Способы и особенности документирования

ВВЕДЕНИЕ

Информация, которая зафиксирована и содержится в официальных документах компании, непосредственно отражает направления и содержание деятельности организации, являясь при этом основой любого бизнеса. Как правило, во многих компаниях для того, чтобы составить и правильно оформить документацию, управленческому персоналу компании требуется до половины рабочего времени, которое занимает именно работа с документами.
Бизнес современных предприятий представляет собой непрерывный процесс по составлению и перемещению различных важных документов. Так, например, в документах, отражаются содержание сделок компании по купле-продаже ценной бумаги, недвижимости или активов организации, также фиксируются взаимоотношения работодателя со своим персоналом, передается информация от предприятия государственным органам и партнерам. Таким образом, документооборот составляет существенную и важную часть общей деятельности компании.
Актуальность данной темы заключается в том, что в связи с этим на каждом предприятии должна быть разработана политика по документационному обеспечению управления предприятием, стратегия и способы документирования. От степени правильности составления и оформления документов, организации работы с ними зависит эффективность и своевременность принятия руководством компании управленческих решений. Грамотно оформленный документ, который имеет юридическую силу, выступает основным фактором в решении спорных ситуаций на предприятии и заключении успешной сделки.
Предметом данной работы выступает документирование на предприятии.
Целью данной работы выступает комплексный анализ стратегии и способов документирования на примере конкретного предприятия.
В связи с этой целью выделяется ряд задач:
 раскрыть сущность и понятие документооборота на предприятии,
 изучить основные способы документирования,
 дать характеристику службы документационного обеспечения управления в компании ООО «Татинкор»,
 определить основные недостатки документирования,
 предложить мероприятия по повышению эффективности процесса документирования.
Структура работы состоит из двух основных частей. В первой главе исследуются основы документооборота и документирования на современных предприятиях. Вторая часть посвящена анализу документирования в компании ООО «Татинкор», ее недостатков и путей повышения эффективности.
Для раскрытия данной темы были использованы различные нормативно-правовые документы, регулирующие работу службы ДОУ на современных предприятиях, исследования различных современных специалистов в области организации документооборота на предприятии, порталы по управленческой деятельности и ресурсы Интернет.

 
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕТООБОРОТА И ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

1.1. Понятие, сущность и роль документирования на современных предприятиях

Эффективная деятельность любого предприятия непосредственно связана с созданием и организацией документооборота, который формирует функциональные связи между различными подразделениями компании. Организация циркуляции документов на предприятии в соответствии с действующими нормами позволяет обеспечить защиту интересов всего предприятия, увеличить эффективность управленческого труда и его персонала.
Важнейшую роль в подготовке и реализации документов организации, а также контроле за их исполнением играет организационный персонал компании, в составе которого наиболее значимыми являются секретари руководителей и офис - менеджеры.
Таким образом, делопроизводство – это определенная отрасль, вид деятельности предприятия, которая направлена на обеспечение документирования и организацию правил составления деловых документов, актов, организацию работы с официальными документами компаний .
Делопроизводство, как особая деятельность предприятия, главным образом связана с созданием документов и дел в соответствии с государственными стандартами, с организацией работы с этими документами, которая включает в себя также создание условий для обеспечения эффективной циркуляции документов по подразделениям предприятия, поиска и надежного хранения данных документов.
В целом делопроизводство включает в себя несколько основных понятий и звеньев в данной деятельности (Рис. 1.1.1).














Рис. 1.1.1. Структура делопроизводства

Так, документирование, как часть делопроизводства, непосредственно связано с созданием и формированием правильной структуры и оформления официальных документов предприятия в соответствии с определенными государством стандартами.
Организация документооборота, как составная часть организации работы с документами, в свою очередь, связана с вопросами организации движения и учета документов на предприятии. Для организации хранения этих документов на предприятии ведется архивное дело. Непосредственное использование подготовленных документов, применение различного рода документации, связывает понятие делопроизводства с понятием документационного обеспечения управления (ДОУ).
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии является его структурным подразделением, которое выполняет и реализует функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, а работники данной слу