Тема «Почта России» на примере Тульского филиала

ВСТУПЛЕНИЕ
Актуальность проблемы. Почта во все времена играла важную роль в обществе. Почта России ассоциируется сейчас не только с доставкой писем, периодических изданий и пенсий. Все активнее в нашу жизнь входят и финансовые услуги от «Почты России». Миссией почты является предоставление на всей территории России универсальных услуг почтовой связи определенного уровня качества, а также финансовых, транспортных и других общедоступных продуктов.
Главным приоритетом деятельности Почты России является ее экономический рост, направленное на выполнение государственных задач за счет сохранения положительных тенденций в наращивании объемов предоставления услуг, улучшение их качества и внедрение новых услуг, технологий, развития сети почтовой связи, создание новых рабочих мест, обеспечение достойного уровня заработной платы.
Сеть почтовой связи, исторически строилась по иерархическому принципу - в соответствии с административно-территориальным делением России - в современных условиях не отвечает требованиям рыночной экономики, не способна адекватно реагировать на вызовы конкурентной среды, является громоздкой и затратной структуре, не приемлемой для внедрения новейших технологий. Поэтому в работе будет спроектирована информационная система для реструктуризации предприятия.
Тульский филиал является составной частью Почты России и испытывает те же проблемы, что и все предприятие.
Основная проблема рассматриваемого предприятия заключается в уменьшении объема доходов, а значит, в скором времени уровень расходов может превзойти уровень доходов. В конечном счете, предприятие станет экономически неэффективным и столкнется с угрозой ликвидации.
Основной причиной падения доходности предприятия является невыполнение плана по реализации услуг отделениями почтовой связи.
На сегодняшний день почтовые услуги стали приносить малый доход. В обмене письменной корреспонденции население практически не нуждается, поскольку в настоящее время широко используются технологии передачи электронных сообщений и писем.
Оплата коммунальных платежей на почте также происходит небольшими темпами за счет того, что население предпочитает осуществлять их быстрее, удобнее и проще в режиме «онлайн» через банковские интернет- сервисы, терминалы оплаты, размещенные во многих магазинах, и другие организации.
Реализация товаров в отделениях почтовой связи осуществляется низкими темпами, и эта проблема связана с тем, что данный вид деятельности не является основным для почты.
Таким образом, необходимо подробно рассмотреть все виды деятельности предприятия, чтобы понять, какой является более прибыльным, а какой убыточным, и далее, исходя из полученных выводов, разрабатывать решения, направленные на повышение эффективности деятельности предприятия.
Предметной областью разработки будет предприятие УФПС Тульской области - филиал АО "Почта России".
Объект исследования - организация деятельности предприятия.
Предметом разработки является информационная система деятельности отделений почтовой связи.
Цель разработки - информационная система, повышающая эффективность деятельности УФПС Тульской области - филиал АО "Почта России", в дальнейшем Тульского филиала «Почты России».
Новизна разработки заключается в применении автоматизированных средств и технологий для достижения цели в данной предметной области.
Практическая значимость заключается в положительном эффекте от использования разработанной информационной системы на предприятии.
Задачи исследования:
 Проанализировать методики анализа и разработки моделей систем управления;
 Проанализировать базовые подходы к исследованию систем управления;
 Проанализировать методы повышения эффективности предприятия;
 Выбрать инструмент графического представления бизнес-процессов;
 Изучить и описать предприятие;
 Определить его сферу деятельности;
 Концептуальная модель повышения эффективности предприятия
 Модель системы эффективного управления политикой предоставления услуг Тульского филиала «Почты России»
 Разработать систему повышения эффективности;
 Описать математические аспекты определения эффективности деятельности предприятия
 
1. Моделирование бизнес-процессов отделения почтовой связи «Тульский филиал «Почты России»»
1.1. Описание предприятия
Компания отделение почтовой связи «Тульский филиал «Почты России»» является коммерческой организацией, находится в ведомственном подчинении Министерства Российской Федерации по связи информации. Компания отделение почтовой связи «Тульский филиал «Почты России»» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки, фирменное наименование и товарный знак.
Компания отделение почтовой связи «Тульский филиал «Почты России»» занимается оказанием почтовых услуг.
К почтовым услугам относятся:
Почтовые услуги: пересылка простых и зарегистрированных писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок массой до 30 кг; курьерская доставка; аренда абонентских ящиков; почтовые переводы (внутренние и международные); выдача пенсий и денежной помощи; пополнение счета и продажа ваучеров для пополнения счета; услуги интернет; приём платежей; продажа знаков почтовой оплаты, лотерей, интернет-карточек, газет, журналов, товаров массового потребления; выплата наличности по банковским пенсионным карточкам, приём оплаты услуг банковскими пенсионными карточками; международная и междугородняя телефонная связь; выдача корреспонденции до востребования.
Телеграф: отправка телеграмм.
Услуги связи: Междугородние и международные звонки.
1.2. Сфера деятельности Тульского филиала «Почты России»
Сфера деятельности предприятия –спектр почтовых услуг и услуг связи, кроме того, для повышения конкурентоспособности предприятия отделение почтовой связи Тульский филиал «Почты России» оказывает спектр дополнительных услуг в которые входит оплата коммунальных платежей, выдача пенсий, торговля сувенирами и сопутствующими товарами и др.
Объем, качество и перечень предоставляемых услуг определяет стратегию развития предприятия. Для организации системы предоставления услуг на почтамте существует ряд служб. Клиенты Тульского филиала «Почты России», в основном, пожилые люди, так как существующая конкуренция среди систем электронных платежей позволяет решить ряд вопросов не выходя из дома в режиме on-line, чтобы сохранить количество клиентов необходимо искать новые услуги, новые формы предоставления существующих услуг. Как одно из перспективных направлений – предоставление Интернет услуг, системы Оплата заказов производится по условиям предоплаты.
На данный момент Тульский филиал «Почты России» не использует системы управления предприятием, однако активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации используются:
• Электронная почта
• Факс
• Доставка курьером
• Обычная почта
Для автоматизации выделен 1 бизнес-процесс – Почтовые услуги так как он являются ключевым для данной компании и именно их автоматизация принесет основную выгоду от внедрения информационных технологий в управлении предприятием.
Первоначально, в информационной системе Business Studio 4.0 планируется вести финансовый учет и учет оперативной деятельности. Система согласуется с 1С. Компания использует упрощенный план счетов, учетная валюта – рубли.
1.3. Организационная структура отделения Тульского филиала «Почты России».
Организационная структура отделения Тульского филиала «Почты России» состоит из следующих отделов и должностных лиц (рис.1). Руководит предприятием начальник отделения связи.
Весь штат учреждения, включая директора, составляет 33 человека.

Рисунок 1 – Структура Тульского филиала «Почты России» и роли, которые на них возложены
Организационная диаграмма структуры Тульского филиала «Почты России» (рис.2). Как видно на диаграмме структура равновесна и хорошо сбалансированная. Данная структура хорошо управляется один руководитель имеет не более 7 подчиненных. Структура управляющих элементов не перегружена и количество руководителей оптимальна. Заместитель начальника по почтовым услугам является по совместительству руководителем почтового отдела, аналогично с отделом связи и почтовых услуг.

Рисунок 2 – Организационная диаграмма.
Блок почтовых услуг реализуется с помощью почтового отдела, который имеет самы й большой штат и самую разветвленную структуру (рис.3).

Рисунок 3 – Структура почтового отдела.
Компьютерный отдел подчиняется заместителю начальника по почтовым услугам на которого возлагаются обязанности начальника почтового отдела (рис.4). Состоит из информационной службы и инженерно-технического отдела. Каждое из подразделений имеет своего руководителя и решает свой круг задач.

Рисунок 4 – Компьютерный отдел

Рисунок 5 – Отдел связи и банковских услуг
Проблемы Тульского филиала «Почты России» в отделе связи и банковских услуг
Если со связью можно согласиться, практически каждый имеет мобильный телефон, то оказание банковских услуг, интернет-услуг, системы электронных и других платежей достаточно перспективное направление для отделения связи.
1.4. Таблица функций подразделений Тульского филиала «Почты России»
Почта России является наполовину финансовым предприятием, наполовину логистической компанией. В пропорции 50 на 50 распределяются ее доходы от этих видов деятельности. Если взглянуть на почту как на логистическую компанию, то возможностей для развития можно найти гораздо меньше, чем в финансовом сегменте. Это же относится и к филиалам компании.
Письменная корреспонденция, второй по величине источник доходов Почты России после выплаты пенсий, стремительно снижается в объемах.
Рост доходов произошло почти по всем категориям услуг, предоставляемых компанией. В частности, доходы от предоставления услуг по пересылке мелких пакетов выросли на 44,7%, от пересылки посылок - на 25,3%, от распространения периодических печатных изданий - на 71,4%.
В то же время по ряду услуг наблюдается значительное снижение физических объемов их предоставления (прием платежей, выплата пенсий), что обусловлено перетеканием клиентов Почты России в банковские учреждения.
Как сказано в пояснительной записке к финплану на этот вид бизнеса влияет усиление конкуренции со стороны банков и онлайн-систем, специализирующихся на денежных переводах.
Прием платежей в том числе за коммунальные услуги является одной из частей интернет-банкинга, то есть банки уже практически захватили этот от услуг. Кроме того, планы на ближайшее будущее предполагают прием коммунальных платежей через кассы.
Почта России планирует за счет создания почтового банка и предоставление спектра банковских услуг предоставлять, например, такие услуги как возможность оплаты услуг мобильной связи и интернета, операции с банковскими картами, и тому подобное. Конечно что размеры работы ограничивают разработку полномасштабной информационной системы, но в дальнейшем создания в ИС дополнительных сервисов, которые будут иметь функции электронного банкинга, а именно уплата мобильной связи, получения денег на карточку или оплата коммунальных услуг, почтовых услуг, заказ билетов и т.д. , будут не только уместны, а и обязательными.
Бизнес-процессы в Почте России и ее филиалах обуславливают структуру и деятельность подразделений.
В таблице 1 представлены функции подразделений, какие функции они должны выполнять и выполняют.
Таблица 1 – Функции подразделений