Совершенствование архивного хранения документов в организациях

ВВЕДЕНИЕ

Архивная работа считается одной из значимых составляющих управленческого цикла, играя роль обратной взаимосвязи, передающей субъекту управления итоги его воздействия на объект. Любая организация для качественного функционирования должна владеть определенными ресурсами, где вся документация будет качественно храниться.
Соответственно, для качественного хранения и упорядочивания необходимо организовать архивную работу в организации при использовании современных ресурсов и технологий. Проблема исследования состоит в том, что во многих организациях на сегодня архивная работа недостаточно проработана, многие документы до сих пор хранятся в печатном виде и не внесены в электронную базу, что существенно затрудняет их поиск и повышает риск утраты.

ГЛАВА 1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Нормативно-правовое регулирование хранения документов в организации
В процессе нормативно-правового регулирования хранения документов организации руководствуются законодательными актами Российской Федерации (РФ) и ее субъектов, а также муниципальными нормативно-правовыми актами. Главенствующее положение в законодательной системе Российской Федерации занимает Конституция РФ, принятая всенародным голосованием 12 декабря 1993г. В Конституции РФ нашли отражение основы конституционного строя Российской Федерации, в ней закреплены основные права и свободы человека и гражданина, федеративное устройство России, система государственных органов Российской Федерации, основы местного самоуправления в Российской Федерации, наличие различных форм собственности.
Основы Конституции РФ нашли свое отражение в правовом статусе Архивного фонда Российской Федерации, в методах реформирования государственного управления архивным делом и в реорганизации системы архивных учреждений. В связи с этим в государстве возникла потребность правового реформирования архивного дела.
Были приняты Основы законодательства Российской Федерации от 07 июля 1993 г. № 5341 – 1 «Об архивном фонде Российской Федерации и архивах». Данный законодательный акт уже утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 11.06.2021 № 170-ФЗ) . Данный закон позволил укрепить правовые основы организации и функционирования архивов РФ.

1.2 Понятие о документах, архивных документах и документов архивного фонда РФ

Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. В классическом представлении документооборот представляет из себя информационные потоки, при помощи, которых, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами), с другой, - с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями и отдельными работниками.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Существует большая группа систем документооборота, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности :
- архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
- кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
- бухгалтерский документооборот;
- секретное и конфиденциальное делопроизводство;
- технический и технологический документооборот;
- документооборот системы менеджмента качества.
Виды современного документооборота представлены на рисунке 1.1
Главная задача в организации документооборота – прямой поток в процессе движения документов, однократность и единообразие их переработки. Отдельного внимания заслуживает электронный документооборот в России – это современная технология, позволяющая значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов.
Базовые принципы организации документооборота, следующие:
1. Передача документов должна быть быстрой. Чтобы уменьшить время их нахождения в отрасли делопроизводства, необходимо различные операции по анализу документов осуществлять параллельно (например, копии и передача копий документа людям, в выполнении, которого они принимают участие одновременно, и пр.).
2. Любое перемещение документа требуется обосновывать, требуется исключить или ограничить порядок возврата документов.
3. Схема прохождения и процесс обработки базовых видов документов должны являться единообразными.
Ключевым понятием в архивоведении является архив (от грэч. Аrche: начало, база, причина, завершение; «аrcheion»: организация, осуществляющая властные функции). Архив является полесимичным термином, который рассматривают в четырех основных направлениях :
- организация/структурный отдел для хранения документации и их применения;
- комплекс документации, который хранится в организации;
- архивохранилище;
- систематическое издание или сборник документации, где публикуют историческую документацию.
К основным понятиям в архивоведении, характеризующие связь документальных ретроспективных источников информации и преобразования, которые происходят с ней в архиве, относят :
1. Архивные документы, хранящиеся или подлежащие сохранности, на основе исторических и культурных ценностей государства и социума, в независимости от типа носителя. Документация, функция которых трансформируется после фиксации общественных процессов на их выражение.
2. Документальные фонды – комплекс документации, образующийся в работе юридических/физических лиц.
3. Архивный фонд включает:
- комплекс архивной документации, связанной генетически, который является представляет из себя органический результат работы организации или лица и свидетельствует о данной работе;
- учет в пределах архива.
4. Фондообразователь – представляет учреждение/лицо/группу лиц, по итогу работы, которых формируется архивный фонд.
5. Архивная коллекция представляет из себя комплекс документации, объединённой по нескольким или одному признаку. Формирование коллекций происходит на основе принципов принадлежности (искусственности в образовании, логических принципов, принципов пертиненции).
6. Организация архивного хранения – это обеспечение сохранности бумаг организации, вышедших из непосредственного использования в течение сроков, которые определены приказом Росархива №236 .
7. Совершенствование архивного хранения – «совершенствование ср. Процесс действия по гл. совершенствовать, совершенствоваться» . Это направления улучшения сохранности документов и облегчения их поиска.

