информационно-справочные документы организаций

ВВЕДЕНИЕ
Организация работы с документами является одной из важных задач в деятельности любой организации.
Это связано с тем, что именно от нее зависит качество управления. От того, насколько профессионально
ведется делопроизводство, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все хозяйственные
операции, ежедневно совершаемые организацией, должны оформляться документами. В документе
фиксируются все важнейшие управленческие решения.
2
Вместе с тем, правильная организация работы с документами в соответствии с новыми правовыми
нормативными актами важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Выбор темы исследования аргументируется, во-первых, необходимостью совершенствования и повышения
эффективности управления предприятиями;
во-вторых, потребностью нормативно-правового регулирования и управления документацией;
в-третьих, необходимостью оптимизации использования информационных технологий управления.
Несмотря на то, что вопросы организации и совершенствования управления предприятиями и
документационного обеспечения их деятельности неоднократно поднимались в различных научных
изданиях, в периодике, были предметом обсуждения на различных научных и научно-практических
конференциях, многие аспекты изучения организации документационного обеспечения все еще остаются
слабо освещенными в научной литературе.
Кроме того, существует необходимость знания особенностей составления и хранения информационносправочных документов.
Целью данной работы является выявление особенностей информационно-справочных документов
организаций.
Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:
исследовать теоретическое аспекты информационно-справочных документов;
привести характеристику информационно-справочных документов организации.
Объект – информационно-справочные документы. Предмет - требования к составлению и хранению
информационно-справочных документов.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Понятие и сущность информационно-справочных документов
Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими
идентифицировать автора документа.
К информационно-справочным документам относятся [12]:
1) протоколы;
2) докладные записки;
3) предложения;
4) объяснительные записки;
5) заявления;
3
6) представления;
7) письма;
8) акты;
9) справки;
10) сводки;
11) заключения;
12) отзывы;
13) списки;
14) перечни;
15) телеграммы;
16) факсы;
17) электронные сообщения и другие справочные документы [16].
Информационно-справочные документы, как следует из названия, создаются с целью закрепления и
передачи информации, не обязательной к исполнению, как например в письме-предложении или
информационном письме.
Гарантийное письмо, напротив, устанавливает обязанность автора документа по исполнению взятых на
себя обязательств.
В данную группу документов входят протокол, акт, письма, докладная, объяснительная и служебная
записки, справки.
Протокол документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,
заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах [3].
В литературе существует мнение о том, что протокол должен быть отнесен к распорядительной
документации, поскольку содержит решения, принятые на собраниях и совещаниях. Данную позицию
нельзя считать верной, поскольку основная часть протокола исполняет информационную функцию.
Решение, зафиксированное в протоколе, также носит информационную функцию, служащую для
составления распорядительного документа на основе протокола.
В правоохранительных органах принята практика наименование акта протоколом, хотя это неверно.
Протокол ведется в процессе совершения события, а акт составляется после.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и
информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе,
содержащий выводы и предложения составителя.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного
документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы [13].
4
Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов различного
содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами,
сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события, действия.
Справки - документы, содержащие текстовую и (или) табличную информацию по какому-либо
определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или
иных фактов и событий.
Для составления документов используются бланки согласно ГОСТ Р 6.30-2003: общий, конкретного вида
документа, письма.
Срок хранения определяется по результатам ЭЦД.
1.2. Требования к составлению информационно-справочной документации
Гармонизация стандарта с системой стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
(далее – СИБИД) ставит целью учесть актуальные термины действующих стандартов. Среди ссылочных
стандартов следует выделить ГОСТ 7.60–2003. «Издания. Основные виды. Термины и определения» и ГОСТ
Р 7.0.83–2013. «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения».