Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы. Деятельность, связанная с управлением в нашей стране, осуществляется непосредственно с помощью документации, которая, в свою очередь, является источником и результатом этой деятельности. Документационная работа тесно связана с основным производственным процессом организации.
Основным недостатком классического управления документами является отсутствие возможности централизованно отслеживать движение документов учреждения в режиме реального времени. Для этого требуется большая работа, как по детальному ведению журналов и файлов всех подразделений, так и по быстрому и централизованному объединению всей информации. Отсутствие эффективной технологии управления документооборотом является результатом того, что в случайно выбранное время сложно с уверенностью сказать, какие документы находятся в стадии разработки, указать стадию изучения интересующего вопроса, над чем именно работают исполнители.
Работа с документами включает организацию документооборота в хозяйствующем субъекте, хранение документов и их использование, предполагает деятельность учреждения. Документооборот учреждения - это набор взаимосвязанных процедур, которые обеспечивают передачу документов в учреждение с момента их создания или получения до завершения оформления или отправки.
Для рациональной организации документооборота все документы распределяются между документооборотом, например, зарегистрированные и незарегистрированные документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, отправленные и полученные от вышестоящих организаций, или документы, отправленные или полученные от подчиненных организаций и т. д.
Особенности документа-его объем. Объем документов относится к количеству документов, полученных организацией и созданных ею за определенный период, обычно за год.
Рабочий процесс-важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы офисной работы, организации информационно-поисковой системы по организационным документам, структуре бюро труда, его персоналу и другим вопросам.
Правильная организация рабочего процесса способствует быстрому прохождению документов через аппарат управления, единые разгрузочные подразделения и должностных лиц. Это положительно сказывается на управленческом персонале. Прохождение документов в учреждении должно быть быстрым, разумным.
Объект исследования курсовой работы является организация процесса документооборота на примере хозяйственного субъекта ООО «АСВ».
Предмет исследования организация документооборота в ООО «АСВ».
Цель курсовой работы - рассмотреть организацию документооборота учреждения и основные направления его совершенствования
Задачи:
-рассмотреть понятие и классификацию документооборота;
-изучить способы совершенствования документооборота;
-дать общую характеристику деятельности ООО «АСВ»;
-выполнить анализ организации документооборота в ООО «АСВ»;
-разобрать пути совершенствования организации документооборота в ООО «АСВ».
Курсовая работа включает введение, две главы, заключение и список использованной литературы.
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие и классификация документооборота
Понятие "рабочий процесс" и сам термин появились в делопроизводстве в 20-х гг. в работах крупных специалистов в области управленческой работы и делопроизводства, таких как Д. Р. Покровский, П. М. Керженцев и др., были сформулированы основные положения организации документооборота, даны теоретические основы основных положений рациональной организации документооборота – раздача документов переводчиками, сокращение инстанций их прохождения, пересылка документов непосредственному переводчику, регламент подписания.
В литературе того времени были обоснованы методика обследования маршрутов, перемещения документов, технология их доставки.
Первая попытка нормативного регулирования единых принципов организации документооборота была предпринята в 1931 году Институтом методов управления в проекте «общих правил документации и документооборота».
В проекте были описаны правила организации работы с документацией и документооборотом, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы документооборота.
Государственные стандарты терминов и определений 1970 г., 1983 г., «единая государственная система документооборота» установили единообразие в понимании документооборота как «движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или получения". от отправки».
Документооборот является важным звеном в организации канцелярской работы в организации (учреждении), поскольку определяет не только экземпляры движения документов, но и скорость движения документов.
В офисной работе рабочий процесс рассматривается как информационный носитель деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации рабочего процесса являются:
- быстрое прохождение документа с наименьшим количеством времени;
- максимальное сокращение количества проходных экземпляров документа (каждое перемещение документа должно быть обосновано, необходимо исключить или ограничить обратные перемещения документов);
- процедуры оформления и оформления основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип офисного обслуживания – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого рабочего процесса является документ. Все документы (традиционные бумажные и на магнитных носителях) в целом должны быть согласованы с соблюдением Правил представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота - это правило, согласно которому должно происходить перемещение документов.
Организация документооборота объединяет в себе всю последовательность документооборота в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, подготовке и регистрации, отправке (и подаче) документов на предприятие. Управление документами является важным компонентом ведения документации и управления информацией.
Хорошо организованный рабочий процесс ускоряет прохождение и оформление документов в организации (учреждении).