Правила и принципы использования современных информационных технологий в деятельности юристов

Введение

В данной работе проведен анализ основных направлений использования информационных технологий в деятельности сотрудников юридических отделов. Автоматизация указанного направления деятельности связана с возможностями использования систем электронного документооборота с судебными органами, формирования отчетности, поиска актуальных версий правовой информации в специализированных программных комплексах.
Использование программных систем указанного класса предполагается на рабочих местах специалистов, род деятельности которых предполагает принятие решений, регламентируемых действующим законодательством. СПС используются сотрудниками юридических консультаций, государственных учреждений, в т.ч. правоохранительных структур, специалистами, работающими в сфере государственных закупок, риелторами, сотрудниками системы ЖКХ, банков, учреждений, работающих в области социальной защиты, образовательных организациях и др. Основным назначением использования СПС является получение доступа к актуальным версиям действующего законодательства, получение формализованных документов отчетности, справок, изучение требований административных регламентов в различных областях деятельности.
Поддержку СПС осуществляют компании, сотрудники которых осуществляют мониторинг изменений действующего законодательства и поставляют банк данных клиентов как в режиме доступа к серверу компании, так и через развёртывание системы в корпоративных сетях организации. Поставка СПС осуществляется в составе, который определяется заказчиком и может включать пакеты законодательства различного вида, соответствующего виду деятельности компании.
Цель работы: изучение особенностей использования информационных технологий в работе юридических служб.
Задачи работы:
 изучение основных направлений использования информационных систем в работе юридических служб;
 изучение специфики программного обеспечения, используемого в работе юридических служб;
 анализ специфики реализации информационно-поисковых алгоритмов;
 изучение порядка работы с СПС «Гарант» на рабочих местах специалистов юридических служб.
Объект использования: деятельность юридических служб предприятий.
Предмет исследования: использование информационных технологий в работе юридических служб.

1 Основные направления использования информационных технологий в работе юридических служб
1.1. Обзор информационных систем, используемых в работе юристов

Функционал юридических служб на предприятиях различного рода деятельностью предполагает решение задач, связанных с правовым сопровождением их деятельности, что включает :
 составление проектов договоров, их правовая экспертиза;
 визирование приказов руководства;
 представительство интересов компаний в судебных органах;
 работа с запросами в различные инстанции, связанные с осуществлением основной деятельности;
 составление отчетности в рамках основной деятельности специалистов юридических служб.
Таким образом, автоматизация деятельности юридических служб предполагает решение задач, связанных с работой с офисными программными пакетами, системами электронного документооборота, системами подготовки отчетности, а также с базами данных действующего законодательства.
Таким образом, основными классами используемых программных продуктов в деятельности юристов являются:
 офисные программные пакеты;
 системы электронного документооборота;
 справочно-правовые системы;
 отраслевые программные решения, используемые в работе юридических служб компаний определенного профиля деятельности.
Использование офисных программных пакетов включает:
 подготовку и визирование документов, включающих проекты приказов и распоряжений руководства;
 работу с договорами с контрагентами;
 подготовку документации в рамках служебной деятельности;
 работу со сканированными копиями документов;
 работу с электронными таблицами в части заполнения отчетности.
Использование систем электронного документооборота включает:
 использование систем внутриорганизационного документооборота;
 обмен электронными документами в правоохранительной и судебной системе.

1.2. Функционал систем управления государственными закупками

Одним из направлений в деятельности юридических служб является работа с системой государственных закупок в части экспертизы контрактов, анализа правомерности проведения процедур, корректности заполнения документации. Юридические службы привлекаются как со стороны государственных заказчиков, так и со стороны компаний – подрядчиков .
Актуальность проблематики автоматизации технологии работы с государственными контрактами связана с принятием законодательных актов в области государственных закупок, в которых определяются регламенты и требования к осуществлению закупочной деятельности. Нарушения регламентов работы с государственными закупками связаны с вероятностью штрафных санкций на юридических и физических лиц, являющихся участниками контрактов. Также оптимизация технологии работы с документами в области государственных закупок обусловлена необходимостью повышения эффективности управленческих процессов в части получения информации о состоянии процесса закупочной деятельности, возможности оперативного информирования специалистов компании о необходимости соблюдения сроков работы с закупочной документацией, соблюдения требований к работе по бюджетному финансированию основной деятельности.
Оптимизация технологии работы специалистов, работающих с государственными контрактами, предполагает необходимость использование специализированных программных решений, функционал которых включает возможности формирования календаря проектов работы с госконтрактами, настройку контроля сроков исполнения по каждому из этапов, возможности работы с формализованными документами, используемыми в процессе работы в указанном сегменте. При выборе того или иного программного продукта необходимой определять степень его соответствия специфике деятельности компании, возможности изменения программных модулей или отчетных форм, либо возможностей оказания поддержки со стороны поставщика информационной системы.