Понятие электронного документа

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной темы заключается в том, что в связи с этим на каждом предприятии должна быть разработана эффективная политика по управлению электронными документами.
Целью исследования является изучение и анализ особенностей электронных документов.
Для достижения поставленной цели исследования, требуется решить следующие задачи:
 изучить особенности электронных документов
 выполнить анализ состояния электронных документов
 разработать и предложить мероприятия по совершенствованию документирования.
Методической базой работы послужили труды отечественных ученых в области документационного обеспечения управленческой деятельности в организации.
Методы исследования: анализ, синтез, сравнение.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.
В первой главе проводится изучение и исследование основ электронных документов.
Вторая глава посвящена анализу состояния электронных документов в организации.
В заключении подведены итоги работы.
Для написания работы были применены учебные пособия по документационному обеспечению управления, материалы сети Интернет.
 
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Понятие и сущность электронных документов

Электронные формы документов - это онлайновые веб-страницы или электронные документы, предназначенные для сбора, проверки и отправки данных при обработке форм.
Электронные формы документов предоставляют ряд полей, в которых собираются данные, часто с использованием веб-браузера. Они заменяют бумажные формы и предназначены для сбора, проверки и отправки данных получателю для более эффективной обработки форм. Электронные формы документов позволяют получать данные в электронном виде, что может ускорить внутреннюю обработку информации, основанной на формах. Данными также можно обмениваться с серверными системами.
Электронные формы документов обеспечивают простоту для лица, отправляющего электронную форму. Это позволяет им заполнять форму в электронном виде, что означает отсутствие рассылки форм по почте и экономит их время, деньги и хлопоты. Процесс осуществляется самостоятельно, им не нужно напрямую разговаривать с кем-либо, чтобы начать или завершить процесс; и они могут заполнить форму, когда захотят. Кроме того, отправители форм могут получать обратную связь в режиме реального времени с помощью подтверждения по электронной почте, которое сообщает им, что форма была отправлена и она была получена.
Электронные формы документов также приносят пользу создателю форм и людям, обрабатывающим форму. Например, форма может быть “умной” формой в том смысле, что она выполняет такие действия, как требует заполнения определенных полей, заставляет ответы пользователей соответствовать определенным значениям, контролируя тип вводимых и фиксируемых данных, и обеспечивает немедленную обратную связь, если ответ противоречит или не соответствует требованиям. Это гарантирует, что только действительные формы будут обработаны, экономя еще больше времени. Данные формы также могут быть сохранены в других системах, что устраняет необходимость повторного ввода информации в форму.
Вот лишь несколько примеров того, как можно извлечь выгоду из использования электронных документов, и некоторые типы форм, которые можно было бы использовать.
-Бухгалтерия: Используется для заказов на закупку, отчетов о расходах, запросов на капитальные затраты, возмещения пробега.
-Отдел кадров: Используется для смены должности, I-9, запросов на отпуск, табелей учета рабочего времени, отзывов сотрудников.
-Инженерия: Используется для отслеживания дефектов, заказов на инженерные изменения, запросов на усовершенствование продукта.
-Производство: Используется для сертификации обучения сотрудников, проверок техники безопасности, запросов на изменение документов, отклонений в обеспечении качества.
-Обслуживание клиентов: Используется для анкетирования, запросов на гарантийное обслуживание клиентов, запросов на обслуживание клиентов, отчетов об инцидентах.
Типы форм электронных документов бесконечны. Практически в любых обстоятельствах, когда сбор информации и действия на ее основе или взаимодействие с клиентами или сотрудниками - все это открывает большие возможности для технологии электронных форм.
Как правило, при использовании веб-форм электронных документов пользователи перенаправляются на URL-адрес из электронного письма или гиперссылки на портал. Они переходят к форме, заполняют необходимые информационные поля и отправляют форму для обработки. Затем процесс отправки формы передает все данные, связанные с этой отправкой, на сервер форм, включая все значения полей заполненной формы, вложения файлов и идентификационную информацию о том, кто заполнил форму. После получения сервер форм инициирует последующую обработку. Это может включать любое количество действий, например, процессы проверки и утверждения, которые динамически рассчитываются на основе данных, содержащихся в форме, или данных об отправителе формы, таких как его менеджер или географический регион. Также могут быть запущены другие действия, такие как назначение встречи клиенту или обработка заказа на продажу. После процесса утверждения нередко данные формы записываются в дополнительную систему, такую как CRM-система (для изменения информации о поставщике или клиенте) или, возможно, в систему управления персоналом (если сотрудник сменил должность). Кроме того, PDF-версия формы для печати может быть сохранена как квитанция о транзакции. Вся транзакция, квитанция, а также любые отправленные приложения к форме могут рассматриваться как “Записи”. Если это так, то тип формы и данные, заполненные в форме, могут привести к применению политики электронной записи для запуска действий политики записи.
Наконец, вся информация, полученная с помощью формы электронных документов, может быть использована в отчетах бизнес-аналитики для предоставления обратной связи руководству об эффективности формы, а также для получения показателей из представленных данных, чтобы понять общие тенденции собранных данных.
Электронные документы должны храниться в соответствии с утвержденным законом порядком ведения записей график удержания. Электронные документы имеют ту же серию записей (тип записи) и срок хранения, что и их бумажный эквивалент. Сюда входят записи, хранящиеся в электронной почте, на общих дисках, в облаке, на ноутбуках и мобильных телефонах, даже те, которые созданы на личных устройствах.
Электронные записи следует хранить в хранилище, которое:
-Регулярно создается резервная копия
-Соответствует всем требованиям конфиденциальности и безопасности
-Работает по сети или в облаке и обеспечивает общий доступ
-Организована таким образом, что записи могут быть идентифицированы и удалены надлежащим образом