Управление проектом автоматизации финансового планирования в крупной производственной компании

Введение
Проблема автоматизации финансового планирования и процессов оперативного управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной в народном хозяйстве. Необходимость автоматизации управления народным хозяйством и его звеньями объясняется задачами облегчения труда управленческого персонала, сдерживанием роста его численности, вызываемым развитием производства; усложнением производственных связей; увеличением объемов управленческой функции. Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной базе производства, в отношении которого производится автоматизация.
Цель данной работы: разработка проекта автоматизации финансового планирования на примере ПАО «СтройИнвест».
Исходя из поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:
 дать обоснование проекта;
 провести анализ окружения проекта;
 определить основные положения устава проекта;
 рассмотреть содержание проекта;
 сформировать организационную структуру проекта;
 определить календарный план проекта;
 составить план управления рисками проекта;
 составить план управления изменениями;
 определить управленческую отчетность по проекту.
Объект исследования – ПАО «СтройИнвест».
Предмет исследования – автоматизация финансового управления.




1. Обоснование проекта

Карточка предприятия ПАО «СтройИнвест»:
1. Организационно-правовая форма: Общество с ограниченной ответственностью;
2. Дата регистрации: 15 апреля 2001 г.;
3. Описание деятельности компании: производство строительных материалов и СМР.
В настоящее время в компании трудятся более 140 сотрудников высокой квалификации, регулярно проводится обучение и аттестация специалистов, создаются новые рабочие места.
Предприятие охватывает весь спектр строительной деятельности, начиная от проектировки объекта строительства до сдачи его в эксплуатацию. Предприятие ежегодно реализует продукции в среднем на 45 млн.руб
Организационно-функциональная структура организации представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 -Организационная структура управления ПАО «СтройИнвест»
Центральным звеном структуры управления предприятием является директор. Он назначается и освобождается от должности тайным голосованием на отчетно-выборном собрании учредителей. Директор организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность.
Бухгалтерия выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.).
Таким образом, следует отметить, что компания является преуспевающей организацией, мощная материально-техническая база которой наращена буквально за последние несколько лет, и играет весомую роль в возведении новых объектов самого разного профиля и назначения.
Отдел бухгалтерии использует 1С:Предприятие 8. Бухгалтерия строительной организации. В компании приобретена лицензия на 2 рабочих места. Данный продукт обеспечивает комплексное решение всех задач связанных с бухгалтерским учетом.
Управленческий и финансовый учет в преобладающем большинстве случаев производится с помощью табличного редактора Excel. Так же в компании используются специальные программы для подачи соответствующих отчетов в госучреждения (РОССТАТ, ФНС, Пенсионный фонд и другие).
ПАО «СтройИнвест» основное внимание сосредотачивает на совершенствовании своих прямых производственных задач. При этом вопросы, связанные с повышением информационной культуры, внедрением новых информационных технологий остаются на втором плане. До недавнего времени, руководство внедряло программные продукты только в случае крайней необходимости, и не было готово тратить деньги на автоматизацию бизнес-процессов до тех пор, пока в этом не возникала острая необходимость.
Но сегодня в организации достигнуто понимание того, что без своевременного совершенствования бизнес-процессов, повышения качества работы с поставщиками, партнерами и клиентами крайне сложно удерживать свои позиции на рынке, осваивать новые проекты. Поэтому, необходимо создавать оптимальные условия для развития IT-инфраструктуры на предприятии, а вместе с ней и системы управления, вкладывать в это необходимые средства.
Мною были выявлены следующие проблемы финансового управления в компании:
1) Отсутствует возможность автоматизации документооборота и обеспечения безбумажного взаимодействия с другими отделами. Большинство документов приходится создавать вручную или по ранее созданному шаблону.
2) Проведение расчетов в MS Excel требует больших затрат времени, т.к. это очень трудоемкий процесс. Также не исключены ошибки и опечатки, что требует особого сосредоточения внимания и внимательной проверки всех расчетов.
3) Для выполнения поставленных функций сотрудникам необходимо владеть табличным реактором MS Excel на высоком уровне.
4) Отсутствует возможность взаимодействия с 1С: Предприятие, установленной в бухгалтерии, напрямую. Это ведет к потере времени на ввод данных. Также возникает возможность ввода некорректных данных.
5) Финансовое планирование и бюджетирование поставлены в организации на недостаточно высокий уровень. У руководства нет возможности отслеживать финансовые показатели в режиме реального времени.
6) Отдел материально-технического снабжения рассчитывает планы в ручном режиме. Затрачивая на это значительную часть рабочего времени.
7) Все документы хранятся в виде отдельных файлов на файловом сервере компании, что негативно сказывается на информационной безопасности.
Внедрение комплексной системы оперативного управления ответственное решение и оно должно быть обосновано. Как правило, первый и самый убедительный фактор — это экономическая эффективность. Эффект от внедрения наступает уже в первые месяцы после запуска системы, но максимальный результаты достигаются через год полноценного использования информационной системы.

2. Анализ окружения проекта

В качестве среды проекта (концепция «участников проекта») следует понимать все, что может повлиять на её работу. В данном случае сюда можно отнести экономические, социальные и технологические условия.