Отчет по практике по делопроизводству и документообороту на тему ВЕДЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ГЛАВНЫМ СПЕЦИАЛИСТОМ СЕКТОРА ДОКУМЕНТООБАРОТА В АО ОТП БАНК ГОРОД ТЮМЕНЬ

Введение

Преддипломная практика – это обязательная составляющая образовательного процесса, необходимая для подготовки квалифицированных работников, хорошо ориентирующихся не только в профильной теории, но и в реалиях трудовых будней.
Данный этап обучения осуществляется вне стен вуза – на базе учреждений, соответствующих будущей специальности студента.
Перенос учебного процесса в условия, максимально схожие с обстановкой будущей профессиональной деятельностью студента, – обязательный этап на пути получения высшего образования, обусловленный требованиями госстандартов и регламентированный приказом Минобразования и науки РФ.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

1 Общая характеристика АО «ОТП Банк»

ОТП Банк входит в международную финансовую Группу ОТП (OTP Group), которая является одним из лидеров рынка финансовых услуг Центральной и Восточной Европы.
ОТП Банк - это универсальная кредитная организация, предоставляющая широкий спектр банковских услуг и продуктов для корпоративных клиентов и частных лиц.
ОТП Банк входит в число 50 крупнейших банков России, а по ряду направлений входит в число лидеров рынка.
ОТП Банк является участником Системы страхования вкладов, членом Ассоциации российских банков, Ассоциации Европейского Бизнеса, Национальной ассоциации участников фондового рынка, Национальной фондовой ассоциации, Московской Биржи.
ОТП Банк обслуживает более 2,4 млн клиентов и присутствует в более чем 4 500 населенных пунктов России. Осуществление обслуживания происходит через собственную сеть, состоящую из более 68 тыс. точек потребительского кредитования, 84 кредитно-кассовых офисов (ККО), сети отделений из 135 точек клиентского обслуживания, банкоматной сети - 174 АТМ и 269 терминалов самообслуживания.

Из таблицы ликвидных активов видно, что увеличились суммы высоколиквидных ценных бумаг РФ, сильно увеличились суммы высоколиквидных ценных бумаг банков и государств, уменьшились суммы средств в кассе, межбанковских кредитов, размещенных на срок до 30 дней, сильно уменьшились суммы средств на счетах в Банке России, корсчетов НОСТРО в банках (чистых), при этом объем высоколиквидных активов с учетом дисконтов и корректировок (на основе Указания №3269-У от 31.05.2014) уменьшился за год с 26.60 до 22.69 млрд.руб.

По объему вкладов ОТП Банк находится на 42 месте. Показать весь рейтинг банков по объему вкладов.
В сентябре 2021 ОТП Банк располагался на 42 месте, таким образом, за месяц позиция в рейтинге не изменилась.
Потребительские кредиты и кредиты наличными, выдаваемые АО «ОТП Банк» представлены в таблице 2.

2 Анализ персонала в АО «ОТП Банк»

В соответствии выполняемыми обязанностями рассмотрим основные показатели компании.
Анализируя данные распределения компании по уровню образования, можно сделать следующие выводы:
- основную часть персонала составляют сотрудники, имеющие средне специальное образование, их численность составляет 47 %;
- значительная часть персонала имеет высшее образование – 23 %.
Стоит отметить, что специалисты, имеющие неоконченное высшее образование выделены в отдельную группу, их доля составляет 17 %.
Можно сделать вывод, что необходимо повышать квалификацию персонала.
Кроме того, особое внимание следует уделить этапу отбора персонала, особое внимание при этом уделять уровню образования, эрудиции, уровню знаний будущих сотрудников.

Таким образом, наибольшую долю составляют сотрудники исполнители – 71,3 %, сотрудники руководители занимают всего лишь 3,2 %.

Анализируя динамику заработной специалиста в АО «ОТП Банк», можно сделать следующие выводы, что за последние пять лет рост заработной платы составил 28000 рублей, так в 2016 году заработная плата составила 43 000 рублей, а в 2020 году – 71000 рублей.
Значительный рост заработной платы произошел в период с 2017 по 2018 год, составил 11 тысяч рублей.

Анализируя данные рисунка, можно сделать вывод, что большинство опрошенных довольны качеством предоставляемых услуг (70% опрошенных), среди которых 15% полностью довольны предоставляемыми услугами, 55% опрошенных скорее довольны качеством предоставляемых услуг.
Стоит отметить, что достаточно большой процент недовольных качеством предоставляемых услуг – 40%.
Поэтому необходимы мероприятия по совершенствованию качества предоставляемых услуг.
Неквалифицированный персонал является одной из проблем недостаточного качества предоставляемых услуг.

