Особенности работы с внутренними документами в организации

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ НА ПРИМЕРЕ МЧС РОССИИ

1.1. Законодательные и нормативно-методические документы делопроизводства в МЧС

Документальное сопровождение управленческих решений является определяющим фактором их эффективности и осуществимости. Ключевыми проблемами, определяющими качество файловых сервисов для администраторов, являются:
- конфиденциальные копии документов и информации, содержащейся в них;
- сравнение некачественных данных в отчетах и статистических документах;
- достоверность документов, использование текстовых и табличных данных ограничено низким уровнем информативности;
- нет никакого уровня конфигурации, доступа или доступа к документированным данным;
- не контролируется достоверность и функциональность документированной информации;
- доступ к публичной информации необоснованно ограничен, а правовая основа для определения уровня мобильности данных отсутствует.
Основой документального обеспечения процессов совершенствования и документооборота является область документоведения, изучающая методы и средства связи посредством документов . Именно документоведение создает принципы написания документов, организации файловых потоков и создания файловых систем. Архивы информатики и современные корпоративные стандарты все активнее используют возможности компьютерных технологий, систем связи и данных, а также передовых информационных технологий (в том числе мультимедийных).
Процесс управления определяется определенным набором основных стандартных операций с документацией:
- сбор и обработка информации о документах;
- подготовка, утверждение и документирование управленческих решений;
- реализация решений руководителей;
- практика управления дисциплиной;
- передача информации о файлах через вертикальные и горизонтальные соединения;
- хранение, сбор и поиск информации .
Каждая из этих функций реализуется с помощью современных информационных технологий, основанных на традиционных методах управления офисом и новейших компьютерных технологиях организации.
Сама технология офисной работы, т.е. перечень процедур и методов подготовки и ведения учета организаций и предприятий определяется законами, нормативными актами, методиками преподавания и министерств, ведомств, международными и национальными стандартами и другими нормативными актами.
За последние годы в Российской Федерации создана комплексная нормативно-методическая база обеспечения административной документации, которая является важным ресурсом изучения вопросов документирования. Нормативной и методической основой обеспечения управленческих документов являются законы, положения, методические документы, государственные стандарты, регламентирующие технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. Услуги по управлению офисом для организации: структура, функционирование, персонал, техническая поддержка и другие аспекты этой организации, включая:
1. Правовые действия, совершаемые высшим органом государственной власти и управления.
2. Правовые функции федеральной исполнительной власти: ведомственные и ведомственные управления, комиссии, департаменты.
3. Правовые действия организованных органов Российской Федерации и региональных органов, регулирующих сферу их деятельности.
4. Методические документы по общеправовой работе и документообороту и сопровождению общеобразовательного характера, издаваемые Министерством предпринимательства и организации .
Данные регистрируются на основании правил, установленных органами власти на разных уровнях управления. В нормативной базе, регулирующей подготовку и оформление документов, юридическая работа целиком посвящена отдельному своду правил с самым разнообразным вопросом и применением (например, в сфере информации, права, деятельности и бизнеса).
Регулирующие органы Российской Федерации и органы организаций Российской Федерации утвердили основные правила информационной документации, требования к отдельным видам документации и отдельным видам управленческих документов.
Нормативные действия, устанавливающие требования к оформлению документов, можно разделить на несколько групп:
1. Общие требования к подготовке и оформлению документов включены в Конституцию Российской Федерации. Законодательство Российской Федерации регулирует деятельность органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих организаций и некоммерческих организаций.
2. Эти правила содержат критерии, определяющие правила группировки различных документов. Таким образом, основные правила прекращения, изменения, расторжения и исполнения гражданско-правовых договоров установлены в Гражданском кодексе Российской Федерации.
3. Регуляторные функции разных уровней предусматривают требования к реализации отдельных реквизитов документа. Поэтому федеральный закон регламентирует использование официальной символики при заполнении письменных форм.
Итак, документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, оформляются по утвержденным образцам (типовой и примерной формам) или, если эти формы не принимаются, по правилам составления документов. Требования к оформлению документа могут носить универсальный характер или относиться только к определенному виду документа, его форме, формату и реквизитам.

1.2. Место работы с внутренними документами в системе управления МЧС

Главное управление МЧС России по ЯНАО подчиняется Приволжско-Уральскому региональному центру по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, а также Губернатору ЯНАО. В состав Главного Управления МЧС входят несколько управлений, отделов и служб, являясь структурными подразделениями Главного Управления (рисунок 1).