Оптимизация корпоративного документооборота с использованием современных информационных технологий

Введение

Актуальность
В настоящее время развитие систем корпоративного документооборота, предполагающее возможности получения корреспонденции по различным каналам (электронная почта, почтовые рассылки, системы электронного документооборота, обращения на сайте компаний) и рост объемов документооборота в рамках осуществления основной деятельности компаний создает необходимость во внедрении информационных систем в технологии делопроизводства. Существующие административные регламенты определяют требования к срокам отработки документации, а также форматам предоставляемых ответов.
Мониторинг отработки регламентирующих документов осуществляется с использованием программного обеспечения, которое должно учитывать как стандарты делопроизводства, так и специфику документооборота в конкретных компаниях.
Целью данной работы является проектирование информационной системы делопроизводства.
Задачи работы:
- анализ стандартов корпоративного документооборота в условиях ООО «Дакар»;
- анализ бизнес-процессов делопроизводства в условиях ООО «Дакар»;
- постановка задач автоматизации;
- анализ функционала систем автоматизации корпоративного документооборота, определение способа автоматизации;
- анализ функционала системы автоматизации корпоративного документооборота;
Объект исследования: технология корпоративного документооборота ООО «Дакар».
Предмет исследования: системы автоматизации корпоративного документооборота.

 
1. Общая характеристика компании

Объектом исследования в рамках данной выпускной квалификационной работы является технология внутриорганизационного документооборота дилерской компании ООО «Дакар». Проведем краткую характеристику исследуемого предприятия.
Основными приоритетными задачами компании являются: прокладка каналов связи для создания единого информационного пространства фирмы. Кроме того, одной из основных целей компании является создание единой корпоративной сети на ее базе единой ведомственной сети передачи данных, а также сохранение и рост параметров технологической и эксплуатационной надежности, отказоустойчивости и эффективности системы технологического управления.


Рисунок 1 - Организационная структура ООО «Дакар»

Как показано на рисунке 1, ООО «Дакар» имеет следующие подразделения:
- контакт-центр;
- экономический отдел;
- юридический отдел;
- ИТ-отдел;
- технический отдел.
Основной функционал специалистов отдела технического обслуживания составляет работа по обеспечению функционирования сети предприятия, обеспечение функционирования оборудования в технологии доступа к Интернету клиентов ООО «Дакар», подключение новых клиентов.
К основным функциям специалистов по бухгалтерскому учету в условиях ООО «Дакар» относятся:
 построение отчетности по запросу руководства, а также государственных органов;
 анализ экономических показателей деятельности предприятия;
 ведение операций по расчетным счетам организации, взаимодействие с банками.
К функциям инспектора по кадрам ООО «Дакар» относятся:
 подбор и отбор персонала;
 проведение аттестаций;
 подготовка проектов штатного расписания;
 работа с заявлениями сотрудников;
 учет отпусков, больничных листов, командировок.
 Взаимодействие с государственными органами по вопросам кадрового учета;
 Ведение личных дел сотрудников.
В рамках данной работы рассматриваются вопросы технологии работы специалистов в рамках документооборота в части управления производственным процессом.
Рассмотрим основные функции данной категории специалистов.
В своей деятельности специалист по работе с абонентами руководствуется:
- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
- уставом предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя, а также начальника отдела по работе с клиентами;
- должностной инструкцией.
Специалист по работе с клиентами должен знать:
- нормативные правовые акты, другие руководящие, методические материалы вышестоящих и других органов, регламентирующие вопросы технологии работы предприятия связи;
- основы маркетинга (концепцию маркетинга, основы управления маркетингом);
- теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования;
- тарифные планы, а также особенности предоставляемых услуг связи;
- порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;
- правила установления деловых контактов;
- правила официального этикета;
- теорию межличностного общения;
- основы социологии и психологии;
- методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера;
- основы трудового законодательства;
- правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.
На специалиста по работе с клиентами возлагаются следующие функции:
- заключение договоров на выполнение работ по подключению к сетям связи;
- заключение договоров на выполнение работ по подключению оборудования.
Большинство функций, связанных с принятием решений и обработкой информации в условиях ООО «Дакар» централизованы и выполняются специалистами головного офиса. На уровне филиалов производится деятельность, связанная с обслуживанием инфраструктуры ООО «Дакар», работы с клиентами, проведения финансовых операций.
Далее проведем рассмотрение технологии внутриорганизационного документооборота ООО «Дакар».

 
2.Анализ бизнес-процессов корпоративного документооборота ООО «Дакар»

В данной работе решается задача автоматизации документооборота.
Координатором процесса документооборота в исследуемой организации является общий отдел, специалисты по делопроизводству.
Проведем анализ бизнес-процессов технологии документооборота ООО «Дакар».
Делопроизводители в своей работе руководствуются «Положением о ведении документооборота в дилерской компании ООО «ДАКАР», действующим законодательством, положением о специалисте по делопроизводству.
В качестве объектов деятельности делопроизводителя выступают: входящая и исходящая документация предприятия, приказы, издаваемые внутри предприятия, распоряжения руководства.
Специалисты по делопроизводству ведут учет поступающих документов, запросов информации, распределяют поступившие документы в соответствии с резолюцией руководителя и контролируют дальнейшее исполнение распорядительных документов.
Входящий документ регистрируется в соответствующем журнале, далее он поступает на подпись руководителю, который накладывает резолюцию, определяет срок исполнения и определяет исполнителей, о чем делопроизводитель делает отметки в журнале. Далее документы под роспись передаются исполнителям.
Делопроизводитель контролирует срок исполнения документации и предупреждает специалистов о его окончании.
После исполнения документа делопроизводитель делает отметку в журнале.
На рисунке 2 показана контекстная диаграмма технологии документооборота.