подходы: принцип объективности и научности, системность изучения процессов защиты документов от подделок, исторического анализа.
В качестве методов исследования были использованы: метод изучения источников, анализ и синтез, дедукция и индукция.
Научная новизна исследования заключается в обобщении имеющихся теоретических положений по вопросу фальсификации документов, а также в определении наиболее эффективных методов защиты документов от подделки.
Практическая значимость данной работы заключается в возможности использования основных ее положений в деятельности современных организаций, в вопросе определения подлинности различных документов.
Логика исследования предопределила структуру работы: введение, основная часть, заключение, список литературы и приложение.


1 Теоретические аспекты исследования процессов фальсификации документов
1.1 Сущность понятия «документ», функции и классификация документов

Несмотря на долгий период существования в человеческом обществе такого феномена как документ, в документоведении еще не сложились многие теоретические положения. Документ – это сложный объект, созданный специально для хранения и передачи информации. Это центральное понятие документоведения как научной дисциплины, но оно используется во многих других сферах деятельности и отраслях знаний. На международном уровне принято следующее определение документа – «это зафиксированная информация, которая может быть использована как единица в документационном процессе» [6, с. 67].
Документы функционируют не изолированно. Каждый из них занимает определенное место, играет определенную роль, предназначен для определенных целей и отражает в своем содержании внешние и внутренние связи. Как и любая другая система, документ создается только потому, что он выполняет необходимые обществу функции (Приложение А).
Функции документа предназначены для реализации его целевого предназначения. Для любого документа характерны определенные функции. По мнению Л.А. Румыниной, их условно можно разделить на три блока: информационные, управленческие, культурно-исторические [18, c. 34].
К информационным функциям относятся: собственно информационные, социальные, политические и коммуникативные.
К функциям, обеспечивающим управленческий процесс, относятся: собственно управленческие, правовые и учетные.
К культурно-историческим функциям автор относит культурные и функции исторического источника.
Информационная функция характерна для всех документов, так как фиксация информации это причина появления любого документа. Не менее важной является социальная функция, т.е. информация о процессах в обществе. Любой документ может выполнять социальную функцию, потому что его возникновение обусловлено общественными потребностями.
Тесно с социальной связана политическая функция документа. Она проявляется в том, что документы фиксируют и сохраняют информацию о политических процессах в обществе.
Основной задачей коммуникативной функции является передача информации во времени и пространстве. Для документов характерны односторонний, двусторонний и многосторонний обмены информацией. С развитием информационных технологий резко возросли коммуникативные возможности документа [7, с. 67].
Управленческий процесс любого предприятия невозможен без создания документов. Средством управленческой деятельности выступает управленческая функция.
Регулятором деятельности общества, государства, учреждений выступает правовая функция документа. На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения – административные, трудовые.
Количественную сторону документальной информации отражает учетная функция. С помощью этой функции систематизируются различные стороны хозяйственной деятельности государства, органов власти и управления. Основными видами учета являются: статистический, бухгалтерский и оперативный.
В социокультурной сфере реализуется культурная функция документа. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, моральных нормах и т.д.
Документы выполняют также функцию исторического источника. В этом случае качество информации определяется точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а кроме того юридической, политической и культурной значимостью.
Выделяется также образовательная функция, которая связана с распространением научных и практических знаний, умений [18, с. 40].
Таким образом, документы сочетают в себе сразу несколько функций, связанных между собой, набор которых зависит от документообразующей среды.
Многообразие документов, предопределило необходимость их классификации. Общая классификация является недостаточно разработанным направлением в документоведении. Этой проблемой занимались такие исследователи как С.Г. Кулешов, Ю.Н. Столяров и др. [8. с. 45].
В основе любой классификации лежат определенные признаки. Охарактеризуем основные признаки документа:
1. Наличие содержания. Содержание заключается в выделенной по определенному назначению информации, с реквизитами, позволяющими ее отождествлять. По содержанию документы подразделяются на информационно-справочные, организационно-распорядительные, документы по личному составу, финансовые, снабженческо-сбытовые и т.д.
2. Поскольку документ представляет собой единство информации и материального носителя, то одним из существенных признаков классификации является особенности строения, формы материала, на которых фиксируется информация. В соответствии с данным критерием, все документы можно разделить на два класса: на естественной материальной