Сущность, задачи и особенности конфиденциального делопроизводства

В любой организации есть документы, которые должны быть известны сотрудникам: трудовой договор, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции. Некоторые документы доступны только тем сотрудникам, которым они нужны для выполнения своих должностных обязанностей. Другие документы, такие как личные данные, в соответствии со ст. 89 ТК РФ, должна быть предоставлена по запросу работника (копия на него). Но в то же время личные данные должны быть защищены от неправомерного использования или потери .
Законодательные акты определяют конфиденциальные документы как деловые бумаги, которые содержат данные и сведения, квалифицирующиеся как коммерческая или служебная тайна и являющиеся интеллектуальной собственностью. С свою очередь, коммерческая или служебная тайная – это информация с ограниченным доступом. Ограничение по доступу – признак конфиденциальности, накладывает собственник информации. Ограничение – этот тот правовой режим, который собственник установил в соответствии с законом, охраняя конфиденциальность.
В организациях государственного и муниципального подчинения конфиденциальные документы – это деловые бумаги, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, то есть ту, которая имеет характер внутреннего пользования и не подлежит опубликованию в открытой печати. В коммерческих организациях – это документы, содержащие сведения о профессиональных секретах, уникальных технических и технологических разработках, знание которых повышает конкурентоспособность компании. К конфиденциальным сведениям коммерческого характера также могут быть отнесена информация о поставщиках, клиентах и заказчиках.
Конфиденциальные документы – это предмет повышенного интереса не столько преступных сообществ, сколько конкурирующих организаций. В некоторых случаях те «ноу хау», секреты производства, которыми владеет компания, стоят действительно больших денег и обеспечивают ей устойчивое лидирующее положение на рынке. Поэтому такая компания в первую очередь заинтересована в том, чтобы правильно организовать работу с конфиденциальными документами.
Секретарь-делопроизводитель играет важную роль в процессе создания, записи и хранения информации с ограниченным доступом. Он действует как посредник между отправителями и получателями секретных данных. В его функции также входит контроль и ограничение доступа к информации, не подлежащей распространению. При приеме на работу любой новый сотрудник, которому для выполнения своих служебных обязанностей будет разрешена конфиденциальная информация, должен подписаться под обязательством не разглашать официальную и коммерческую тайну .
Ценность информации может быть категорией ценности и характеризовать определенную сумму выигрыша при использовании или сумму потерь при потере. Информация часто становится ценной для развития компании или бизнеса из-за ее юридических знаний, например: учредительные документы, программы и планы, соглашения с партнерами и посредниками. Ценность может проявляться в ее многообещающей научной, технической или технологической значимости.
Законодательство РФ предусматривает ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу информации с такими штампами.
Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны быть проинформированы и ознакомлены с инструкциями по работе с конфиденциальными документами.
 должны быть соблюдены определенные критерии для документирования информации. К ним относятся:
 потребность в документированной информации для юридического обеспечения компании, регулирующей статус компании, права, обязанности и ответственность ее сотрудников;
 потребность в документированной информации для производственной деятельности: исследования, дизайн, дизайн, технологии и др.;
 потребность в документированной информации о управленческой деятельности;
 потребность в документированной информации как источнике доказательств в конфликтных ситуациях;
 необходимость предоставления информации в официальной форме;
 важность информации как исторического источника, раскрывающего направления и особенности деятельности предприятия .
Архивное хранение конфиденциальных документов происходит в опломбированных ящиках, в помещениях, исключающих доступ посторонних лиц. Уничтожение конфиденциальных документов осуществляется путем составления акта, утверждаемого руководителем предприятия; при наличии комиссии; с использованием специальной машины или иным образом исключая возможность восстановления имеющейся в ней информации.