1.3 Категории сроков хранения документов, архивных документов и документов Архивного фонда РФ

Эффективное обеспечение деятельности архивов учреждений, организаций, предприятий любой формы собственности во многом является ключевым моментом для его успешной деятельности на современном правовом поле.
В зависимости от сроков хранения документов в архивах организаций может проводиться или полное, или частичное оформление:
– полное оформление дел применяется по отношению к документам (делам) постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения (свыше 10 лет);
– частичное оформление, при котором допускается листы дела не нумеровать, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель, применяется по отношению к делам временного (до 10 лет включительно) хранения.
В организациях сотрудниками службы ДОУ разрабатывается номенклатура дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет хранения) и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения .
Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения оформляются и описываются в специальных учетных формах (сдаточных описях).
Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности документов. Подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело. Установленные формы внутренней описи документов дела и листа заверителя дела можно найти в: основных правилах работы архивов организаций, методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
С делами временного хранения (до 10 лет) такая обработка не проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел.
Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Перед физическим уничтожением документов составляется по установленной форме акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт должен быть подписан лицом, ответственным за архив и проводившим экспертизу ценности документов .

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО АВТОНОМНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «РОСИНКА»

2.1 Передача документов в архив организации

МАДОУ «Росинка» является муниципальным автономным образовательным учреждением. Управление учреждением осуществляется в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами и Уставом учреждения на основе сочетания принципов единоначалия и коллегиальности.
Место нахождения Учреждения: 629803, ЯНАО, г. Ноябрьск, ул. Высоцкого 34 в.
Коллегиальные органы управления:
- Управляющий совет;
- Наблюдательный совет;
- Общее собрание работников;
- Педагогический совет;
- Родительский комитет .
Передача документов в архив организации осуществляется в соответствии с Положением об архиве дошкольного образовательного учреждения. С выдержкой из Положения можно ознакомиться в приложении 1.
Положение о архиве организации характеризует статус архива, его основные задачи, функции, права и обязанности, состав документов. В этой связи, среди основных задач архива МАДОУ «Росинка» можно выделить:
- комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, учтен в отдельном разделе положения о архиве);
- учет и достижение сохранности документов;
- формирование и качественное ведение научно-справочного аппарата к документам архива;
- внедрение хранящихся в архиве документов.
архивную работу в МАДОУ «Росинка» осуществляет отдел делопроизводства. В составе отдела присутствует два архивариуса.
Положение об архиве МАДОУ «Росинка» (далее Положение) разработано в соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Росархива от 11.04.2018 № 42, методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях .
В архив МАДОУ «Росинка» поступают:
1. Архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности МАДОУ «Росинка», временного хранения (необходимые в практической деятельности).
2. Документы по личному составу, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
3. Архивные документы постоянного хранения и по личному составу учреждений, правопреемником которых является МАДОУ «Росинка».
4. Справочный аппарат к документам архива.
Основными задачами архива МБДОУ являются:
1. Комплектование документами. Состав данных документов:
- архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности МДОУ, временного хранения (необходимые в практической деятельности);
- документы по личному составу, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
- архивные документы постоянного хранения и по личному составу учреждений, правопреемником которых является МДОУ.

