Особенности оформления информационно-справочных документов

Введение

Изменение привычных стандартов часто приводит к определенной путанице и дополнительному анализу литературы. Так, в 2018 году был введен новый стандарт ГОСТ Р.7.0.97-2016, который предусматривает отличительные особенности оформления информационно-справочных документов.
Нельзя сказать, что данные нововведения полностью изменили систему оформления информационно-справочных документов, но тем не менее, внесли значительные изменения. В рамках данного исследования предпринята попытка анализа происходящих изменений, а также сравнения ГОСТ Р.6.30-2003 и ГОСТ Р.7.0.97-2016.
Объектом исследования данной курсовой работы является информационно-справочная документация.
Предметом исследования является изучение особенностей составления и оформления информационно-справочной документации.
Цель курсовой работы - характеристика и анализ видов и разновидностей информационно-справочной документации и изучение особенностей их составления и оформления с учетом норм и стандартов ГОСТ Р.6.30-2003 и ГОСТ Р.7.0.97-2016.
Задачи курсовой работы:
- рассмотреть особенности виды и функции информационно-справочных документов;
- осуществить анализ и сравнение оформления информационно-справочных документов с учетом норм ГОСТ Р.6.30-2003 и ГОСТ Р.7.0.97-2016
Работа состоит их введения, двух глав, заключения и списка литературы.
 
Глава 1. Понятие, свойства и функции информационно-справочных документов
Информационно-справочные документы представляют собой совокупность документов, которые содержат информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов .
Если сравнивать с распорядительными документами, то указанные документы могут не исполняться. Они только направлены на побуждение к действию, или только к принятию сведений. Тем не менее, при наличии резолюции от руководителя, данные документы в последствии могут стать основанием для принятия решения.
Выделяют следующие виды информационно-справочных документов
письма;
докладные (служебные) и объяснительные записки;
сводки;
справки;
акты;
телеграммы и телефонограммы.
По содержанию докладные записки бывают:
а) информационные;
б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.
Для оформления внутренних записок необходим лист формата А4, подписанный автором составителем. Что касается внешних докладных записок, то они также изготавливаются на формате А4, но подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнение любого приказа.
Пояснительные записки, которые прилагаются к основному документу, объясняя его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Пояснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо заказа, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписанный составителями.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справка необходима для того, чтобы описать объект и подтвердить события в производственной деятельности организации.
Текст состоит из двух частей: в первой представлены факты, которые привели к ее написанию; второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения не приводятся в справке. Это отличает его от памятки. Справка записывает информацию за определенный период времени. Дата сертификата является дата его подписания. Референтными удостоверять юридические факты: подтверждение работы, учебы, должность и т. д. при подготовке свидетельств, подтверждающих правовые доводы, используются стандартизированные экранные формы в формате А5.
Если есть необходимость включить в справку информацию по нескольким вопросам, текст разделяется на разделы, количество которых определяется количеством затронутых вопросов. Разделы должны иметь название и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, который имеет показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Сертификаты на производство предметов составляется в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.
Текст справки начинается с фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - студента, пенсионера и т. д.), о котором сообщается.
Письмо - обобщенное название различных содержанию документов, используемых для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма заключаются в следующем: средства связи; повторная передача информации; уведомление о чем-либо.
Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; правильность; одноаспектность; объективность; ясность.
Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. Во введении излагаются факты, которые привели к его написанию. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т. п.
Сопроводительное письмо-документ, который информирует адресат о направлении прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Это только в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа
Письмо-приглашение - документ, который содержит в себе приглашение на заседание, совещание, конференцию и т. д. письмо-приглашение может содержать:
полная повестка дня мероприятия;
имена ораторов, включенных в повестку дня;
имя и номер телефона лица, ответственного за проведение мероприятия;
способ передвижения и другая информация.
Информационное письмо-документ, информирующий о любых фактах или событиях, способствующий деятельности организаций, продукции.
Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг и товаров. Цель письма заключается в необходимости побудить пользоваться- предложенными услугами, заказать товар. В тексте письма должна содержаться четкая, полная информация. Письмо-уведомление-документ, являющийся ответом на запрос. Письмо-уведомление составляется для конкретного адресата, начинается со слов: «сообщаем Вам...».
Письмо-подтверждение – документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Отправка письма-подтверждения является обязательной частью деловых отношений.
Письмо-напоминание – это документ, который информирует о приближении, ускорении, истечении любого действия. Письмо-напоминание отправляется адресату, когда невозможно получить ответ через личный контакт или телефонные разговоры.
Гарантийное письмо - документ, который гарантирует оплату за выполненную работу или предоставление чего-либо (работы, помещения и т. д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку
Такие письма подписываются директором и главным бухгалтером предприятия.
Претензионное письмо – документ, в котором указываются требования автора претензии, основания предъявления требований. Исковое письмо подписывается руководителем организации и утверждается главным бухгалтером.
Ответное письмо - это документ, который является реакцией и обусловлен содержанием инициативного документа. Ответ требуют письмо-запрос, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Ответное письмо должно содержать ссылку на индекс и дату письма с инициативой. В тексте изложено решение, принятое по инициативному документу:
принятие предложения;
отказ от предложения;
выполнение просьбы;
ответ на запрос.
Ответ должен быть дан в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть аргументирован убедительно. Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.