Курсовая работа по Делопроизводство и документооборот на тему Работа с персональными данными в кадровой службе

Введение
Актуальность данной темы объясняется важностью кадровой работы в деятельности предприятия в целом. Это связано с тем, что в настоящее время кадры предприятия представляют собой некий стратегический фактор, который способен влиять на дальнейшее развитие предприятия. В связи с этим кадры сейчас являются важным компонентом деятельности предприятия, и правильное управление этим компонентом приводит к положительным экономическим результатам.
В условиях рыночной экономики качество персонала стало главнейшим фактором, определяющим выживание и экономическое положение российских организаций. Тщательность подбора и отбора гарантирует качество людских ресурсов, которое во многом определяет возможность и эффективность их дальнейшего использования. Работа любой организации неизбежно связана с необходимостью комплектования штата. При этом одной из центральных задач является подбор и отбор кадров. Главный потенциал предприятия заключен в кадрах. Какие бы прекрасные идеи, новейшие технологии, самые благоприятные внешние условия не существовали, без хорошо подготовленного персонала высокой активности добиться невозможно. Именно люди делают работу, подают идеи и позволяют предприятию существовать. Без людей не может быть организации, без квалифицированных кадров ни одна организация не сможет достигнуть своих целей.
Тема исследования достаточно широко представлена в научной и профессиональной литературе. Поэтому в процессе выполнения представленной работы нами были использованы многочисленные учебные пособия, методические материалы и публикации, связанные с оценкой эффективности кадровой деятельности.
В первую очередь это учебные материалы Г.Б. Баканова, А.Я.Кибанова, В. М. Масловой, связанные с вопросами управления персоналом. В них авторы достаточно подробно рассматривают теоретические основы кадровой деятельности. В статье Н. Перцовой «Кадровый отчет» подробно рассматриваются различные методы оценки эффективности деятельности кадровых служб и необходимость проведения такой оценки.
Методам оценки эффективности деятельности кадровых служб посвящена и статья Г.В. Дмитриной. В ней автор рассматривает существующие методы оценки, а также рассуждает на тему изменившейся роли человека в процессе производства. Н.А. Небалуева в своей работе «Измерение удовлетворенности персонала» рассматривает управление персоналом как процесс и роль мониторинга профессиональной деятельности
Объектом исследования является кадровая деятельность предприятия в персонале в целом.
Предметом исследования – является оценка эффективности кадровой политики на примере муниципального унитарного предприятия.
Цель работы – исследовать работу с персональными данными в кадровой службе.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- раскрыть анализ деятельности кадровой службы;
- рассмотреть кадровую политику организации – элемент эффективного управления персоналом;
- изучить характеристику организационно-правовой структуры Администрации г. Полярные Зори;
- определить разработку Положения о защите персональных данных работников администрации города Полярные Зори;
- изучить разрешительную систему доступа к документам, содержащим персональные данные .
Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений.

Глава 1. Теоретические аспекты работы с персональными данными в кадровой службе
1.1 Анализ деятельности кадровой службы

Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом – названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания – человек как трудовой ресурс.
Первая, наиважнейшая функция отдела – ведение кадровой документации в соответствии с требованиями законодательства по труду. Если в организации не налажено делопроизводство – она всегда под дамокловым мечом проверки инспекции по труду. Игнорировать эту деятельность ни в коем случае нельзя. Кроме того, есть еще охрана труда – это еще более жестко регулируемая законом функция, которую часто вменяют в обязанности отдела кадров [13, с. 5].
Трудовые ресурсы представляют собой трудоспособную «часть населения, которая обладает физическими и интеллектуальными возможностями для производства материальных благ и услуг». В свою очередь персонал предприятия - это «личный состав организации, включающий всех наемных работников, а также работающих собственников и совладельцев». Остальные же задачи бывают опциональными. Кадровая служба организации занимается следующими направлениями: учет и нормирование труда; подбор персонала; оценка; развитие, обучение; мотивация персонала; формирование корпоративной культуры организации.
Какие функции выполняет HR-отдел, решает руководитель организации, исходя из стратегических задач и планов развития компании.
Таким образом, «трудовые ресурсы» - это термин, который используется для определения трудоспособного населения в масштабах страны, отдельного региона или же отдельной отрасли. Для отдельного предприятия наиболее употребим термин «персонал». Изменившиеся условия мирового экономического развития вывели персонал на новый уровень и заставили рассматривать его как определенный стратегический фактор, который определяет дальнейшее развитие предприятия. В связи с этим персонал больше не является «винтиком» в производственном процессе, персонал перерос в «совокупность личностей, каждая из которых обладает особой индивидуальностью, интеллектом, способностью к саморазвитию, творчеству», то есть персонал стал являться «личностным капиталом» организации. Основными характеристиками персонала являются его численность и структура. Под численностью персонала понимается «число сотрудников, которые официально работают в организации» [20, с. 146].
Численность бывает нормативной и фактической. Нормативная или плановая численность определяется спецификой деятельности, сложностью производственных процессов, а также степенью их автоматизации. Фактическая же численность показывает реальное число сотрудников организации на данный момент. Структура персонала представляет собой «отдельные группы работников, объединенные по каким-либо признакам».
Чтобы персонал раскрыл в полной мере весь свой потенциал им нужно управлять и его нужно организовывать. Для этого на предприятиях и существуют кадровые службы. Под данным термином понимается «совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики».
Кадровые службы предприятий и организаций действуют в рамках определенных теорий управления персоналом. Стоит отметить, что деятельность по управлению персоналом имеет давние истоки, но вот как наука данная отрасль управления сформировалась только в начале прошлого столетия. Связано это было с изменениями, которые произошли в производстве. Так развитие капитализма и промышленная революция привели к вытеснению мелких мастерских крупными фабриками и заводами. Соответственно, это привело к увеличению количества рабочих, а также к увеличению интенсивности труда и со временем к обострению социальных конфликтов. Для решения таких конфликтов, а также для налаживания отношений между руководством предприятия и коллективом и начали создаваться специализированные кадровые подразделения.
Кадровые работники занимаются не только приемом на работу, но и планированием потребности в персонале, составлением кадровых резервов, участвуют в разработке стратегий развития предприятия. Современный этап развития деятельности кадровых служб связан с решением различных сложных кадровых задач, основанных на стратегическом планировании, расширении социальных гарантий работникам и т.д. На сегодняшний день управление персоналом представляет собой «целенаправленную деятельность руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, включающую разработку концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов управления персоналом» [16, с. 225].
Таким образом, управление персоналом охватывает такие области, как планирование кадров, планирование работы с кадрами, определение кадрового потенциала, оценку персонала, стимулирование трудовой деятельности, организацию труда и множество других аспектов. Кадровые службы нашей страны до последнего времени отличались от западных. Они в первую очередь занимались приемом и увольнением сотрудников и, в некоторой степени, их профессиональным обучением. Управлением персонала в полном понимании этого термина они не занимались. И такая ситуация наблюдается до сих пор на многих небольших российских предприятиях. Хотя в целом данная отрасль за последние несколько лет претерпела значительные перемены. Постепенно кадровые службы становятся методическими, информационными и координирующими центрами работы с персоналом. Для этого разрабатываются