Организация рабочего места секретаря

Введение

Актуальность. Секретарь - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и разнообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) разделить на две большие группы:
- функции документационного обеспечения руководства;
- функции по недокументированному сопровождению руководителя.
Выполняя функции по ведению документации, секретарь занимается подготовкой и оформлением официальных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации.
В функции секретаря-референта по недокументарным услугам входит:
- организация приема посетителей;
- телефонное обслуживание;
- обеспечение рабочего отдыха руководителя;
- контакты с персоналом компании и забота о гостях компании;
- организация встреч и переговоров руководителя;
- подготовка деловых поездок руководителя;
- организация и участие в совещаниях;
- контроль за исполнением распоряжений руководства;
- организация рабочего дня руководителя;
- резервирование рабочего времени;
- организация рабочего места руководителя;
- контроль за исправностью и правильной эксплуатацией офисной техники.
Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, участка его работы, оснащенного необходимыми средствами для выполнения служебных обязанностей.
При этом в приемной физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования для рабочего места секретаря, для документов текущей делопроизводственной работы, справочной и информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой оргтехники и, конечно же, для посетителей компании.
Современный офис должен соответствовать требованиям экономической эффективности, что особенно важно при высоких ценах на офисные помещения, высоком техническом оснащении, органичном дизайне и безопасности как с точки зрения защиты информации, так и личной безопасности сотрудников компании. Именно поэтому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех мыслящих менеджеров.
Цель работы – изучить организацию рабочего места секретаря.
Задачи работы:
- изучить планировку и организацию рабочего места секретаря;
- рассмотреть оснащение и оборудование рабочего места секретаря;
- раскрыть автоматизированное рабочее место секретаря;
- предложить пути создания оптимальных условий труда секретаря.
Объект работы – рабочее место секретаря.
Предмет работы – организация рабочего места секретаря.
Методы исследования – приемы и способы диалектического метода познания (анализ и синтез, дедукция и индукция и др.), а также специальные методы научного познания (методы первичного наблюдения, итогового обобщения).
Данная работа состоит из введения, двух разделов, заключения и списка литературы.

1. Организация рабочего места секретаря

1.1. Планировка и организация рабочего места секретаря

Общая площадь приемной, где находится секретарь, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размера помещения следует учитывать следующие факторы:
1) подходы к мебели и оборудованию;
2) расстановку мебели и оборудования;
3) необходимость (в некоторых случаях) особых условий;
4) возможность установки вспомогательного оборудования.
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планированию и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной офисной техники, к ее оснащению и экипировке, является необходимым условием достижения высокой эффективности, результативности и качества работы.
Рабочее место секретаря - важная единица организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь является «лицом учреждения», его рабочее место также должно быть образцом надлежащей организации, показателем высокой культуры труда. Ведь по тому, как выглядит рабочее место секретаря, часто судят о работе всего учреждения [5, с. 46].
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечивать максимальное удобство при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии пространства:
- рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре помещения, недалеко от дверей в офис и так, чтобы каждый входящий был хорошо виден;
- в приемной должны находиться только предметы, необходимые секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
Мебель для посетителей должна располагаться в зоне, хорошо видимой секретарю и удобной для ее размещения.
Основным требованием к рациональной планировке рабочего места является экономия времени на поиск инструментов и предметов труда и снижение физических усилий работника. Рациональный вариант планировки рабочего места предполагает размещение предметов труда в пределах зон, наиболее удобных для выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.
Рабочая зона - это пространство на стационарном рабочем месте в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в котором сотрудник, не двигаясь, может выполнять работу. Существует разница между нормальным и максимальным.
Обычная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничена воображаемой дугой, очерченной концами согнутых в локтевом суставе пальцев правой и левой рук при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь находятся наиболее часто используемые инструменты и предметы труда и выполняется основная работа [7, с. 88].