анализ и совершенствование организационно правового и документационного обеспечения деятельности организации

Введение
Актуальность выбранной мной темы работы определена тем, что документационное обеспечение управления, позволяет облегчить и ускорить работу с документацией. Эффективность документационного обеспечения управления в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов. Как следствие, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами. Поэтому тема данной работы является актуальной.
Организация работы с документами является одной из важных задач в деятельности любой организации. Это связано с тем, что именно от нее зависит качество управления. От того, насколько профессионально ведется делопроизводство, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все хозяйственные операции, ежедневно совершаемые организацией, должны оформляться документами.
В документе фиксируются все важнейшие управленческие решения. Совершенствованию документационного обеспечения управления в компаниях любой формы собственности невозможно не уделить большое внимание, так как выявленные недостатки в постановке этой работы приводят к основательным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом.
Благодаря усовершенствованной системы документационного обеспечения управления, в компании достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, с нормативными актами, а тем более с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильная организация работы с документами в соответствии с новыми правовыми нормативными актами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
На основании всего вышесказанного тема данной работы на сегодняшний день является очень важной и актуальной.
Объектом исследования является деятельность ООО «Старый замок».
Предметом исследования является документационное обеспечение деятельности ООО «Старый замок».
Цель работы – исследовать анализ и совершенствование организационно правового и документационного обеспечения деятельности организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
− раскрыть понятие и сущность документационного обеспечения предприятия;
− изучить нормативные документы по делопроизводству;
− охарактеризовать анализ развития автоматизированных технологий;
− рассмотреть характеристику организационно-правовой структуры кафе ООО «Старый замок»;
− дать анализ документооборота в кафе ООО «Старый замок»;
− определить разработку предложений по оптимизации документооборота в кафе «Старый Замок».
Теоретической базой исследования послужили труды известных отечественных и зарубежных авторов таких как: Т.Б. Бердников. И.Н. Чуева, А.Т. Головина, И.О. Архипова, О.В. Медведев, Г.В. Савицкая, И.В. Сергеев и др.
Практическая значимость работы состоит в том, что разработанные мероприятия по оптимизации финансовых результатов могут применяться предприятием в дальнейшей деятельности.
Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложения

Глава 1. Теоретические аспекты анализа и совершенствования организационно правового и документационного обеспечения деятельности организации
1.1. Понятие и сущность документационного обеспечения предприятия
Документационное обеспечение управления – специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Современное делопроизводство включает: обеспечение своевременного и правильного создания документов; организацию работы с документами .
Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа. Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения» .
Основными принципами документооборота являются: централизация, в соответствии с которой общее управление документами осуществляет одно лицо – ответственный за делопроизводство; экономичность, в соответствии с которой обеспечивается мотивированное сокращение пути движения документов, этим достигается экономия временных и материальных ресурсов; функциональность, в соответствии с которой движение документов относится к деятельности должностных лиц по их подготовке и исполнению в пределах полномочий, предоставленных должностным лицам по работе с документами; унификация, в соответствии с которой документы одной группы, подчиняются единым правилам; открытость, в соответствии с которой должностным лицам открыт доступ к документированной информации относительно их рабочим требованиям; гибкость, в соответствии с которой сокращаются сроки работы с отдельными видами документов.
Собственно, понятие «делопроизводство» используется со второй половины XVIII в. для обозначения рассмотрения и решения судебных и административных вопросов, сопровождающихся составлением деловых бумаг и работой с этими бумагами. Позже понятием «дело» стали обозначать «собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу», а делопроизводством называть всю совокупность работ, связанных с деловой документацией. В XIX в. термин «делопроизводство» получает нормативное закрепление и трактуется как «должностная бумажная переписка» .
Дальнейшее развитие термин «делопроизводство» получает в советский период. К концу 1950-х гг. создание документов и организация работы с ними стали рассматриваться как единый процесс. Соответственно термин «делопроизводство» постепенно охватывает весь комплекс операций по документированию и организации работы с документами – от создания документа до передачи его в архив .
Следующий терминологический стандарт определяет делопроизводство как «деятельность, охватывающую документирование и организацию работы с документами» . Терминологический стандарт 1998 г. уточняет термин, подчеркивая обеспечивающий характер делопроизводства и определяя его как «область деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с документами» .
Действующий терминологический стандарт, как уже упоминалось, трактует термин «делопроизводство» как «деятельность, обеспечивающую документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов» .
Сравнивая это определение с определениями, данными в предшествующих терминологических стандартах, следует сделать вывод, что его трактовка существенно не изменяется, но несколько конкретизируется. Говоря о термине «делопроизводство», нельзя не отметить, что к концу 1980-х – началу 1990-х гг. он устойчиво ассоциируется с устаревшими технологиями, бюрократической волокитой, рутинной бумажной работой. Так воспринимают его специалисты других профессий, широкая публика и сами документоведы. Не случайно появившийся на рубеже 1980–1990-х гг. термин «документационное обеспечение управления» быстро вытесняет прежний устаревший термин из научной, учебной, методической литературы.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – более «молодой» термин. Он был предложен в конце 1980-х гг. специалистами, связанными с разработкой систем автоматизации управленческих (в частности, делопроизводственных) процессов, по аналогии с другими терминами, применявшимися разработчиками автоматизированных систем управления (программное обеспечение, математическое обеспечение, информационное обеспечение и др.). Новый термин закрепляется в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и получает широкое распространение в 1990-х гг. ГСДОУ определяет документационное обеспечение управления как «деятельность, охватывающую организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия».
Таким образом, на момент появления ГСДОУ термин трактуется шире, чем термин «делопроизводство». Он включает документирование и не просто