Организация конференции

Введение
Организация конференции – это достаточно сложный процесс. Во многом это зависит от целей и задач, от бюджета, от времени подготовку и множества других факторов. Поэтому организацию конференции необходимо планировать, при этом часто пользуются услугами event-агентств.
Всякий запланированный комплекс работ, необходимый для достижения определенной цели, называют проектом.
Цель проекта организация конференции – подготовиться к проведению конференции при этом уложиться в бюджет и сроки.
Время на организацию конференции может занимать от двух недель до полугода, в зависимости от целей и задач конференции, степени готовности заказчика и других факторов.
В результате разработки проекта должна получиться определённая сумма денег, необходимая для организации конференции и длительность организационных работ.
Проект делится на фазы, фазы – на задачи. Для задач устанавливаются сроки, связи с другими задачами и назначаются ресурсы.
Управление проектами – это научно-обоснованный комплексный метод достижения целей проекта в различных сферах деятельности.
Для управления проектами разработаны методы сетевого планирования и управления (СПУ).
В этой дисциплине пока нет единых международных стандартов. Наиболее известные центры компетенции:
PMI, Project Management Institute, PMBOK – американский национальный стандарт ANSI/PMI 99-001-2004;
IPMA, International Project Management Association. В России – СОВНЕТ.
С помощью методов СПУ любой проект можно представить в виде сетевой модели. Сетевое планирование и управление включает три основных этапа: структурное планирование, календарное планирование и оперативное управление.
Для управления проектами с помощью ЭВМ, существует ряд компьютерных программ. Наибольшими функциональными возможностями по реализации методов СПУ обладает компьютерная программа MS Project.
MS Project обладает интуитивно понятным интерфейсом. С помощью этой программы можно легко составить план работ, установить сроки и взаимосвязи, сгруппировать работы по фазам проекта, ввести ресурсы проекта и назначить их на работы и т.д.
MS Project позволяет определить критический путь, построит сетевую модель проекта, определить перегрузку ресурсов, провести автоматическое выравнивание ресурсов, составить разнообразные отчеты.
С ее помощью можно эффективно управлять проектом, перераспределять ресурсы по задачам, отслеживать процесс реализации проекта, проводить временной и ресурсный анализ проекта.
Применение компьютерной программы MS Project позволяет:
сократить время выполнения работ по планированию соответствующих мероприятий и оптимизировать стоимость самих работ;
повысить эффективность и скорость разработки планов технико-экономической, социально-трудовой, финансово-инвестиционной и всех других видов управленческой деятельности.



 
1. Прединвестиционная фаза проекта
1.1. Постановка проблемы и обоснование актуальности, конкурентоспособности и жизнеспособности темы проекта
Организация конференции рассматривается как event-мероприятие.
Event-агентство – это специализированная компания, которая организует мероприятия по заказу своих Клиентов. Мероприятия event-агентств имеют небольшую продолжительность, проходят в течение 1-4 дней для ограниченного круга людей, известных заказчику, и имеют фиксированный бюджет, финансируются заказчиком.
Ивентор (ивент-менеджер) – это маркетинговый специалист по организации, проведению, планированию ивент-проекта. Ивент-проект – событие, описанное в виде замысла, представленное в виде плана, с обоснованием и экономическими расчетами и воплощённое в форму специального мероприятия, служащего целям маркетинга.
В настоящее время в России сложился фрагментарный рынок event-агентств. Большинство агентств представляют мини-компании, с количество сотрудников до 5 человек. Крупным агентством можно считать компании, со штатом более 50 человек и с оборотом более 200 млн рублей.
В России в целом Event-бизнес только начинает формироваться как единая система, но при этом является очень востребованным направлением. Доля российского event-рынка - это скромные 15% бюджета BTL (комплекса маркетинговых коммуникаций), что составляет 13,6 млрд.рублей в 2015 шоду. Рынок растет огромными темпами, в 2005 году эта сумма составляла всего 2,2 млрд..рублей. При этом доля крупных компаний совсем незначительна, примерно 6%. Поэтому сферу event-услуг можно считать рынком с совершенной конкуренцией.
Индустрия event-услуг, представляющая собой вариативный ряд организаций по проведению мероприятий различного уровня и профиля, как-то конференции, съезды, конгрессы, музыкальные и спортивные мероприятия, является мульти миллионной и быстро развивающейся сферой. Во всем мире быстрые темпы роста этой сферы обращают на нее все больше внимания государства и потенциальных инвесторов.