Курсовая работа по Документоведение на тему Аутсорсинг архивного хранения

Введение

Актуальность темы. Часто различные компании сталкиваются с вопросом сохранения документов и создания архива в организации, или существующий архив перестает успешно выполнять весь спектр возложенных на него задач. Выход из сложившейся ситуации уже давно представлен на российском рынке услуг в виде выездного хранения документов или архивного аутсорсинга.
Аутсорсинг – это практика передачи непрофильных функций, процессов и видов деятельности организации на договорной основе другим организациям, которые обладают необходимыми техническими, технологическими средствами, ресурсами и управленческими знаниями в требуемой конкурентной области для обеспечения требуемого качества. Основное преимущество аутсорсинга для деятельности организации заключается в том, что аутсорсинг оптимизирует эту деятельность за счет того, что позволяет сосредоточить функционирование на главном, первичном направлении. Благодаря этой практической ценности аутсорсинг быстро и успешно прижился в бизнес-сфере как технология, помогающая решить проблему снижения затрат, повышения адаптации к изменяющимся условиям окружающей среды, повышения качества продуктов и услуг, а также квалифицированного управления рисками.
В России такая отрасль бизнеса, как архивный аутсорсинг, существует и развивается уже 19 лет. За это время многие российские частные компании и государственные организации успели воспользоваться услугами, предоставляемыми аутсорсинговыми организациями. С другой стороны, можно сказать, что архивный аутсорсинг только набирает обороты, поскольку сейчас в России, по данным Iron Mountain, только 1-2% коммерческих организаций отдают свою документацию под управление внешнего поставщика профессиональных услуг – остальные ведут архивы самостоятельно. Однако в этот небольшой процент в настоящее время входит очень большое количество таких крупных компаний, например, как Сбербанк России, Российские железные дороги, Газпром, Аэрофлот и МТС.
В связи с тем, что бизнес прочно "прижился" на российском рынке услуг, и до сих пор опубликовано не так много научных работ, всесторонне освещающих процессы его функционирования, я считаю актуальность моей работы весьма очевидной.
Объектом исследования курсовой работы служит архивный аутсорсинг.
Предметом исследования являются аутсорсинговые технологии в архивном деле.
Целью работы является выявление особенностей технологий использования архивного аутсорсинга в России.
Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:
-рассмотреть понятие и историю развития архивного аутсорсинга;
-изучить технологию работы с архивными документами в аутсорсинговой компании;
-провести анализ использования архивного аутсорсинга на примере ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр»;
-проанализировать электронный архивный аутсорсинг на примере муниципального учреждения дополнительного образования «Центр детского творчества».
Работа состоит из: введения, двух глав, заключения и списка источников и литературы.
1. Теоретические аспекты архивного аутсорсинга

1.1.Понятие и история развития архивного аутсорсинга

Процесс передачи бизнес-процессов специальной компании-посреднику является довольно распространенным способом управления фирмой. Давайте разберемся, когда возник аутсорсинг и как проходил процесс его становления в мире и в нашей стране [8].
Аутсорсинг отождествляется с передачей определенных функций специализированной компании [1].
Само понятие термина аутсорсинг, как и история его возникновения, довольно молодо. Этот термин получил широкое распространение только в конце восьмидесятых годов прошлого века. Это понятие произошло от английского "outside resource using", то есть "использование внешних ресурсов".
В то же время технология привлечения посредника на постоянной основе намного старше. В качестве прототипа аутсорсинга существуют группы рекрутеров, которые занимались наймом матросов на корабли еще во времена Римской империи. Это занятие продолжало существовать вплоть до XIX века. В середине того же века в Европе начали стремительно развиваться кадровые агентства, которые занимались подбором домашней прислуги [16].
Принято считать, что у истоков современного аутсорсинга стояли юридические фирмы из Великобритании и США, которые уже в начале ХХ века начали предоставлять консультации и услуги своим постоянным партнерам. Развитие аутсорсинга в этих странах обусловлено довольно сложной системой правосудия, основанной на прецедентах, поэтому для решения спорных вопросов необходимо было привлекать высококвалифицированных специалистов.
Что касается истоков практического аутсорсинга как метода производственной кооперации и высокотехнологичного управления в промышленности, то они относятся к периоду "великого противостояния" между двумя великими менеджерами - Генри Фордом (1863-1947) и Альфредом Слоуном-младшим (1875-1966) и гигантами автомобильной промышленности во главе с их - Ford и General Motors. Почти за 12 лет (1909-1921) Генри Форд превратил крошечную компанию в гигантскую индустрию, которая изменила американское общество. Объем годового производства автомобилей на заводах Ford увеличился с 18664 единиц в 1909 году до 1250000 единиц в 1921 году.
Однако уже в 1927 году мировой рынок легковых автомобилей был захвачен General Motors. Великий менеджер Генри Форд потерпел поражение от не менее великого менеджера Альфреда Слоана-младшего[26].
С середины ХХ века начали появляться узкоспециализированные фирмы, которые занимаются расчетом заработной платы и другими бухгалтерскими услугами. То же самое относится и к сфере рекламы. Но аутсорсинг приобрел настоящую популярность благодаря развитию IT-сферы и, в частности, Интернета. Многим компаниям требовались профессиональные услуги, связанные с разработкой интернет-страниц и популяризацией своих продуктов в Сети. Сначала этим занимались частные предприниматели (как правило, студенты профильных вузов). Самые успешные из них объединились и основали компании по разработке веб-сайтов. Происхождение термина аутсорсинг восходит к 1989 году, когда Kodak решила нанять посредника, который занимался бы покупкой, запуском и обслуживанием специальных систем обработки информации [4].
Новое тысячелетие ознаменовалось стремительным развитием аутсорсинга в мире. Все больше и больше компаний решили оценить все преимущества такого управления своим бизнесом. В результате некоторые бренды передали почти все вспомогательные процессы (до 90% от общего количества функций) посредникам. Благодаря этому они могут полностью сосредоточиться на своем основном бизнесе, что приводит к положительному финансовому эффекту [13].