Принципы организации документов в пределах архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям на примере национального архива республики коми

Введение

Жизненный цикл всех представляющих значение документов организации не завершается этапом, когда все работы по документу уже выполнены, а руководство получило отчет о проделанной работе. Многие из этих документов представляют огромное значение, как для самой компании, так и для ее сотрудников и общества в целом. Собственно поэтому, когда в дальнейшем нахождение документов в текущем делопроизводстве завершается, они должны быть переданы в ведомственный архив организации, где и должны будут находиться до истечения срока хранения либо утраты ценности.
Порядок комплектования, хранения и использования архивных документов, а также подготовка архивов к приёму на хранение электронных документов должны стать приоритетными направлениями в развитии архивного дела. Следует отметить, что упорядоченное ведение архива, безусловно, чрезвычайно важно для любой организации, потому что от правильной работы архива зависит работа всей организации.
Объектом исследования является ГУ РК «Национальный архив РК».
Предметом исследования являются особенности организации работы архива.
Цель работы - проанализировать принципы организации документов в пределах архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям на примере ГУ РК «Национальный архив РК».
В соответствии с целью исследования были поставлены следующие задачи:
 проанализировать значение и роль архивов в современных условиях;
 проанализировать работу ГУ РК «Национальный архив РК»;
 определить предложения по совершенствованию работы ГУ РК «Национальный архив РК».
Структура курсовой работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложения.
1. Хранение документов и порядок передачи дел в архив

На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.
Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов .
Слово «архив» имеет несколько значений:
 во-первых, это государственное или негосударственное учреждение, основной функцией которого является хранение сданной в него документации;
 во-вторых, это внутреннее подразделение организации, отвечающее за хранение документов, уже вышедших из обращения.
Самым непростым вопросом являются сроки хранения документов, поскольку требования разбросаны по различным нормативно-правовым актам. Оставим за рамками статьи специфическую документацию (например, банковской, космической или горнодобывающей отраслей) и рассмотрим ту, которая есть в любой организации:
 распорядительную, управленческую;
 кадровую;
 бухгалтерскую и налоговую.
Полный перечень типовой управленческой документации и сроки даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2017).
О том, как долго должна храниться кадровая документация, кроме того, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу, для созданных до 2003 года, — 75 лет, для более поздних — 50 лет).
Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяется Налоговым кодексом, законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и рядом подзаконных актов.
Перед сдачей в архив требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в дела.

Рис. 1.Образец описи дел и других документов, передаваемых в архив организации

Рис. 2. Лист-заверитель дела
Документацию, которую требуется хранить менее 10 лет, можно систематизировать менее тщательно.
Архивы размещаются в отдельных помещениях, в которых созданы определенные условия: они должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, создается защита хранящихся материалов от порчи.
Кроме того, помещение архива должно надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т.п.) — и тогда папки не будут испорчены посторонними или украдены.
Все дела размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть их на пол или подоконники.
Если объем документации очень велик — сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей .
В настоящее время на рынке представлено большое количество систем электронного хранения документов: «Е1 Евфрат», «LanDocsApxив», АИС «АРХИВНОЕ ДЕЛО», в которых задача учета хранения и поиска документов уже автоматизирована.
Электронный документооборот развивается стремительными темпами, и пользователи становятся все более подкованными в области его применения. Но если создание электронного документа у них не вызывает вопросов, то в части хранения остается масса пробелов.
Рассмотрим два распространенных способа, как создать электронный документ:
1. Создаем электронный оригинал. В этом случае под рукой у нас должно быть подходящее программное обеспечение, поддерживающее нужный пользователю формат. Например, текстовые файлы создаются в привычных нам текстовых редакторах в таких форматах, как .doc, .txt, .rtf и др.
2. Создаем электронную копию с бумажного носителя. Чтобы перевести в электронный вид бумажный документ, нужно его отсканировать. На выходе мы получаем скан – электронное изображение, которое можно открыть в любом графическом редакторе и программах, поддерживающих форматы .tiff, .jpeg, .png и др.
Создание электронного документа – это первый шаг на пути к безбумажному будущему, и с ним у большинства из нас никаких проблем не возникает. Второй шаг – правильное хранение документов, созданных с помощью средств компьютерной обработки информации, и здесь уже существует ряд сложностей.
Впервые о необходимости архива электронных документов государственные деятели заговорили в 2010 году. Еще тогда на заседании, посвященном перспективам развития архивного дела, глава Администрации Президента Сергей Нарышкин отметил, что прием электронных документов на хранение должен стать одним из приоритетных векторов в развитии архивного дела .
С тех пор прошло чуть менее 5 лет, однако ситуация с долговременной сохранностью электронных документов (далее – ЭД) остается весьма спорной. Многие эксперты рынка ЭДО сходятся во мнении, что основная причина, тормозящая развитие электронных архивов, – невозможность быстрого переоснащения текущих бумажных. Это требует серьезных финансовых, кадровых, временных и других ресурсов.
Задачи, которые решает архив электронных документов: