проверка наличия и состояния документов в архиве организации

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день произошел резкий рост потребностей людей в полных и достоверных данных, в переоценке исторического прошлого на базе прошлых недоступных архивных документов. Сейчас сотрудникам архивов необходимо выполнять огромное множество новых задач, связанных с развитием национальной культуры и самосознания. Ресурсы Архивного фонда РФ показывают правовую и организационную базу развития нашей страны, содержат информацию, которая нужна, чтобы обеспечить суверенитет государства, ее внешнюю экономическую деятельность и эффективную деятельность всех ветвей власти.
В конце 20 в. общество подошло к новому пониманию роли архивных документов в современном мире российского общества. Архивный фонд России - является субъектом информационных процессов, закрепилось его понимание как огромного информационного ресурса государства. Но функционирование архивных учреждений по обеспечению сохранности, всестороннему применению и комплектованию документальных материалов исследовано плохо.
Цель курсовой работы - анализ хода проверки состояния и наличия архивных дел.
Задачи курсовой работы:
- определить главное понятие «архивное дело»;
- изучить виды архивных дел;
- проанализировать процесс состояния и проверки архивных дел.

1. Архивные дела: сущность, понятие, функции

Архивное дело в Российской Федерации (далее по тексту - архивное дело) работа органов местного самоуправления, государственных органов, граждан и компаний в области организации комплектования, хранения, применения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов.
Архивное дело — это ценный материальный носитель информации, который подлежит сохранению и сохраняется на основании его важности для собственника или общества. В архивных делах показан функционал конкретных общественных личностей и структур, благодаря которым реализуются управленческие, законодательные, производственные, научные и иные общественные задачи. Кроме этого, архивные дела считаются основой мировой геополитики: они определяют границы между государствами, нормативно-правовые основания функционирования надгосударственных объединений и стран, правила и порядок международной торговли, регламентируют взаимоотношения во всех областях между конкретными странами и пр.
В разделе 3.5 Главных правил работы архивов учреждения прописан порядок формирования архивных дел - группировки исполнительных документов на основании номенклатуры дел. Поэтому, в дело входят документы, которые соответствуют по своему содержанию заголовку дела, и, учитывая это, запрещено группировать в дела дублетные и черновые экземпляры (вторые экземпляры) документов (исключением являются особо ценные документы), в том числе документы, которые подлежат возврату.
Благодаря архивным делам создается вся материальная инфраструктура цивилизации и среда обитания общества: мосты, заводы, метро, технические устройства всех типов, аэропорты, транспортные средства, пути сообщения, технологии функционируют, создаются и восстанавливаются в случае разрушения посредством архивных документов. В том числе архивные дела - это инструмент регистрации всех действий, событий, явлений, которые происходят в общественной и природной среде; с разной степенью объективности в них показываются все события общероссийского, мирового и регионального исторических процессов.
Виды архивных дел подразделяются:
1. По степени ценности можно разделить на ценные, уникальные и особо ценные.
Ценные архивные дела — это все документы, которые включены в состав архивного фонда, и это не зависит от их происхождения, степени секретности, вида носителя, формы собственности и места хранения.
Особо ценные архивные дела - это архивные документы, которые имеют документально-научную и культурно-историческую ценность, огромное значение для социума и страны, и по отношению которых определяется особый режим учета, применения и хранения.
Уникальный документ - это особо ценный документ, который не имеет себе подобных по содержащихся в нем данным и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
2. По категориям доступа подразделяются на ограниченного доступа и открытые. Архивные дела ограниченного доступа - это архивные дела, которые содержат данные, которые составляют государственную тайну, в том числе архивные дела, которые содержат данные о семейной и личной тайне физического лица, его частной жизни, в том числе данные, которые могут создавать угрозу его безопасности. Открытые документы — это все архивные дела, доступ к которым не ограничен на основании международных договоров Российской Федерации, законодательством Российской Федерации;
3. По формам собственности классификация делится следующим образом:
- архивные документы и архивные фонды государственной части РФ;
- архивные документы и архивные фонды, относящиеся к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
- архивные документы и архивные фонды, находящиеся в ведении муниципальных органов;
- архивные документы и архивные фонды негосударственной части Архивного фонда РФ;
4. По видам носителей, технике и способам закрепления данных разделяются следующим образом:
- графические документы и архивные письменные на бумажных носителях;
- кино- и фото-документы, фонодокументы, электронные документы, видеофонограммы;
5. По срокам хранения разделяют следующие архивные дела:
- архивные документы, находящиеся в архивах на постоянном хранении;
- архивные документы, находящиеся на временном хранении в ходе конкретных сроков в ведомственных архивах;
- архивные документы, находящиеся на депозитарном и временном хранении в отраслевых фондах и ведомственных архивах;
- архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на депозитарном и временном хранении в государственных архивах.
В соответствии с п. 9 ГОСТ Р 7.0.8-2013 архивный документ - документ, который подлежит сохранению или сохраняется в силу его значимости для общества, граждан, стран.
Доступ к архивным делам возможен нижеперечисленными способами:
1. Благодаря предоставлению пользователю архивных документов, поисковых и справочных средств и информации об этих средствах, а также в форме электронного документа;
2. Благодаря предоставлению копий или подлинников нужных клиенту документов, а также в форме электронных документов;
3. Благодаря применению информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, а также сети Интернет, с возможностью копирования архивных документов.
Доступ к архивным делам можно ограничить на основании международных договоров Российской Федерации, законодательства Российской Федерации, в том числе на основании указаний владельца или собственника архивных документов, которые находятся в частной собственности. Доступ можно ограничить в отношении архивных дел, которые содержат данные, которые составляют государственную тайну, в том числе к подлинникам особо ценных документов, а также уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, которые находятся в плохом физическом состоянии.
У пользователя архивными делами есть право применять, передавать, распространять сведения, которые находятся в предоставленных ему архивных документах, в том числе копии архивных документов любым легальным способом и для любых законных целей.
Государственные и муниципальные архивы, организации Российской академии наук, библиотеки, музеи предоставляют пользователю условия, которые нужны для изучения и поиска архивных дел. Органы местного самоуправления, государственные органы власти, физические и юридические лица, при наличии у них необходимых архивных дел должны бесплатно предоставлять пользователю, в установленном порядке оформленные копии архивных документов или архивные справки, которые связаны с социальным обеспечением граждан, предусматривают их пенсионное обеспечение, в том числе получение льгот и компенсаций.
Государственные и муниципальные архивы, организации Российской академии наук, библиотеки, архивы государственных органов, музеи, органы местного самоуправления, муниципальные и государственные компании предоставляют органам местного самоуправления и государственным органам нужные для реализации ими своих полномочий копии архивных документов и архивную информацию, а также в электронном виде, экспонируют и публикуют архивные дела, предоставляют справочные и информационные издания о содержании и составе хранящихся в них документов. Архивные дела, которые были изъяты в виде вещественных доказательств на основании законодательства Российской Федерации, подлежат возврату владельцу или собственнику архивных документов.
Мероприятия по сохранности архивных дел, которые исключают их утрату и кражу и предоставляют поддержание их в нормальном физическом состоянии, состоят из:
1. Предоставления оптимальных условий хранения архивных дел, для этого нужно, чтобы архив размещался в приспособленном или специально построенном для хранения архивных документов зданиях, которые находятся в безопасном удалении от опасных в пожарном отношении объектов и промышленных объектов, которые загрязняют воздух. Реконструкция и строительство здания архива осуществляются на основании проектной документации и требований СанПиН. Помещение должно соответствовать техническим требованиям и подразумевать высокую долгосрочность главных конструкций здания и их пожароустойчивость, иметь строительную укрепленность на основании законодательства.
2. Охранный и противопожарный режим. Помещение архива является совокупностью вспомогательных и основных помещений, предназначенных для решения задач архива по обработке, хранению, применению архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, а также должно соответствовать требованиям рациональной планировки помещений. В помещении архива должно быть оснащение средствами охранной и пожарной сигнализации, и оно должно быть защищено открывающимися наружу металлическими распашными решетками на окнах нижних этажей.
Обязанность учреждений хранить документы по личному составу установлена ст.17 Федерального закона от 22 октября 2004 г № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендует и государственным и негосударственным учреждениям «включать в свои учредительные документы положения, которые относятся к обеспечению сохранности и учета документов по личному составу».
Административная ответственность за нарушение правил хранения документов установлена ст. 13.20 КоАП РФ: наложение административного штрафа или предупреждение на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц - от 300 до 500 руб.
Естественно, что требования к хранению и обработке кадровых документов намного более строгие, чем те, которые относятся к системе распорядительной и организационной документации, и регулируются федеральным законодательством, но не внутренними нормативными актами. Архив документов по личному составу с наибольшей вероятностью может подвергаться проверке. Начальник отдела кадров несет личную ответственность как за правильное ведение кадровых документов, так и за обеспечение их сохранности.
Общие требования к помещениям, где находятся документы, и расположению оборудования в них содержатся и п. 4.2-4.4 Основных правил работы архивов организаций.