2.2 Режим хранения документов в архиве

В настоящее время в организации отсутствует экспертная комиссия, занимающаяся проведением экспертизы ценности документов в архиве. При формировании запроса архивного дела указывается причина, по которой запрашивается архивное дело. Запрос регистрируется в архиве – ему присваивается номер и проставляется дата приема.
Для учета использования архивных дел осуществляются:
- формирование запроса для получения архивного дела;
- обработка запроса;
- учет возврата архивного дела.
Предоставление информации из архива (подготовка информации и выдача результата запроса) осуществляется с целью: поиска и просмотра документов архивных дел; получения информации о наличии архивных дел и документов; получения статистической информации о количестве запросов архивных дел для их использования; предоставления сведений о состоянии возврата архивных дел.
Для учета передачи закрытых архивных/учетных дел осуществляется:
- оформление и передача архивных дел;
- прекратившие свое существование дела, на бессрочное хранение;
- хранение и уничтожение архивных дел с «аннулированным» статусом архивных сведений и учетных дел с отказом по истечении срока.
Для определения источников комплектования делопроизводитель организации:
– ведёт списки структурных подразделений организации, также принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций;
– систематически ведёт учёт и обеспечивает сохранность принятых в архивохранилище документов;
– создаёт и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архивохранилища;
– принимает участие в проведении экспертизы ценности документов и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
– осуществляет информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений предприятия, использование документов по запросам организаций и частных лиц, например, социально-правовые запросы граждан.
К концу года проводится анализ документов, подлежащих уничтожению, составляются описи и акты, которые согласовываются с заведующей МАДОУ «Росинка», после чего документы могут быть уничтожены в начале нового года.
Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. Архивная справка подписывается руководителем организации. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации и печатью МАДОУ «Росинка».
За утрату и порчу документов должностные лица учреждения (заведующая МАДОУ «Росинка» и делопроизводитель, ответственные за ведение архива) несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

2.3 Рекомендации по совершенствованию архивного хранения документов на примере Муниципального Автономного Дошкольного Образовательного Учреждения «Росинка»

В ходе проведенного анализа выделены следующие проблемы в организации хранения документов МАДОУ «Росинка»:
- делопроизводителю сложно справляться с большим объемом работы;
- рутинный ручной труд при работе с архивными делами МАДОУ –низкий уровень автоматизации рабочих процессов и сложность при работе с программой 1С;
- сложности в процессе экспертизы ценности документов: отсутствие автоматического режима, кроме того, отсутствует экспертная комиссия, которая контролирует работу архива МАДОУ.
Таким образом, в ходе выявленных проблем для улучшения архивного хранения МАДОУ «Росинка» предложено:
- внедрить новую современную электронную систему архивного хранения документов;
- сформировать экспертную комиссию, которая будет контролировать работу архива МАДОУ, а также разработать соответствующее Положение о работе экспертной комиссии в организации.
Для МАДОУ «РОСИНКА» рекомендовано внедрить электронную программу: «Этлас-Софт», которая выпустила новую версию системы электронного документооборота Этлас 6.0. Новая версия систем содержит множество нововведений и улучшений, наиболее заметными из них являются: поддержка СУБД PostgreSQL и Oracle, создание отчетов с помощью генератора отчетов Stimulsoft, новые типы полей карточки документа – таблицы и вычисляемые поля, операторы в поиске документов, механизм управления конфигурациями карточки документа, упрощенная отправка документов с ЭЦП и проверка входящих ЭЦП, новая версия модуля распознавания, обновление пользовательского интерфейса .

 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения первой главы курсовой работы было установлено, что хранение документов в организации в значительной мере зависит от состояния нормативно-правового регулирования отношений в этой сфере. Законодательные акты Российской Федерации, а также нормативные акты субъектов РФ, акты органов местного самоуправления нацелены на создание системы мер, которая могла бы позволить регламентировать деятельность и поведение субъектов в рассматриваемой сфере с положительной стороны.
Архив – это учреждение, либо структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учёт и применение архивных документов. Среди видов архивов выделены: центральный архив федерального органа власти, либо органа власти субъекта России; центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли; объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли; архив организации, хранящий документы конкретной организации и ее предшественников.