Управление коммуникациями в проектной деятельности

Введение

Сегодня конкурентные преимущества компании, ее позиция, репутация на рынке товаров и услуг зависит уже не только от объемов произведенной продукции или торгового оборота, но и от восприятия ее деятельности соот-ветствующими потребителями, органами СМИ, представителями государ-ственной и муниципальной власти, различными сообществами, а также акци-онерами и сотрудниками. В связи с этим, растет необходимость развития си-стемы коммуникации с этими группами заинтересованных лиц и соответ-ствующие решение вопросов осознается бизнесом, как все более важная управленческая проблема.

1. Цели и задачи проекта

Для дальнейшего поддержания развития коммуникаций ООО «Цифро-вые технологии коммуникации» необходимо разработать мероприятие для другой целевой аудитории, а именно для бизнесменов, собственников бизне-са и директоров компаний. Так возник проект «Евразийская Неделя Бизне-са». Название данного мероприятия родилось по аналогии с названием ме-роприятия, проводимого с 2010 года сотрудниками направления ООО «Цифровые технологии коммуникации» для маркетологов – «Евразийская Неделя Маркетинга».
Рассмотрим каждый пункт более подробно.
1. Составить бюджет мероприятия. Бюджет мероприятия состоит из разных статей расходов, такие как: аренда площадки, оплата услуг фотогра-фа, видео операторов, оплата обедов и кофе-брейков, оплаты перелетов и проживания спикеров и т.д. Реализация бюджета планируется за счет средств спонсоров, личных вложений компании, платных спикеров и партнерских пакетов.
2. Согласовать общую концепцию. Прописать цели, даты, место прове-дения мероприятия и стоимости билета.
Главная идея мероприятия заключается в проведении его в формате форума, где спикеры – это приглашенные успешные бизнесмены, собствен-ники бизнеса и бизнес-тренеры. Антикризисная помощь бизнесу актуальна на сегодняшний день в связи с плохой экономической обстановкой в России, это подтверждают ежедневные новости: цены на нефть падают, курс рубля снижается. Кризис не обошел стороной Екатеринбург, более десяти извест-ных компаний сократили количество торговых площадей, а некоторые и во-все обанкротились и это число увеличивается. Исходя из выше сказанного, основными целями запланированного мероприятия является следующее:
- сформировать положительный имидж ООО «Цифровые технологии коммуникации» среди нового сегмента целевой аудитории – бизнес-сообщества;
- наладить коммуникацию внутри бизнес-сообщества с целью обмена опытом, приобщения к знаниям, которыми руководствуются в своей работе успешные предприниматели, и стабилизации деловой атмосферы в ураль-ском регионе;
- повышение узнаваемости бренда «Z&G.Group», увеличение клиент-ской базы направления ООО «Цифровые технологии коммуникации».
Программа «Евразийская Неделя Бизнеса» рассчитана на 3 дня, в тече-ние которых пройдут конференция, круглый стол и мастер-класс. Сроки проведения мероприятия – с 14 по 16 апреля 2023 года.
План мероприятия «Евразийская Неделя Бизнеса» на 2023год имеет такой вид:
- 14.04.2023 – Российская конференция «Секреты успешных предпри-нимателей»;
- 15.04.2023 – Круглые столы: «Рост малого и среднего бизнеса в Рос-сии» / «Развитие малого бизнеса через франчайзинг»;
- 16.04.2023 – Мастер-класс «Стратегия продвижения малого бизнеса».
Основными целями проекта являются:
- разработать проект управления коммутациями для развития компа-нии;
- передать знания успешных посредствам новых систем коммуникации;
- развитие малого и среднего бизнеса.
В процессе обсуждения и описания мероприятия были выбраны следу-ющие тезисы и направления:
- Как ставить большие цели и достигать их?
- Как привлекать новых и удерживать старых клиентов?
- Как мотивировать персонал?
- Ключевые ошибки директоров и топ менеджеров.
- KPI или показатели эффективности.
- Выход на федеральный и международный уровень.
- Как завоевывать новые рынки?
Масштабирование бизнеса через франшизу.
Были определены места проведения мероприятий: 14 апреля – «Хаятт Ридженси», 15 и 16 апреля – «DoubleTree by Hilton». Данные площадки под-черкнут статус мероприятия, следовательно, подчеркнут имидж компании и позволят участникам наиболее комфортно провести время с пользой.
3. Описать целевую аудиторию мероприятия.