2. Анализ хода проверки состояния и наличия архивных дел

Проверка состояния и наличия \ архивных дел производится для определения реального наличия находящихся на хранении архивных дел и определения недостающих документов и дел для организации их розыска, устранения и выявления замечаний в учете архивных дел, учета и выявления архивных дел, которым нужна реставрационная, техническая и консервационно-профилактическая обработка. В архиве Российской академии наук, государственном архиве, архиве музея плановая периодическая проверка состояния и наличия архивных дел производится для:
- уникальных архивных документов и дел – каждый год;
- очень ценных документов на бумажном носителе – не менее одного раза в десять лет;
- аудиовизуальных и электронных документов – не менее одного раза в пять лет;
- кинодокументов на нитрооснове – не менее одного раза в два года.
Частота проверки состояния и наличия иных архивных документов и дел осуществляется на основании решения методической экспертной комиссии архива на основании частоты применения и состояния учета архивных дел, однако не менее одного раза в двадцать пять лет, а в архиве государственных библиотек – не менее одного раза в 15 лет. В муниципальном архиве, архиве музея или библиотеки, плановая регулярная проверка состояния и наличия архивных дел производится не менее одного раза в десять лет. В том случае, если есть форс-мажорные ситуации, по итогу которых могут быть повреждены архивные документы и дела, осуществляются внеочередные единовременные проверки состояния и наличия всех фондов архива или конкретных материалов.
В соответствии с п. 10.3.1 Главных правил работы архивов организации проверка документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений осуществляется не реже одного раза в год, обычно, перед передачей дел в архив. Осуществление проверок должно быть составной частью годового плана работы архива. Для реализации качественного анализа контроля и состояния за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с компанией, начальники компаний или структурного подразделения должны быть заблаговременно поставлены в известность о проведении проверки.