Отчет по практике по делопроизводству и документообороту на тему Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации

Кадровая и правовая проверка (конфиденц. и секретность) Проверка наличия ограничений доступа, секретной информации, персональных данных; маркировка дел Юрист архива / заведующий Список дел с указанием режимов доступа и особых требований
Очистка и первичная консервация Очистка от пыли, шлифовка, разворачивание, временная скрепка, базовые реставрационные мероприятия Консерватор (реставратор) Приведённые в приемлемое для хранения состояние дела/материалы
Сортировка и группировка по фондам/описям Отнесение к фонду/описи, группирование дел по систематике архива (фонды/описи/дела) Архивист инвентаризатор Сгруппированные единицы хранения, подготовка к присвоению шифров
Удаление посторонних материалов и комплектование Изъятие мусора, неархивных материалов, добавление недостающих документов (по возможности) Архивист / взаимодействие с источником Очищенные и дополненные дела; акт о внесённых изменениях
Экспертиза ценности (ЭК) / отбор на хранение или уничтожение Принятие решений по срокам хранения: постоянное хранение, длительное или уничтожение Экспертная комиссия архива Протокол ЭК; списки на уничтожение; рекомендации по срокам
Составление/обновление описей и номенклатур Подробное описание дел: заголовки, периоды, количество листов, сроки хранения, примечания Описчик / архивист Описные карточки / описи фонда; внесение в учёт
Присвоение шифров, нумерация дел и меток Присвоение Ф./оп./д. номеров, штрих/QR меток (если применяется), номера хранения Регистратор / архивист Полные шифры всех единиц хранения; ярлыки/наклейки
Подготовка к упаковке и размещению Переложение в архивные папки/коробки, упаковка в архивные контейнеры с указанием шифров Архивист + консерватор Упакованные коробки с этикетками и описями
Внесение в электронные каталоги / базы данных Ввод метаданных, шифров, мест хранения, режимов доступа в ЭС учёта Архивный администратор / каталогизатор Записи в электронной базе / поисковом каталоге
Размещение в постоянном хранении Укладка в стеллажи на фиксированные места, обновление реестра мест хранения Служба хранения архива Документально закрепленное место хранения (ячейка/полка)
Оформление итоговой документации Хранение акта приёма, описи поступления, протоколов ЭК, регистрационных документов Регистратор / заведующий Комплект учётных документов в деле поступления
Информирование источника и пользователей Уведомление передающего о завершении приёма; обновление справочного аппарата для пользователей Заведующий / справочная служба Письмо/уведомление; обновлённый каталог/справка
Мониторинг и пересмотр Периодический контроль состояния фондов, обновление описей, корректировка мест хранения Консервация / фондоведение Отчёты о состоянии, актуализированные описи

Рекомендации:
 Решения экспертной комиссии должны быть задокументированы (протокол) и легитимизированы приказом (если требуется).
 Все этапы фиксируются в учётных ведомостях и журналах: это обеспечит полноту приёма и последующую прослеживаемость.
Задние 3
Уничтожение документов в архиве — это ответственный и регламентируемый процесс, связанный с необходимостью освобождения пространства и удаления документов, срок хранения которых истек.
Такие мероприятия требуют тщательной подготовки и точного соблюдения установленного порядка, поскольку неправильное удаление может привести к утрате ценных или важных документов. Где хранятся документы временного хранения до уничтожения:
 Документы, выбранные для уничтожения (сроки хранения истекли), до фактического уничтожения хранятся в выделенном помещении архива либо в специально отведённых запечатанных контейнерах/ящиках с описью и ярлыком «На уничтожение».
 Помещение должно быть опечатано/запрещено для свободного доступа, иметь учётный журнал приёма материалов на уничтожение и контролироваться ответственным лицом.
 Срок хранения до уничтожения определяется локально (обычно не более 6–12 месяцев) и должен быть установлен распоряжением/приказом, чтобы исключить «зависание» материалов.
Задание 4
Документы бухгалтерского и архивного учета играют значительную роль в обеспечении целостности и защищенности архивных фондов.
Они представляют собой систему записей, позволяющих отслеживать движение документов, фиксировать информацию о сроках хранения, состоянии дел и проводить проверку подлинности и актуальности содержащихся данных – таблица 8.
Таблица 8. Перечень учетных документов:
Наименование документа Назначение / содержание Форма / примечание Ответственные Периодичность ведения/обновления
Опись дел постоянного хранения (по фондам) Перечень дел фонда с заголовками, периодом, кол вом листов, сроком хранения Бумажная и электронная (Excel/БД) Описчик / заведующий архивом Обновление при поступлении/изменениях
Опись дел по личному составу Перечень личных дел сотрудников с указанием штатных данных, дат, номеров дел Требует соблюдения ПДН (ограничения доступа) Делопроизводство + архив При приёме/увольнении; ежегодно
Дело фонда (дело как единица учёта) Собственно единица хранения — комплект документов по вопросу Стандартная папка/коробка с шифром (Ф./оп./д.) Архивист Хранится согласно срокам хранения
Акт приёма передачи (2 экз.) Оформление факта передачи документов в архив; указание комплектности Бумажный бланк + скан Источник + представитель архива При каждой передаче
Передаточная опись (журнал прихода) Детальная опись передаваемых дел/материалов Приложение к акту, электронный реестр Источник/архив При каждой передаче
Журнал регистрации поступлений Учёт приходных партий: номер поступления, дата, источник, примечания Бумажный журнал / ЭС Регистратор архива Ежедневно/по поступлениям
Журнал учёта выдач / заявок пользователей Учёт запросов и выдач копий/дел; отметки о возврате Бумажный/электронный Справочная служба архива При каждой выдаче
Реестр мест хранения (ячейки, стеллажи) Фиксация физического размещения упаковок/дел База данных / план склада Служба хранения При перемещениях и инвентаризации
Номенклатура дел (организации источника) Положение о формировании дел у подразделений; основа комплектования Документ источника / приложение Делопроизводство организации Редактирование при изменении структуры