2 Управленческо-кадровый аспект

. Всего в команде по организации мероприятия состоит из пяти чело-век. В команду по организации мероприятия входят: менеджер проекта, про-граммист, системный администратор, специалист по обучению, директор. Каждый специалист выполняет строго свои обязанности, согласно проекту.
Матрица разделения ответственности приведена на рисунке 3.
Таблица 3 – Матрица РАЗУ проекта
Участник Подготовитель-ный этап Проведение мероприятия Контроль
менеджер проекта Р Р И
Дизайнер К Р К
Управляющий проектом К Р К
Ведущий И И Р
директор У У У
Важной составной частью команды проекта выступают функциональ-ные подразделения команды проекта. На начальном этапе это группы рав-ных по статусу работников с одним официальным лидером во главе, наце-ленные на решение конкретных задач по управлению проектом.
В дальнейшем проявляется:
− неравномерность профессионального и личностного роста участни-ков команды проекта;
− появляются потенциальные лидеры.
Мотиваторами в данном случае выступают:
− командная ответственность за результаты проекта;
− стремление к личному лидерству и успеху.

3Содержание и механизм реализации


Этап планирования организации такого крупного мероприятия требует большой работы и времени. ООО «Цифровые технологии коммуникации» были намечены контрольные точки, необходимые для исполнения. Рассмот-рим основные задачи подготовительного этапа при составлении плана – 18 пунктов, которые позволят не забыть и не упустить мелкие детали.
1. Составить бюджет мероприятия;
1.1. Составить бюджет доходов и расходов на проведение мероприя-тия;
1.2. Назначить ответственных;
2. Согласовать общую концепцию;
2.1. Согласование в отделе маркетинга возможности проведения ме-роприятия;
2.2. Заключение договоров и контрактов;
3. Описание целевой аудитории для которой проводится мероприя-тие;
3.1. Определение качественного и количественного состава аудито-рии;
3.2. Планирование подготовительных работ;
4. Выбор и согласовать приглашенных спикеров на конференцию;
4.1. Выбор и отправка приглашений спикерам;
4.2. Согласование выступлений спикеров;
5. Формирование и создание фирменного стиля мероприятия;
5.1. Разработка концепции;
5.2. Создание фирменных цветов, брендирование;
5.3. Утверждение концепции и фирменного стиля мероприятия;
6. Формирование базы партнеров для мероприятия;
7. Составление медиаплана мероприятия;
8. Согласование условий сотрудничества с партнерами;
9. Сформировать базу компаний и рассылать письма приглашений в участники мероприятия;
11. Наполнять сайт партнерами, спикерами и информацией;
12. Утверждать и согласовывать макеты для журналов, плакатов, щита 3х6, веб-баннеров, раскадровки рекламных видеороликов;
13. Отправлять исходные материалы в печать, верстки и монтажа ро-лика;
14. Утвердить программу мероприятия;
15. Выбрать и утвердить фотографа, модератора;
16. Найти промо-персонал;
17. Осуществлять рассылку по электронной почте всем гостям с напо-минанием о предстоящем мероприятии;
18. Подготовить все материалы, полная проверка плана по пунктам, сбор ролл-апов партнеров.

Заключение

PR-инструменты становятся все более востребованными на рынке фор-мирования и укрепления положительного имиджа компании. Для этого есть масса предпосылок: сильная конкуренция между различными компаниями, ограниченные возможности, небольшой бюджет на рекламу и PR, уплотнен-ный информационный рекламный поток. Разработкой и подержанием ими-джа компании занимается PR-отдел, который используется следующие ин-струменты: работа со СМИ, работа с сайтом компании, социальными сетями, проведение маркетинговых исследований, корпоративное обучение и тре-нинги, направленные на взаимодействие между сотрудниками компании, а также организацию event- мероприятий, особенно деловых. Последнее как раз может включать предыдущие инструменты формирование имиджа, что приводит к синергетическому эффекту.