Разработка шаблонов информационно-справочных документов организации на примере ООО Блеск

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность работы. С древних времен до современности дошли различные виды документов. С помощью этих документов люди узнали об истории нашей страны, особенностях повседневной жизни и различных взаимоотношениях, которые сложились в эти отдаленные периоды.
Документы появляются вместе с письменностью, сначала как средство закрепления имущественных отношений, а затем с развитием письменности они становятся средством общения и передачи информации. Документы - одно из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Работа любой организации, административного учреждения и т.д. основана на научной организации труда. Каждый процесс организации работы должен быть методично разделен на его составляющие вплоть до простейшей операции. Из хорошо продуманных и хорошо организованных операций была создана полная цепочка научных и организационных работ.
Документация - это самая важная задача в любой организации, объединении или корпоративной деятельности. Законодательство Российской Федерации устанавливает общие принципы организации документов о деятельности физических (граждан) и юридических лиц. Являясь основной вспомогательной функцией управления, информационные и документационные службы требуют специальных знаний для их реализации.
В настоящее время система делопроизводства переживает значительные позитивные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров. Важность этого документа для компании трудно переоценить. Информация, записанная в документе, отражает деятельность организации и составляет основу любого бизнеса. Большая часть личной информации компании получена с помощью документов. В среднем каждой организации требуется более половины времени на составление и обработку документов.
В настоящее время управление компанией в значительной степени представляет собой непрерывную серию процессов написания и перемещения документов. Сюда входит: ход реализации проекта, заключение и расторжение контрактов, операции с ценными бумагами, корпоративными активами и недвижимостью. За всем этим стоят документы.
На основании документов принимают соответствующие управленческие решения. Во многих случаях документы являются главным аргументом в спорных делах, тем самым подтверждается термин «документ» как основное определение «метода доказательства». Только правильно составленный и юридически обязывающий документ является гарантом успешной сделки.
Ответственное лицо компании несет личную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Путаница при хранении документов может привести к потере ценной информации. Неправильно оформленные документы или их отсутствие могут привести к жалобам и штрафным санкциям со стороны аудиторов, налоговых инспекторов и аудиторов других учреждений за различные проверки предприятия.
Объект исследования: ООО «Блеск».
Предмет исследования: разработка шаблонов информационно-справочных документов.
Цель исследования: осуществить разработку шаблонов информационно-справочных документов на примере организации ООО «Блеск», а также изучить, какую значимость несет она в себе.
Цель предопределяет задачи исследования, которые предстоит решить:
1. дать классификацию информационно-справочных документов;
2. изучить особенности оформления документов, их реквизиты, характеристика и варианты оформления;
3. раскрыть зарубежный опыт оформления бланков информационно-справочных документов на примере Беларуси;
4. провести анализ ошибок при оформлении бланков;
5. осуществить разработку проекта Приказа организации;
6. разработать проект Распоряжения.
Методы исследования: сравнительный метод, метод наблюдения, метод оценки, метод анализа, дедукция.
Структура. Курсовая работа включает введение, две главы, заключение и список литературы. Во введении раскрыты актуальность, цель, задачи, предмет, объект, теоретическая и методологическая база исследования.
Первая глава теоретического характера и в ней исследованы теоретические аспекты информационно-справочных документов.
Вторая глава носит аналитический характер и в ней проведена разработка шаблонов информационно-справочных документов ООО «Блеск».
В заключении обобщены основные выводы и предложения.
В работе представлено 2 таблицы, 16 рисунков, список использованных источников (25 наименований). Основной объем изложен на 40 страницах без приложения и списка использованных источников.
Объем прилагаемых приложений – 9.

1. Теоретические основы оформления информационно-справочных документов
1.1 Классификация информационно-справочных документов
Каждый документ работает с другими документами. Набор взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документов. Набор географически организованных взаимосвязанных документов, созданных в соответствии с уникальными правилами и требованиями и применяемых к конкретным областям деятельности, называется единой системой документов (ЕСД).
Среди различных типов деловых документов, используемых на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительные документы (ОРД) занимают центральное положение. Можно сказать, что организационная и управленческая деятельность в основном сосредоточена на разработке и внедрении решений [5, с. 162-187].
Регистрация в настоящее время осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТР6.30-03 и демонстрационными инструкциями по процедурам Управления федерального административного органа.
Организационные документы являются наиболее часто используемым типом документов. Они делятся на три группы:
1. нормативные документы (приказы, распоряжения, резолюции, постановления, инструкции);
2. справочные документы (письма, телеграммы, аудиозаписи, факсы и т.д.);
3. организационные документы (устав, положения, регламенты, инструкции, шаблоны).
Информационные и справочные документы сообщают информацию, которая побуждает к определенным решениям (они инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной план действий).
Справочные документы включают:
1. протокол;
2. отчет;
3. письма (служебное письмо, телеграмма, запись, электронная почта);
4. резюме и т.д.
1. Служебное письмо - общее название большого разнообразия справочно-информационных документов, в основном используемых для решения текущих задач в управлении. Основной функцией назначения писем группам документов является рассылка по почте.
Разработчик делового письма должен создать грамотный и культурный документ. Стиль и тон письма зависят от характера делового диалога. Написание должно быть гибким инструментом для реализации экономической стратегии компании [12, с. 142-164].