Документационное обеспечение деятельности гостиничного предприятия

Гостиничный бизнес является одной из наиболее быстро развивающихся отраслей, на которую приходится около 6% мирового валового национального продукта и около 5% всех налоговых поступлений, стимулируя, кроме того, развитие других сфер: строительства, торговли, сельского хозяйства, товаров народного потребления. производство и др. Сегодня индустрия гостеприимства является мощнейшей системой экономики региона или туристического центра и важной составляющей экономики туризма.
С точки зрения фундаментальной экономики гостиничный бизнес представляет собой экономический комплекс, развитие которого объясняется скорее мирохозяйственными процессами и отношениями, чем внутренними причинами. Гостиничный бизнес также выступает важным катализатором экономического роста многих быстро развивающихся стран, поскольку выступает каналом перераспределения валового национального продукта между странами, не сопровождающегося экспортом (импортом) товаров и услуг. Гостиничный бизнес способен оказывать активное влияние на экономику региона (или страны), в которой он развивается, на ее экономические, социальные и гуманитарные основы. В настоящее время модели экономического воздействия гостиничного бизнеса на экономику значительно усложнились и базируются не на теоретических концепциях и гипотезах, а на статистических данных.
Термин «документационное обеспечение» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации документов в них. Термин «документ» определяется как информация, зафиксированная любым способом на любом материале, опубликованная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в ее деятельности.
Таким образом, понятия «менеджмент», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Неслучайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет с шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о законах Шумера и о коммерческих сделках, являясь доказательством существования практики ведения учета и управления в древнем мире.
В современный период решение проблемы документооборота в развитых странах прошло два основных этапа. Первый этап - 1970-1980 гг. В то время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут заменены документами на электронных носителях. Публикации выходили под девизом «Менеджмент в XX веке». Однако в середине 80-х годов выяснилось, что, несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и был сделан вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с компьютерной обработкой информации будет очень долгим.
Итак, сегодня совершенствование управления производственно-экономическими системами, повышение уровня организации и эффективности управленческой работы во многом зависят от того, насколько рационально осуществляется делопроизводство в учреждениях и на предприятиях.
Важную роль играет документальное обеспечение предприятий, занимающихся туристическим бизнесом, особенно при приеме и размещении клиентов. Сегодня индустрия приема и размещения является мощнейшей системой экономики региона или туристического центра и важной составляющей экономики туризма.
Актуальность темы определяется тем, что документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, запланированным планом или программой, а также служит основу для текущего планирования и различного рода корректировок планов.
В гостинице, как и на любом предприятии, осуществляется документооборот. Администраторы составляют различные акты, заявления, договоры и т. д. Документация также используется при ведении номерного фонда, договора на оказание гостиничных услуг.
Цель работы – изучить документационное обеспечение деятельности гостиничного предприятия.
Задачи работы:
- дать понятие и изучить развитие документооборота;
- проанализировать входящий поток;
- проанализировать исходящий поток;
- проанализировать внутренний поток;
- изучить документирование работы с клиентами гостиничного предприятия.
Для четкой организации работы приказом Минфина РФ утверждены формы документов строгой отчетности, которые служба приема и размещения использует в своей работе. Эти формы заполняются администратором и передаются в виде отчета генеральному директору или вышестоящему руководителю гостиницы.
Глава 1. Документационное обеспечение в деятельности предприятия
1.1 Понятие и развитие документооборота
Понятие «документ» появилось в 20-е годы. В работах крупных специалистов в области управленческой работы и делопроизводства были сформулированы основные положения организации документооборота. В литературе того времени был обоснован метод изучения маршрутов и перемещения документов, разработана технология их доставки.
Первую попытку регламентировать единые принципы организации документооборота предпринял Институт инженерного контроля в 1931 году в проекте «Общие правила документирования и делопроизводства». В проекте изложены правила организации работы с документами и документооборотом, правила приема, сортировки, доставки, оформления, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
Документооборот на предприятии регламентируется следующими нормативными актами:
- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. с последними изменениями от 30 декабря 2008 г.;
- Федеральный закон от 01 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке». Он направлен на обеспечение использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации при подготовке документов на предприятиях и в исполнительных органах;
- Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ (от 19.07.2009 № 205-ФЗ). Устанавливает требования к фирменному наименованию, бланкам, штампам, местонахождению общества, определяет правила составления устава общества, обязанность ведения протокола собрания акционеров и документирования деятельности исполнительного органа;
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Регулирует отношения, возникшие при реализации права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, использовании информационных технологий, обеспечении защиты информации.
Регламентирует единые правила организации работы с документами государственных органов и органов местного самоуправления.
- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ (от 08.11.2007 № 258-ФЗ). Регламентирует обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается эквивалентной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе;
Документооборот – это движение документа с момента составления или поступления от других предприятий до передачи в архив.
Электронный документооборот – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.
Документы являются основными информационными ресурсами экономического субъекта, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия решений на всех уровнях и сопровождают управление всеми бизнес-процессами. Обработка документов – это непрерывный процесс перемещения документов, объективно отражающий деятельность компании и позволяющий оперативно ими управлять. Документооборот – это движение документов от момента их создания или получения до завершения, отправки или доставки.
Рабочий процесс — это важная ссылка в рабочем процессе; оно определяет случаи и скорость этого движения. Основное правило – быстро перемещать документы по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота составляют организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении ответственности, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документооборота и способы передачи отдельных видов документов.
График документооборота представляет собой информацию, представленную в табличной форме, описывающую правила движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за несоблюдение требований документооборота.