3 Основные обязанности главного специалиста сектора документооборота

Рассмотрим основные обязанности главного специалиста сектора документооборота в АО «ОТП Банк».
1. Организует работу Сектора в рамках поставленных задач.
2. Осуществляет подготовку (сбор, копирование, обработка, внесение в базу данных и проверку соответствия требованиям) документов необходимых для оформления приема, увольнения, командировок, отпусков и других кадровых документов сотрудников ККО в соответствии с Порядками и иными нормативными документами Банка.
3. Ведет журналы Кредитно-кассового офиса в том числе журналы регистрации листков нетрудоспособности и заявлений на отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 (3) года предоставляемых сотрудниками Кредитно-кассового офиса.
4. Осуществляет своевременный сбор и своевременную отправку уведомлений за работу в праздничные дни экспертов и старших экспертов прямых продаж.
5. Осуществляет ознакомление сотрудников ККО под подпись с кадровыми документами
6. Осуществляет отправку кадровых документов в Управление кадрового администрирования в установленные сроки
7. Ведет табель учета рабочего времени сотрудников ККО.
8. Осуществляет создание заявки на подготовку справок сотрудников в базе данных Банка.
9. Осуществляет обслуживание клиентов по вопросам сопровождения кредитного договора и дополнительных продуктов Банка.
10. Осуществляет обработку претензий и заявлений клиентов, обратившихся в Кредитно-кассовый офис.
11. Осуществляет прозвон клиента в рамках исправления ошибочного кредитного договора.
12. Осуществляет обслуживание клиентов по проекту ЕСИА и ЕБС.
13. Осуществляет подготовку письменных ответов на запросы клиентов.
14. Обеспечивает Заведение заявок и выдачу Cash on Card и Кредитных карт (при необходимости).
15. Формирует и своевременно предоставляет отчетность по запросу головного офиса.
16. Осуществляет прием (от Сектора развития бизнеса и напрямую от Партнеров), регистрацию, учет, упорядочение, комплектование, сохранность входящих и исходящих потоков корреспонденции и документов (в т.ч. комплекты клиентских документов, Заявлений/Запросов Клиентов) в соответствии с внутренними нормативными документами Банка.
17. Готовит и своевременно передает на проверку и хранение образующиеся в процессе деятельности ККО документы в Архив сторонней организации (в т.ч. комплекты клиентских документов, Заявлений/Запросов Клиентов) в соответствии с актами приема передачи для отправки документов в Архив.
18. Осуществляет контроль предоставления и правильности оформления полного пакета документов Клиента в соответствии с Договором о сотрудничестве, регистрацию кредитных договоров Клиентов, исправление или передачу на доработку неверно оформленных клиентских договоров, мониторинг и контроль над исправлением ошибок в клиентских документах и своевременное возвращение договоров в ККО.

 
4 Внедрение электронного документооборота в АО «ОТП Банк»

В финансовые организации периодически наведываются контролирующие органы, чтобы провести оценку активов и обязательств, компетентность организации и соблюдение законодательства.
Специалисты по аудиту и экспертизе раскидывают в организации лагерь на несколько недель и принимаются разбирать разные бумаги по коммерческим ссудам, картотеки кредитной информации, кредитные портфели, а также другую информацию, которая может представлять потенциальный риск.
В условиях бумажного документооборота такие проверки могут длиться вечность. Массивные папки с документами нужно отыскать, извлечь, сдуть пыль и тщательно изучить. Папки расшиваются, потом снова сшиваются, при этом нужные документы могут быть утеряны, продублированы или перепутаны – что электронный документооборот исключает просто физически.
Система электронного документооборота может радикально повысить эффективность процесса банковской проверки, сократив ее длительность на несколько дней (а в некоторых случаях – и недель). У инспекторов будет быстрый доступ к документам, корпоративным отчетам и канцелярии, что значительно снизит вмешательство в бизнес-процессы банка. В системах документооборота, базирующихся на веб-клиенте – вот такой он у СЭД ТЕЗИС, можно посмотреть на видео – проверяющим даже можно открыть защищенный удаленный доступ к данным, и им вообще не придется приходить в офис.
Руководство банка понимает бизнес-процессы, которые обеспечивают его деятельность. Наверняка, оно видит, что многие из них можно упростить, исключив ручную маршрутизацию документов в различных рутинных процедурах и высвободив персонал, который этим занимается. Если это так, то можно задуматься о внедрении электронной системы документооборота.
Вместе с системой документооборота руководство банка получит более жесткое управление бизнес-процессами. Маршруты движения документов по ним можно будет задать однозначно – такую возможность дает конструктор бизнес-процессов. Вдобавок к этому, оно получит возможность следить за тем, чтобы действия по бизнес-процессам выполнялись четко и вовремя. Автоматизируя бизнес-процессы, финансовая организация гарантирует самой себе, что нужную информацию увидят нужные люди в нужное время. А механизм генерации отчетов даст этому доказательства.

Заключение

ОТП Банк относится к финансовой группе OTP Group и входит в число 50 наиболее крупных банков России. Насчитывает свыше полутора миллиона клиентов.
Ключевое направление деятельности этого финансового учреждения – кредитование и другие банковские услуги для физических лиц.
ОТП Банк занимает 2 место на рынке POS-кредитования (FrankResearch Group на на 1 апреля 2018 г.) и 7 место на рынке кредитных карт (Frank Research Group на 1 апреля 2018 г.). ОТП Банк является участником системы обязательного страхования вкладов.
Частью OTP Group является международный проект Touch Bank - розничный digital-банк, предоставляющий финансовые продукты и услуги через личный онлайн-кабинет и мобильное приложение.