Менеджмегт в государственных архивах: организация управления архивом.

ВВЕДЕНИЕ
Архивы - это хранилища накопленного опыта цивилизации за века. Они раскрывают этот опыт для всех, обеспечивая основу для исторических исследований. Благодаря доступу к архивной информации историки и краеведы могут просветить факты прошлого и пробудить интерес к истории и традициям у молодого поколения. Сохранение документальных богатств нашей страны - важная задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и Архивной службы России всех уровней.
Архивные документы являются ключевым источником достоверной информации о различных аспектах общественного развития. Исследователи как из России, так и из-за рубежа постоянно обращаются к архивным источникам. Уникальностью архивного фонда является его постоянное увеличение за счет новых поступлений, при этом информационная, историческая и научная ценность архивной информации не уменьшается, а растет. Поэтому интерес исследователей к архивной информации постоянно возрастает, что подчеркивает актуальность данной темы.
Актуальность. Управление архивами является важной задачей для государственных организаций. Вместе с ростом объема информации и значимости сохранности документов, эффективное организационное управление архивом становится предметом глубокого изучения и постоянного совершенствования. В рамках курсовой работы по менеджменту в государственных архивах, исследуется важность разработки и реализации эффективных стратегий управления архивом, а также анализируются современные методы и лучшие практики, которые могут быть использованы для оптимизации работы с архивными документами.
Степень изученности темы. Тема менеджмента в государственных архивах уже давно привлекает внимание исследователей, и существует много научных работ и публикаций по этой теме.
Цель данного исследования – изучение текущего состояния архивной сферы и организации управления архивами в государственных учреждениях.
В соответствии с этой целью мы поставили перед собой следующие задачи:
1) Рассмотреть основные понятия: архивы, архивный документ, архивное дело;
2) Изучить функции и задачи государственных архивов;
3) Рассмотреть специфику работы архивов, на основе сведений из источников;
4) Исследовать нормативно-правовую базу работы архива.
Предмет исследования - организация управления архивом, объект исследования - государственные архивы.
Для достижения поставленных целей и задач можно использовать следующие методы исследования: анализ литературных источников и сравнительный анализ. 
ГЛАВА 1. МЕНЕДЖМЕНТ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ

1.1 Задачи и функции государственных архивов
В начальные периоды развития государственных архивов, когда их основная задача заключалась в научно-технической обработке документов, их организация строилась следующим образом. Все документы были разделены между несколькими отделами по тематике, и каждый отдел занимался соответствующими работами: хранением, научно-технической обработкой, использованием документов и так далее. Отделы для публикации документов существовали только в некоторых архивах. Такая организация имела свои плюсы и минусы. С одной стороны, она позволяла сосредоточить ресурсы на основной задаче, но с другой стороны, создавала параллельные процессы, затрудняла использование единых методов и не повышала квалификацию сотрудников.
В 1950-х годах, по завершении научно-технической обработки документов, государственные архивы смогли перейти к решению других важных задач. В связи с этим организационная структура архивов начала меняться. На данный момент структура большинства государственных архивов, включая Тюменскую область, соответствует основным направлениям их деятельности.
Законодательство определило государственные архивы как научно-исследовательские учреждения, занимающиеся практической и теоретической работой в области архивного дела. В связи с этим у архивов есть несколько функций. Основными из них являются: сбор документальных материалов, обеспечение их сохранности и учет, определение научной и практической ценности, научно-техническая обработка и создание научно-справочной базы данных [7].
Сбор документов. Под сбором документов понимается система мероприятий, направленная на отбор и передачу документов на государственное хранение и их распределение по государственным архивам.
В соответствии со статьей 19 проекта Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, формирующие документы, передают эти документы на постоянное хранение государственным и муниципальным архивам. Таким образом, государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане являются источниками материалов для государственных и муниципальных архивов.
Архивные учреждения государственного и муниципального уровня составляют списки источников комплектования. Включение в эти списки источников комплектования организаций, которые создаются на основе имущества, находящегося в частной собственности, осуществляется посредством договора или соглашения.
В наши дни архивы ведут непрерывное и планомерное комплектование, в основном за счет текущей деловой деятельности учреждений и организаций. Однако сбор материалов личного происхождения, которые часто уничтожаются, представляет более сложную задачу. Современные люди не всегда осознают, что эти материалы могут быть ценным источником для изучения истории общества.
Архивные органы и государственные архивы Тюменской области активно проводят информационную работу по этому вопросу, которая приносит заметные результаты [15].
Основные задачи архивов:
- Охрана и учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архиве.
- Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации, относящимися к профилю архива.
- Предоставление научно-методической помощи по работе с документами профиля архива учреждениям Федеральной архивной службы России, ведомственным архивам организаций-источников комплектования архива, федеральным органам исполнительной власти и организациям, осуществляющим временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на основе соглашений с Росархивом, а также архивам организаций, которые хранят документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.
- Предоставление информационной поддержки для органов государственной власти, организаций науки, касающейся состава и содержания документов архива, их использования и публикации; удовлетворение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной документной информации профиля архива.
- Проведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин, связанных с профилем деятельности архива.
- Архив выполняет задачи по хранению и государственному учету полученных документов, предоставляет информацию в Росархив для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
- Предпринимает комплекс мер для создания оптимальных условий хранения документов, организует их реставрацию, консервацию, копирование для создания страхового и пользовательского фондов, выявляет и учитывает особо ценные архивные документы и обеспечивает правильный режим их хранения.