Фрагмент для ознакомления
2
Все документы, составляющие документооборот, подразделяются на внутренний, входящий и исходящий документопотоки. Внутренний документопоток составляют: организационные документы (устав, положения, инструкции, штатное расписание и др.); распорядительные документы (приказы и распоряжения генерального директора, касающиеся административно-хозяйственных и организационных вопросов); кадровые документы; бухгалтерские документы; информационно-справочные документы.
При применении электронного документооборота (система электронного документооборота «Pyrus») группой по работе с корреспонденцией секретариата разрабатываются маршруты движения документов .
Исполнитель подготавливает проект приказа. Затем он его передает на согласование заинтересованным структурным подразделениям. Кроме того, проект приказа, который предоставляется на подпись генеральному директору, визируется тем его заместителем, который курирует работу подразделения.
Если при согласовании высказываются замечания или дополнения к изложенному тексту, то в этом случае проект приказа с листом замечаний возвращается исполнителю на доработку. Далее доработанный проект проходит вторичную процедуру согласования. Полностью оформленный, завизированный проект приказа передается на подпись генеральному директору.
После подписания приказ в тот же день регистрируется в группе по работе с корреспонденцией секретариата и ставится на контроль. Последний этап обработки приказа, по сути, совпадает с порядком работы с входящими документами .
Однако имеются некоторые различия. Так, оригинал приказа сразу после регистрации в системе электронного документооборота помещается в соответствующее дело, которое храниться в группе по работе с корреспонденцией секретариата.
1.2. Обработка документов
Этапы прохождения внутренних документов схожи с этапами прохождения исходящих документов за исключением этапа отправки, который отсутствует. Документы поступают и отправляются по почте, с курьером и с помощью средств факсимильной связи. Входящий документопоток представляют: информационно-справочные документы; обращения граждан.
Документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в соответствующем журнале и доставляются исполнителям. Сотрудник группы по работе с корреспонденцией секретариата, ответственный за регистрацию, принимает поручение, регистрирует и передает генеральному директору для наложения резолюции.
После внесения в документ резолюции сотрудник группы по работе с корреспонденцией фиксирует ее содержание в регистрационном журнале, ставит документ на контроль и передает документ на исполнение ответственному исполнителю.
Затем ответственный исполнитель выполняет поручение генерального директора. В течение этого периода сотрудник группы по работе с корреспонденцией контролирует срок исполнения .
После исполнения документа сотрудник группы по работе с корреспонденцией снимает документ с контроля в системе электронного документооборота (если документ был поставлен на контроль), а бумажный вариант документа остается у ответственного исполнителя и далее подшивается им в дело.
Исходящий документопоток составляют: распорядительные документы (приказы и распоряжения генерального директора, касающиеся основной деятельности подконтрольных организаций и филиалов); информационно-справочные документы.
К корреспондентам относятся: другие организации (суды, органы прокуратуры, отделы внутренних дел, налоговые органы, учреждения пенсионного обеспечения, организации и индивидуальные предприниматели и т.п.); физические лица.
Документы проходят следующие этапы: составление проекта документа, его согласование, подписание документа генеральным директором, регистрация документа, отправка одного экземпляра документа корреспонденту, подшивка документов в дело.
Документы, отправляемые по почте, сотрудник группы по работе с корреспонденцией сортирует, упаковывает, оформляет почтовое отправление и отдает в отделение связи.
Работа с документом начинается с составления исполнителем проекта документа, на основании полученного ранее письма-запроса. Затем происходит согласование его с заинтересованными структурными подразделениями, с заместителем генерального директора, курирующего данное направление, и доработка по замечаниям.
Далее генеральный директор подписывает письмо. Сотрудник группы по работе с корреспонденцией регистрирует и сканирует документ в системе электронного документооборота, отдает оба бумажных экземпляра письма исполнителю .
Тот принимает решение о способе отправки документа. Если письмо отправляется по почте, то один экземпляр документа исполнитель передает на отправку в группу по работе с корреспонденцией секретариата, а второй - подшивает в дело. Если исполнитель передает письмо лично или с курьером, то на втором экземпляре письма принимающая сторона должна поставить отметку о получении.
2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ДОДО ФРАНЧАЙЗИНГ
2.1 Система документооборота предприятия
Анализ документооборота позволяет наглядно увидеть управленческие процедуры, их последовательность, систему управления в целом. В ДОДО Франчайзинг внедрена система управления документами «Pyrus».
Внутренний документопоток составляют: организационные документы (устав, положения, штатное расписание и др.); распорядительные документы (приказы и распоряжения генерального директора, касающиеся административно-хозяйственных и организационных вопросов ДОДО Франчайзинг); кадровые документы; бухгалтерские документы; информационно-справочные документы.
Исполнитель подготавливает проект приказа. Затем он его передает на согласование заинтересованным структурным подразделениям. Кроме того, проект приказа, который предоставляется на подпись генеральному директору, визируется тем его заместителем, который курирует работу подразделения. Если при согласовании высказываются замечания или дополнения к изложенному тексту, то в этом случае проект приказа с листом замечаний возвращается исполнителю на доработку. Далее доработанный проект проходит вторичную процедуру согласования. Полностью оформленный, завизированный проект приказа передается на подпись генеральному директору. После подписания приказ в тот же день регистрируется в группе по работе с корреспонденцией секретариата и ставится на контроль. Последний этап обработки приказа, по сути, совпадает с порядком работы с входящими документами. Однако имеются некоторые различия. Так, оригинал приказа сразу после регистрации в системе электронного документооборота помещается в соответствующее дело, которое храниться в группе по работе с корреспонденцией секретариата.
Фрагмент для ознакомления
3
1. «Электронный бюджет» - наше финансовое будущее / Вагабова Д.С., Халимбекова А.М., Шахбанова А.М. // Экономика и предпринимательство. 2017. № 1 (78). С. 921-929.
2. Автоматизация разработки технологических карт неразрушающего контроля / Москвичёва И.С., Ковшов Е.Е., Полковников А.В., Попов В.С. // В мире неразрушающего контроля. 2017. Т. 20. № 1. С. 32-34.
3. Алиева Е.В. Автоматизация документооборота склада производственного предприятия // NovaInfo.Ru. 2017. Т. 5. № 58. С. 43-47.
4. Бойко О.Е. Моделирование информационного пространства предприятия при проектировании информационных систем // Горный информационно-аналитический бюллетень (научно-технический журнал). 2017. № 1. С. 47-51.
5. Бондарева Е.В. Системы электронного документооборота: преимущества и проблемы // В сборнике: Вектор социально-экономического развития и правового обеспечения национальных экономических систем Международная научно-практическая конференция. 2017. С. 18-22.
6. Бондарева Е.В. Системы электронного документооборота: преимущества и проблемы // В сборнике: современный менеджмент: проблемы и перспективы сборник научных трудов по материалам ежегодной региональной научно-практической конференции. 2017. С. 24-29.
7. Бородин А.В. Технико-экономическое обоснование внедрения технологии обеспечения целостности и подлинности информации на бумажном носителе при отчужденной обработке документов // Кибернетика и программирование. 2017. № 1. С. 30-47.
8. Бузанкина О.А. Системы электронного документооборота - «назад в будущее»? // Вестник научных конференций. 2017. № 1-5 (17). С. 49-50.
9. Васева Е.С. Система сквозных задач как условие профессиональной ориентации обучения студентов направления «Прикладная информатика» // Самарский научный вестник. 2017. Т. 6. № 1 (18). С. 162-165.
10. Веретехина С.В. Современное состояние систем электронного документооборота органов муниципальной власти // Материалы Афанасьевских чтений. 2017. № 1 (18). С. 95-101.
11. Волков И.К., Королев И.Д. Формирование электронных дел в системе электронного документооборота // Естественные и математические науки в современном мире. 2017. № 1 (48). С. 36-41.
12. Вялова М.Л. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. № 2. с. 37.
13. Галиева А.Н. О расчетных услугах клиентам в банках // Вестник Бурятского государственного университета. Экономика и менеджмент. 2017. № 1. С. 8-13.
14. Гребеник А.А. Автоматизация системы внутреннего документооборота высшей школы управления на базе 1С:Университет проф // NovaInfo.Ru. 2017. Т. 6. № 58. С. 90-94.
15. Иванова Е.В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства // Гуманитарий Юга России. 2017. Т. 23. № 1. С. 196-206.
16. Иванова О.П. Инновационные технологии в управлении персоналом // Электронный научный журнал. 2017. № 2-2 (17). С. 122-127.
17. Интеллектуальная система электронного документооборота в хозяйстве железнодорожной автоматики и телемеханики / Василенко М.Н., Зуев Д.В., Седых Д.В., Василенко П.А. // В сборнике: Транспортные интеллектуальные системы 2017. С. 247-254.
18. Казначейская система исполнения бюджета в Российской Федерации / Квасов Р.А., Акперов И.Г., Коноплёва И.А., Головач С.П. Москва, 2017.
19. Камалова Г.Р. Об использовании органами местного самоуправления республики Башкортостан электронных систем при предоставлении услуг населению // Экономика и управление: научно-практический журнал. 2017. № 1 (135). С. 73-76.
20. Каткова А.Л. Система электронного документооборота на предприятии // Успехи современной науки. 2017. Т. 4. № 2. С. 96-98.
21. Кондратенко Ю.Н. Особенности использования инновационного потенциала персонала для развития внешнеторговой деятельности // В сборнике: Модернизация общественных наук в эпоху глобальных перемен: экономические, социальные, философские, политические, правовые, общенаучные аспекты материалы международной научно-практической конференции: в 3 ч.. 2017. С. 70-73.
22. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
23. Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А. Регулирование системы документационного обеспечения управления // В сборнике: Современное интеллектуальное пространство: идеи и решения Материалы II международной научно-практической конференции. Ответственный редактор Мягкова Т.Л., отв. секретарь Барулина Е.В.. 2017. С. 67-71.
24. Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство. 2010. № 1. с. 6.
25. Лаптев В.А., Соловяненко Н.И. Электронное правосудие и электронный документооборот как условие модернизации регуляторной среды для бизнеса // Российский судья. 2017. № 2. С. 16-21.
26. Маров В.Н. Электронные системы делопроизводства // Научный журнал. 2017. № 2 (15). С. 34-35.
27. Маслова А.В. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании. Эффективность автоматизации документооборота // Молодой ученый. 2017. № 7 (141). С. 265-267.
28. Мащенко Н.Е. Электронный документооборот в системе построения «Электронного правительства» Донецкой народной республики // Вестник архивиста. 2017. № 1. С. 189-202.
29. Методы построения и оценки нечётко-продукционной модели распределения заданий в системе электронного документооборота Роскомнадзора / Талипов Н.Г., Катасёв А.С., Кирпичников А.П. // Вестник Казанского технологического университета. 2017. Т. 20. № 2. С. 100-106.
30. Молчанский А.В., Барабаш Ж.А. Облик автоматизированной информационной системы формирования документации при производстве деталей летательных аппаратов в условиях совмещённого производства // Автоматизация. Современные технологии. 2017. Т. 71. № 4. С. 176-179.
31. Музычкин П.А. Опыт использования усиленной электронной подписи при согласовании приказов // Открытое образование. 2017. Т. 21. № 1. С. 68-73.
32. Нечеухин О.С., Реуцкая Е.Н. О некоторых особенностях налогового учета и совершенствования документооборота основных средств с использованием системы "1С:Бухгалтерия" // В сборнике: Новые информационные технологии в образовании: инновации в экономике и образовании на базе технологических решений 1С. Часть 1 Сборник научных трудов 17-й Международной научно-практической конференции . 2017. С. 399-403.
33. Овчинникова М.М. Мониторинг как инструмент управления современной образовательной организацией // В сборнике: Современные корпоративные стратегии и технологии в России сборник научных статей. Москва, 2017. С. 85-89.
34. Организация учета и внутреннего контроля в государственных (муниципальных) учреждениях / Качкова О.Е., Клепикова Л.В., Кришталева Т.И., Ларионова Е.И., Супроткина В.И., Тафинцева В.Н., Исмайлов А.В., Калимуллина Д.Р., Святковская Е.Ю. Москва, 2017.
35. Павлова А.И. Требования к системе электронного документооборота // В сборнике: Научные механизмы решения проблем инновационного развития сборник статей международной научно-практической конференции: в 4 частях. 2017. С. 49-51.
36. Петухов Р.Н. Концепция базы данных для системы электронного документооборота в ORACLE DATABASE // Молодой ученый. 2017. № 5 (139). С. 27-31.
37. Преимущества интеграции систем электронного документооборота с ERP-системами / Борисов А.Л., Нестеренко Ю.Г., Думина Д.С. // Вестник Тверского государственного технического университета. 2017. № 1 (31). С. 62-65.
38. Разработка модели информационной системы юридического отдела по сопровождению и заключению договоров предприятия / Алиева Е.В., Бочкова Е.Г., Васильев С.С. // NovaInfo.Ru. 2017. Т. 5. № 58. С. 88-96.
39. Савельева Т.С., Саитгалин Р.З. Внедрение автоматизированной системы документооборота в организации: теоретические аспекты проблемы // Символ науки. 2017. Т. 2. № 1. С. 90-92.
40. Савенков А.С. Роль электронного документооборота в системе аттестации технологии сварки и пути его совершенствования // Известия Тульского государственного университета. Технические науки. 2017. № 1. С. 301-306.
41. Сагателян А., Устюжанинова Е.В. Преимущества и недостатки электронного документооборота в сравнении с печатным и его роль в региональной политике (на примере городского округа Химки и Одинцовского муниципального образования Московской области) // В сборнике: Прикладные научные исследования и экспериментальные разработки, основанные на результатах фундаментальных и поисковых исследований 2017. С. 225-230.
42. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 2. с. 16.
43. Ситдикова М.Д. Использование систем электронного документооборота для оптимизации деятельности компаний // Аллея науки. 2017. № 5. С. 487-490.
44. Смирнова И.Н., Новожилов С.А. Некоторые аспекты организации информационно-правового обеспечения деятельности уголовно-исполнительных инспекций // Закон и право. 2017. Т. 1. № 1. С. 77-79.
45. Смирнова И.Н., Третьякова Я.А. Организация деятельности по совершенствованию электронного документооборота в уголовно-исполнительной системе (на примере уголовно-исполнительных инспекций) // Образование. Наука. Научные кадры. 2017. № 1. С. 58-59.
46. Социально-экономичекое обоснование развития рынка систем электронного документооборота в регионах РФ / Веретехина С.В., Медведева А.В., Карягина Т.В. // Конкурентоспособность в глобальном мире: экономика, наука, технологии. 2017. № 3-3 (34). С. 19-25.
47. Терещенко Р.Д., Башкова И.С. Принципы построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами // Научный вестник Крыма. 2017. № 1 (6). С. 16.
48. Характеристика основных систем электронного документооборота в вузе (на примере Мурманского филиала ФГБОУ ВО Санкт-Петербургский университет ГПС МЧС России) / Сусленкова Э.Б., Буняева Н.В., Рашева Н.Ю. // В сборнике: Новейшие исследования в современной науке: опыт, традиции, инновации сборник научных статей по материалам IV Международной научной конференции. 2017. С. 108-113.
49. Чуйко О.И. Проектирование информационной системы документооборота в процессе избрания по конкурсу научно-педагогических работников вузов // В сборнике: 21 век: фундаментальная наука и технологии материалы XI международной научно-практическойконференции. 2017. С. 137-139.
50. Шиленко И.А. Внедрение системы электронного документооборота в ФГАОУ ВО «Тюменский государственный университет» // Молодой ученый. 2017. № 12 (146). С. 94-96.
51. Электронный документооборот в медицине / Борисов А.Л., Александрова Д.С., Филиппова М.А. // Вестник Тверского государственного технического университета. 2017. № 1 (31). С. 65-68.
52. Юсупова Р.Г. Актуальность внедрения систем электронного документооборота // NovaInfo.Ru. 2017. Т. 2. № 60. С. 159-165.
53. Ямщиков А.С., Баранов Д.А. Системы электронного правительства в России // Постулат. 2017. № 2 (16). С. 24.
